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La gestión de registros es vital para garantizar que su organización cumple los requisitos legales. También es importante que los altos cargos tomen decisiones informadas sobre la gestión del personal. Por ello, hemos creado una plantilla de Política de conservación de registros - Mantenimiento, conservación y destrucción de registros para que pueda empezar a crear la suya propia. Utilice esta plantilla hoy mismo y asegúrese de que su departamento cumple todas las normativas pertinentes y de que sus registros están organizados y son fácilmente accesibles cuando se necesitan.
El mantenimiento de registros implica la creación, el mantenimiento, la conservación y la eliminación de registros de forma sistemática y organizada. Los registros son importantes para documentar las actividades empresariales, proporcionar pruebas de las transacciones y respaldar los procesos de toma de decisiones. El mantenimiento adecuado de los registros garantiza la transparencia, la responsabilidad y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
La política de conservación de documentos establece directrices para la creación, mantenimiento, conservación y destrucción de documentos en organización. El objetivo de esta política es garantizar que todos los documentos se gestionan de forma eficaz y segura, de conformidad con los requisitos legales y reglamentarios, y facilitar la eficacia y la responsabilidad de la organización.
Esta política se aplica a todos los empleados, contratistas y proveedores externos que crean, gestionan o tienen acceso a registros en el ejercicio de sus funciones. Los registros incluyen tanto documentos físicos como electrónicos, como contratos, registros financieros, correspondencia, reportes, y cualquier otra información creada o recibida en el curso de la actividad empresarial.
1. Mantenimiento de registros
Todos los empleados son responsables de crear registros precisos y completos en el momento oportuno. Los registros deben almacenarse en lugares designados, tanto física como electrónicamente, para garantizar un fácil acceso y recuperación. Los registros deben mantenerse actualizados y cualquier cambio o actualización debe documentarse claramente.
2. Conservación de registros
Los documentos deben conservarse durante el periodo especificado en el calendario de conservación de documentos de organización, que establece los periodos mínimos de conservación de los distintos tipos de documentos en función de los requisitos legales, reglamentarios y empresariales. Los documentos no deben destruirse antes de que finalice su periodo de conservación sin la debida autorización.
3. Destrucción de registros
Al final de su periodo de conservación, los registros deben destruirse de forma segura para evitar el acceso o la divulgación no autorizados. Los métodos de destrucción deben ajustarse a las políticas y procedimientos de organización , que pueden incluir la destrucción de documentos físicos y el borrado permanente de archivos electrónicos. La destrucción de los registros debe documentarse a efectos de auditoría.
4. Acceso y seguridad
El acceso a los registros debe estar restringido únicamente al personal autorizado, de acuerdo con la política de seguridad de la información de organización. Los registros que contengan información sensible o confidencial deben protegerse con medidas de seguridad adecuadas, como el cifrado, la protección mediante contraseña y los controles de acceso restringido.
5. Formación y cumplimiento
Todos los empleados deben recibir formación sobre las mejores prácticas de mantenimiento de registros y el cumplimiento de esta política. Deben realizarse auditorías y revisiones periódicas para garantizar el cumplimiento de las normas de mantenimiento de registros e identificar las áreas susceptibles de mejora.
6. Disposición en caso de incumplimiento
En caso de violación de los datos o de acceso no autorizado a los registros, deben tomarse medidas inmediatas para mitigar el impacto y notificarlo a las autoridades competentes. Los registros afectados por la violación deben ser identificados, protegidos y eliminados de forma oportuna y segura.
7. Aplicación de la política
El incumplimiento de esta política de conservación de registros puede dar lugar a la adopción de medidas disciplinarias, incluido el despido o la rescisión del contrato. Se anima a los empleados a comunicar cualquier preocupación o infracción de esta política al responsable de cumplimiento designado.
8. Revisión de la política
La presente Política de Conservación de Registros se revisará y actualizará periódicamente para garantizar su vigencia y eficacia a la hora de abordar las necesidades de conservación de registros y los requisitos de cumplimiento de organización. Cualquier cambio en la política se comunicará a todos los empleados y partes interesadas.
En conclusión, cuando se trata del mantenimiento de registros, necesita tener una política clara para garantizar que su departamento tenga un mantenimiento, retención y destrucción adecuados de los registros de los empleados. Con esta plantilla de Política de conservación de registros - Mantenimiento, conservación y destrucción de registros, podrá gestionar eficazmente sus registros, cumplir los requisitos legales y proteger la información confidencial. La política no sólo protege a la empresa, sino que también mejora la transparencia, la responsabilidad y la eficiencia general de las operaciones de RRHH. Por lo tanto, es necesario revisar y actualizar periódicamente esta política para adaptarse a los cambios en la normativa y la tecnología, contribuyendo en última instancia a un entorno de trabajo más organizado y conforme.
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