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El término "per diem" procede del latín y se traduce como "por día" o "por cada día". Las dietas son la cantidad diaria que los empleadores dan a los empleados para cubrir los gastos de viaje de negocios.
Los empleadores proporcionan a los empleados una determinada cantidad de dinero para cubrir los gastos diarios, como alojamiento, comida y gastos imprevistos. Las dietas sólo pueden utilizarse para pagar comidas y gastos imprevistos.
Muchas veces, los trabajadores que suelen viajar por negocios prevén recibir una paga mientras están fuera de la oficina. Este pago sirve para sufragar los gastos de viajar por motivos relacionados con el trabajo.
A los empleados les gustan las dietas porque les permiten viajar por trabajo sin tener que pagarlas ellos mismos. Por otra parte, los empresarios no están obligados a conceder dietas a sus empleados.
Entre los gastos que suelen cubrirse mediante un acuerdo de dietas se incluyen:
El uso de dietas es una alternativa al método de reembolso de gastos reales. Los empresarios pagan a los empleados en función de las dietas y no de la cantidad exacta gastada en un viaje (gasto real).
Los empresarios pueden ofrecer dietas por adelantado antes de que los empleados viajen por motivos de trabajo, o también pueden proporcionarlas después.
Los empresarios siguen estando obligados a recopilar los gastos reportes incluso cuando se limitan a proporcionar a los empleados una dieta predeterminada en lugar de una remuneración real. A diferencia de lo que ocurre cuando las empresas compensan a los empleados utilizando el enfoque del gasto real, se requiere menos información en la página de gastos reportes.
En un plazo de 60 días tras utilizar sus dietas, los empleados están obligados a presentar un informe de gastos y entregarlo a la dirección.
Las dietas pueden calcularse de dos formas distintas.
El primer método consiste en calcular sus tarifas de acuerdo con las dietas normalizadas por el gobierno de su país. Por ejemplo, la normativa GSA en el territorio continental de Estados Unidos (CONUS) o la normativa HMRC en el Reino Unido (UK).
Puede adoptar este sencillo método de "talla única" sin apenas complicaciones administrativas. Basta con estudiar las tarifas y ponerlas en práctica. Adoptar tarifas uniformes, sin embargo, puede ser sencillo, pero a menudo se queda corto con respecto a lo que exigen los empleados, es rígido y carece de flexibilidad.
2. Tarifas determinadas por la empresa
Otra forma es que la empresa administración decida qué dietas ofrecer al personal que viaja. Normalmente, se utilizan datos históricos de gastos de viaje para calcular estas tarifas. Aunque este método ofrece cierta flexibilidad, es mucho más caro y laborioso. Además, se necesitan datos que no siempre están fácilmente disponibles.
La GSA publica cada año las tarifas de dietas. El gobierno paga a los empleados federales que viajan dentro del país en misión oficial utilizando estas tarifas, que son ampliamente seguidas por el sector privado.
Esto se debe a la necesidad de que las dietas utilizadas por las empresas para reembolsar a los trabajadores el alojamiento, las comidas y los gastos imprevistos sean iguales o inferiores a las especificadas por el gobierno federal para que sean deducibles fiscalmente para la empresa y evitar una factura fiscal para los empleados.
La empresa puede elegir entre distintos métodos para pagar las dietas a los empleados, entre los que se incluyen:
Si un empleado omite o no incluye información en un informe de gastos, las dietas están sujetas a impuestos. Si proporciona al empleado una cantidad fija, también se grava. Si el empleado recibe más dietas de las permitidas, la cantidad extra se grava.
Los empresarios no suelen someter a sus empleados a obligaciones fiscales adicionales cuando pagan a sus empleados dietas iguales o inferiores a las establecidas por el gobierno federal. No obstante, exige que los gastos se presenten en un plazo de 60 días en reportes .
Las empresas que cobran más que las dietas establecidas por el gobierno deben declarar el dinero extra como ingresos imponibles.
El informe debe incluir la siguiente información:
El trabajador por cuenta ajena debe presentar el informe de gastos al empresario en el plazo establecido (60 días). Si no se cumple alguna de estas condiciones, el pago es imponible al empleado.
Las directrices para el pago de dietas son beneficiosas tanto para la empresa como para el empleado. Puede ayudar a las empresas a crear un presupuesto por adelantado para los costes empresariales de los empleados, lo que permite una planificación financiera cuidadosa.
Cuando viajan por negocios de la empresa, las dietas proporcionan a los empleados cierta libertad y confianza. Facilitan la planificación de los viajes de negocios, reducen la imprevisibilidad de los gastos y minimizan la carga administrativa tanto para el empleado como para la empresa.
Pagar dietas a los empleados que viajan, a los directivos y a los equipos financieros es un método estupendo para aliviar la carga administrativa que supone cubrir los gastos de viaje.
Un análisis más detallado revela lo beneficiosas que son las dietas para las empresas en términos fiscales y de papeleo, así como la flexibilidad que ofrecen a los empleados a la hora de organizar sus viajes. Dado que los costes varían en función del lugar del mundo en el que se encuentre el empleado, las dietas cambian dependiendo de si viaja dentro o fuera del país.
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