Plantilla de política de viajes de empresa

Crear una plantilla de política de viajes de empresa es un paso proactivo para racionalizar los procedimientos de viaje, promover la rentabilidad y garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa. En este artículo, exploraremos los elementos clave que deben incluirse en una plantilla de política de viajes y proporcionaremos consejos para crear un documento eficaz que satisfaga las necesidades de su organización. Mediante la aplicación de una política de viajes bien definida, su empresa puede ahorrar tiempo y dinero y minimizar los riesgos potenciales asociados a los viajes de negocios.

Los viajes son a menudo necesarios para las empresas en el mundo de los negocios actual. Sin embargo, sin una política de viajes clara, los empleados pueden tomar decisiones incoherentes y costosas. Una plantilla de política de viajes bien diseñada puede ofrecer claridad y garantizar que todos los empleados entiendan y sigan las mismas directrices para los preparativos y gastos de viaje.

Política de viajes de la empresa

Política de viajes de la empresa Resumen y finalidad

La política de viajes de la empresa establece directrices y procedimientos para los viajes de negocios. Su objetivo es garantizar la coherencia, la eficacia y la rentabilidad. Esta política proporciona orientaciones claras sobre la organización de los viajes, los gastos, los reembolsos, la seguridad y el cumplimiento de las leyes y reglamentos.

Ámbito de aplicación de la política de viajes de la empresa

Esta política se aplica a todos los empleados, contratistas y consultores autorizados a viajar en nombre de la empresa. Cubre los viajes nacionales e internacionales, incluidos los viajes en avión, el transporte terrestre, el alojamiento, las comidas y otros gastos imprevistos. Esta política se aplica a todos los gastos incurridos durante un viaje de negocios, independientemente de la fuente de financiación.

Elementos políticos:

1. Elegibilidad y aprobación:

• Los empleados deben obtener la aprobación previa de su supervisor o jefe de departamento antes de organizar cualquier viaje.
• La aprobación se basará en el objetivo empresarial, las limitaciones presupuestarias y la disponibilidad de fondos.
• Las personas que no sean empleados y invitados que necesiten viajar en nombre de la empresa también deben obtener la aprobación de la autoridad competente.

2. Arreglos de viaje:

• Todos los preparativos de viaje deben realizarse a través de la plataforma de reservas de viajes designada por la empresa o de una agencia de viajes designada.
• Los empleados deben considerar opciones rentables, como reservar con antelación y seleccionar el medio de transporte más económico.
• Siempre que sea posible, deben utilizarse proveedores preferentes y tarifas negociadas.

3. Gastos de viaje:

• Todos los gastos de viaje deben ser razonables, necesarios y estar directamente relacionados con fines profesionales.
• Los empleados deben atenerse a la política de reembolso de gastos de la empresa cuando presenten gastos para su reembolso.
• Para determinados gastos puede ser necesario el uso de tarjetas de crédito de la empresa o de la web de viajes cuentas .
• Los empleados deben conservar todos los recibos originales y documentación para justificar sus solicitudes de reembolso de gastos.

4. Seguridad en los viajes:

• Los empleados deben dar prioridad a su seguridad personal durante los viajes de negocios.
• Los viajeros deben informarse y cumplir las advertencias de viaje, la normativa aduanera y los requisitos de entrada del país de destino.
• La empresa puede proporcionar un seguro de viaje a los empleados durante sus desplazamientos profesionales.

5. Cumplimiento de leyes y reglamentos:

• Todas las actividades de viaje de la empresa deben cumplir las leyes, reglamentos y políticas internas aplicables.
• Los empleados deben respetar las restricciones o directrices de viaje impuestas por las autoridades gubernamentales o la empresa.

6. Viajes prolongados y tiempo personal:

• Los trabajadores pueden prolongar su viaje de trabajo por motivos personales.
• Cualquier gasto adicional en que se incurra durante el tiempo personal será responsabilidad del empleado.

7. Informes y reembolsos:

• Los empleados deben presentar gastos precisos y puntuales a reportes para su reembolso.
• Los gastos reportes deben justificarse con recibos originales, detalles del itinerario y cualquier otro dato necesario documentación.
• El reembolso se tramitará de acuerdo con la política de reembolsos y los plazos de la empresa.

8. Incumplimiento:

• El incumplimiento de esta política de viajes puede dar lugar a medidas disciplinarias, incluida la responsabilidad del empleado de cubrir cualquier gasto no autorizado en el que haya incurrido durante el viaje.

Qué es un viaje de empresa

Por viaje de empresa se entiende cualquier desplazamiento realizado por empleados, contratistas o consultores en nombre de la empresa con fines profesionales. Esto incluye, entre otros, la asistencia a reuniones, conferencias, sesiones de formación, visitas a clientes y cualquier otro viaje necesario para cumplir obligaciones relacionadas con el trabajo.

Revisión y modificación de políticas

Esta política de viajes de la empresa se revisará periódicamente para garantizar su pertinencia y eficacia. Cualquier modificación de la política se comunicará a todos los empleados y partes interesadas. Se anima a los empleados a aportar comentarios y sugerencias para mejorar la política.

Aprobación

Esta política de viajes de la empresa ha sido revisada y aprobada por [Nombre, Cargo] el [Fecha].

Conclusión

Disponer de un modelo de política de viajes de empresa es crucial para las empresas. Garantiza la coherencia y la claridad en los viajes de los empleados. La plantilla proporciona directrices y expectativas, agilizando el proceso y evitando confusiones. La aplicación de una política de viajes exhaustiva ayuda a gestionar los gastos, garantizar la seguridad de los empleados y promover prácticas de viaje responsables. Una política de viajes bien elaborada contribuye al éxito y la eficacia generales del programa de viajes de una empresa.