Las mejores plantillas de seguimiento de la contratación para reclutadores

Las plantillas Excel de seguimiento de la contratación están diseñadas específicamente para que los reclutadores y profesionales de la contratación gestionen y realicen un seguimiento eficaz de sus actividades de contratación. Estas plantillas ofrecen una solución completa para organizar la información sobre los candidatos, seguir tu progreso en el proceso de contratación de trabajo y analizar los datos para obtener información valiosa.

Si estás cansado de luchar con hojas de cálculo caóticas o métodos anticuados, las plantillas Excel de seguimiento de la contratación son una de las soluciones para ti. Pero, ¿son la mejor herramienta? Analicemos en profundidad las plantillas Excel de seguimiento de la contratación y encontremos la respuesta.

Plantilla Excel de seguimiento de la contratación

Una plantilla Excel de seguimiento de la contratación sirve como hoja de cálculo dinámica que ofrece una visión global de todo el proceso de contratación. Esta plantilla facilita el seguimiento de aspectos esenciales como las ofertas de empleo, las solicitudes, las entrevistas y otros detalles cruciales relacionados con el proceso de contratación. Especialmente valiosa para las organizaciones que gestionan varios puestos vacantes o una alta rotación de empleados, una plantilla Excel de seguimiento de la contratación centraliza y simplifica la gestión de estas tareas.

Hemos creado una plantilla de seguimiento de la contratación para tu caso práctico, que puedes descargar aquí.

¿Por qué necesito una plantilla Excel de seguimiento de reclutamiento?

Un rastreador de reclutamiento es una herramienta inestimable para cualquier reclutador o responsable de contratación encargado de gestionar los datos de los candidatos. Estas son las razones por las que deberías utilizar una plantilla Excel de seguimiento de la reclutamiento.
‍Reduce el riesgo de error humano: Mediante el uso de un rastreador de contratación, puedes reducir el riesgo de error humano al manejar los datos de los candidatos. La plantilla proporciona una forma estructurada y organizada de introducir y gestionar los datos, reduciendo la probabilidad de errores ortográficos o la introducción de datos incorrectos. Esto puede ayudar a garantizar que los datos de tus candidatos sean precisos y estén actualizados.
‍Mantén un seguimiento del historial de los candidatos: Un rastreador de reclutamiento te permite hacer un seguimiento del historial de candidatos anteriores, lo que facilita la identificación de candidatos adecuados para futuras ofertas de empleo. La plantilla proporciona un registro del historial de solicitudes de cada candidato, incluidas sus habilidades, experiencia y cualificaciones. Esta información puede ser útil a la hora de considerar candidatos para futuras vacantes.

Cómo utilizar la plantilla Excel de seguimiento de reclutamiento

La implantación de una plantilla Excel de seguimiento de reclutamiento es sencilla e implica unos pocos pasos clave:

1. Comprende los requisitos de datos: Tus flujos de trabajo exclusivos pueden tener campos de datos específicos que quizá sea necesario añadir a la plantilla. Evalúa qué datos necesita rellenar en función de su proceso.
2. Personalización: Personaliza la plantilla para alinearla con los procesos de tu organización. Incorpora tu marca, adapta las secciones de la plantilla para relacionar tus vacantes con tus requisitos y realiza los ajustes necesarios.
3. Introducción de datos: Comienza a introducir los datos pertinentes en la plantilla. Rellena la sección de vacantes con los detalles de las vacantes y actualiza la sección de candidatos a medida que se reciban y procesen las solicitudes.
4. Seguimiento del progreso: A medida que se desarrolla el proceso de contratación, actualiza periódicamente la plantilla con nueva información. De este modo, tendrás una visión precisa y actualizada del proceso de contratación.

Inconvenientes de utilizar la plantilla Excel de seguimiento de reclutamiento

Aunque la plantilla Excel de seguimiento de reclutamiento puede parecer una forma sencilla y cómoda de realizar un seguimiento de tus candidatos, también tiene algunos inconvenientes importantes que pueden afectar a tu eficiencia y eficacia como reclutador. Estos son algunos de los retos a los que puedes enfrentarte:

• Introducción y actualización de datos que lleva mucho tiempo: Una de las principales desventajas de utilizar una plantilla Excel de seguimiento de reclutamiento es que hay que introducir y actualizar manualmente los datos de cada candidato, uno por uno. Esto puede ser muy tedioso y llevar mucho tiempo, sobre todo si tienes un gran número de candidatos o varios responsables de contratación implicados en el proceso. También tienes que asegurarte de que los datos son precisos y coherentes, lo que puede ser difícil de hacer sin un sistema de validación adecuado. Es posible que acabes dedicando más tiempo a introducir y actualizar los datos que a relacionarte con los candidatos y evaluar su idoneidad para el puesto. Y como sólo tienes 8 horas al día, es posible que no puedas ocuparte de todas las tareas y responsabilidades que conlleva la contratación.
• Análisis de datos e informes limitados: Otro inconveniente de utilizar una plantilla Excel de seguimiento de reclutamiento es que tienes que crear tus propias fórmulas y gráficos para analizar los datos y generar reportes sobre tus métricas de reclutamiento, como el tiempo de contratación, la fuente de contratación, la calidad de la contratación y la diversidad de la contratación. Esto puede ser complicado y tedioso, especialmente si no estás familiarizado con las funciones y características de Excel. También tienes que exportar manualmente y compartir reportes con las partes interesadas, lo que puede resultar incómodo e inseguro. Es posible que no puedas obtener la información y los comentarios que necesitas para mejorar tu proceso de contratación y tomar mejores decisiones.

Una solución mejor: Sistema de seguimiento de candidatos

Si quieres superar estos retos y agilizar su proceso de contratación, puedes plantearte utilizar un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) en lugar de una plantilla de Excel. Un ATS es un software que automatiza y optimiza el proceso de reclutamiento gestionando las ofertas de empleo, las solicitudes, la información de los candidatos y las comunicaciones con los solicitantes a través de una única plataforma.

Un caso práctico de un ATS que puede ayudarle a mejorar su proceso de contratación es Manatal. Uno de sus clientes es ColorCrew, una empresa que ofrece a las marcas de lujo servicios de activación de marca a través de salesforce . ColorCrew se enfrentaba a algunos retos en su proceso de contratación, como:

• Dedicar demasiado tiempo a tareas manuales, como seleccionar currículos, programar entrevistas, enviar correos electrónicos, etc.
• Tienen dificultades para encontrar candidatos cualificados para sus funciones específicas, como coloristas, agentes de atención al cliente, etc.
• Falta de visibilidad de sus métricas y resultados de contratación.

Gracias al ATS de Manatal, ColorCrew pudo:

• Ahorrar 40 horas al mes en tareas manuales automatizando su flujo de trabajo y comunicación.
• Aumentar su reserva de candidatos en un 30% publicando su vacantes en múltiples canales.
• Mejorar la calidad de la contratación en un 20% mediante la búsqueda de candidatos basada en IA.
• Realizar un seguimiento de sus métricas de contratación y rendimiento utilizando los análisis de Manatal y reportes.

Seguimiento de los esfuerzos de contratación mediante una hoja de seguimiento de reclutamiento frente a un ATS

El uso de plantillas Excel de seguimiento de reclutamiento es una buena manera de realizar un seguimiento de los esfuerzos de reclutamiento. Pero también hay otras opciones, como los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), que ofrecen una forma aún mejor y simplificada de realizar el seguimiento de los esfuerzos de reclutamiento. Un ATS como Manatal proporciona características fáciles de usar que eliminan muchas de las tareas manuales, tediosas y que consumen mucho tiempo que se requieren cuando se utiliza un rastreador de reclutamiento en Excel. A continuación se muestra una tabla comparativa entre el ATS de Manatal y la Plantilla Excel de Seguimiento de Reclutamiento. Profundicemos en la comparación de ambos:

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Tienes que introducir manualmente la información de los candidatos en Excel

Puedes personalizar fácilmente las etapas del proceso de trabajo

La elección entre utilizar una hoja de seguimiento de la contratación o un ATS depende de las necesidades de tu empresa, de tu presupuesto y del nivel de automatización que desees. Por ejemplo, las pequeñas empresas u organizaciones con procesos de contratación sencillos y recursos limitados pueden considerar suficiente una hoja de seguimiento de la contratación. Sin embargo, las grandes empresas o aquellas con necesidades de contratación complejas pueden beneficiarse de las funciones avanzadas y la automatización que ofrece un ATS.

Sin embargo, si se tiene en cuenta la cantidad de tiempo que un reclutador pasará publicando vacantes, copiando los datos de los candidatos en una hoja de seguimiento, comprobando cada día si hay solicitantes en los portales de empleo y leyendo currículos... Es muy fácil justificar la inversión en un ATS para ahorrar tiempo, horas de trabajo o costes laborales.

Resumiendo

Cuando se trata de organizar tu proceso de contratación, la plantilla Excel de seguimiento de la contratación que hemos proporcionado anteriormente es perfectamente utilizable. Pero cuando se trata de soluciones de seguimiento de reclutamiento, Manatal destaca como una plataforma potente y eficiente que agiliza todo el proceso de contratación. Mientras que las plantillas de Excel son valiosas, Manatal lleva el seguimiento de la contratación a un nuevo nivel con sus características avanzadas, interfaz amigable, y capacidades integrales. He aquí algunas razones:

1. Panel de control centralizado: Manatal ofrece un panel de control centralizado que proporciona una visión general de sus actividades de contratación. Esta visión en tiempo real te ayuda a gestionar múltiples ofertas de empleo y candidatos sin problemas.
2. Proceso de trabajo personalizable: Destaca por tener una función de proceso de trabajo altamente personalizable. A diferencia de las plantillas de Excel, Manatal proporciona una plataforma intuitiva en la que puede diseñar y configurar su flujo de trabajo de reclutamiento.
3. Flujo de trabajo automatizado: A diferencia de las plantillas de Excel tradicionales que requieren actualizaciones manuales, el flujo de trabajo automatizado de Manatal garantiza que a medida que los candidatos avanzan por las diferentes etapas del proceso de contratación, el sistema actualiza automáticamente su estado, reduciendo el esfuerzo manual y minimizando los errores. Manatal también proporciona sincronización nativa de correo electrónico y calendario en un solo lugar.
4. Base de datos de candidatos: Manatal ofrece una completa base de datos de candidatos donde puedes almacenar y organizar la información de los candidatos. Esto incluye contacto detalles, currículos, comentarios de la entrevista, y el historial de comunicación.
5. Plantillas personalizables: Al igual que las plantillas de Excel, Manatal permite la personalización. Sin embargo, va un paso más allá al ofrecer plantillas de correo electrónico, formularios de evaluación de entrevistas y criterios de puntuación personalizables, lo que garantiza una experiencia del candidato coherente y personalizada.

Preguntas frecuentes

P: ¿Qué herramienta es popular para la contratación y el seguimiento de candidatos en los departamentos de RRHH?

R: Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) como Manatal es una de las herramientas más utilizadas en los departamentos de RRHH para la contratación y el seguimiento de candidatos. Esta potente herramienta agiliza y mejora el proceso de contratación mediante la automatización de tareas clave, como la gestión de las ofertas de empleo, el seguimiento de las solicitudes, la organización de la información sobre los candidatos y la facilitación de la comunicación con los solicitantes, todo ello dentro de una plataforma única y fácil de usar en usuario.

P: ¿Cómo benefician los sistemas de seguimiento de candidatos al seguimiento de la contratación?

R: Los sistemas de seguimiento de candidatos agilizan la contratación automatizando tareas como la clasificación de currículos, la búsqueda de palabras clave y la evaluación de candidatos. La tecnología de IA de Manatal identifica rápidamente a los mejores candidatos y filtra a los no cualificados. El sistema centraliza los datos de los candidatos, realiza un seguimiento del progreso, gestiona la comunicación y proporciona información a través de análisis para optimizar las estrategias de contratación. Ayuda a reducir los prejuicios y mejora la experiencia general del candidato.

P: ¿Cómo mejora un ATS el seguimiento de la contratación automatizando la comunicación y el compromiso con los candidatos?

R: Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) mejora el seguimiento de la contratación automatizando la comunicación y el compromiso con los candidatos. Manatal permite a usuarios crear disparadores de automatización personalizados basados en eventos específicos de la plataforma, como el envío de acuses de recibo de etapas, evaluaciones, calendarios de entrevistas y rechazos. Esta racionalización de los procesos garantiza interacciones coherentes y oportunas, reduciendo las tareas manuales y mejorando la experiencia del candidato.

P: ¿Qué papel desempeña la automatización en el seguimiento de la contratación a través de un ATS y cómo mejora la eficacia general?

R: La automatización del seguimiento de la contratación a través de un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) mejora la eficiencia gestionando las ofertas de empleo, filtrando currículos y haciendo un seguimiento automático de los candidatos. Utiliza algoritmos para filtrar las candidaturas, lo que ahorra tiempo y permite a los reclutadores centrarse en captar a los mejores talentos. La comunicación automatizada mantiene informados a los candidatos, mejorando su experiencia.

P: ¿Cómo contribuye el seguimiento de la contratación con un ATS al cumplimiento de la privacidad de los datos y a la gestión segura de los datos de los candidatos?

R: Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) ayuda con la privacidad de los datos y la gestión segura de la información de los candidatos almacenándola de forma segura y siguiendo normativas como GDPR y CCPA. Las plataformas ATS utilizan cifrado, controles de acceso y registros de auditoría para proteger los datos. También ayudan a gestionar el consentimiento del candidato y proporcionan una comunicación clara sobre el uso de los datos. Esto garantiza la privacidad, genera confianza y mejora el proceso de contratación.

P: ¿Por qué los reclutadores eligen Manatal para el seguimiento de la contratación?

R: Los reclutadores eligen Manatal por su interfaz fácil de usar y sus funciones que simplifican el proceso de contratación. Ayuda a encontrar candidatos en los portales de empleo y las redes sociales, y ofrece herramientas para la colaboración en equipo, garantizando una comunicación fluida. Manatal también proporciona reportes y análisis para realizar un seguimiento de las métricas clave y mejorar las estrategias de contratación. Con un precio asequible y opciones personalizables, es una gran opción para organizaciones de cualquier tamaño.