Las mejores plantillas de seguimiento de la contratación para reclutadores

Las plantillas Excel de seguimiento de la contratación están diseñadas específicamente para que los reclutadores y profesionales de la contratación gestionen y realicen un seguimiento eficaz de sus actividades de contratación. Estas plantillas ofrecen una solución completa para organizar la información sobre los candidatos, seguir su progreso en el proceso de contratación proceso de trabajo y analizar los datos para obtener información valiosa.

Si está cansado de luchar con hojas de cálculo caóticas o métodos anticuados, las plantillas Excel de seguimiento de la contratación son una de las soluciones para usted. Pero, ¿son la mejor herramienta? Analicemos en profundidad las plantillas Excel de seguimiento de la contratación y encontremos la respuesta.

Plantilla Excel de seguimiento de la contratación

Una plantilla Excel de seguimiento de la contratación sirve como hoja de cálculo dinámica que ofrece una visión global de todo el proceso de contratación. Esta plantilla facilita el seguimiento de aspectos esenciales como las ofertas de empleo, las solicitudes, las entrevistas y otros detalles cruciales relacionados con el proceso de contratación. Especialmente valiosa para las organizaciones que gestionan varios puestos vacantes o una alta rotación de empleados, una plantilla Excel de seguimiento de la contratación centraliza y simplifica la gestión de estas tareas.

Hemos creado una plantilla de seguimiento de la contratación para su caso práctico, que puede descargar aquí.

¿Por qué necesito una plantilla Excel de seguimiento de la contratación?

Un rastreador de reclutamiento es una herramienta inestimable para cualquier reclutador o responsable de contratación encargado de gestionar los datos de los candidatos. Estas son las razones por las que debería utilizar una plantilla Excel de seguimiento de la contratación
‍Reduceel riesgo de error humano: Mediante el uso de un rastreador de contratación, puede reducir el riesgo de error humano al manejar los datos de los candidatos. La plantilla proporciona una forma estructurada y organizada de introducir y gestionar los datos, reduciendo la probabilidad de errores como erratas o la introducción de datos incorrectos. Esto puede ayudar a garantizar que los datos de tus candidatos sean precisos y estén actualizados.
‍Manténun seguimiento del historial de los candidatos: Un rastreador de contratación te permite hacer un seguimiento del historial de candidatos anteriores, lo que facilita la identificación de candidatos adecuados para futuras ofertas de empleo. La plantilla proporciona un registro del historial de solicitudes de cada candidato, incluidas sus habilidades, experiencia y cualificaciones. Esta información puede ser útil a la hora de considerar candidatos para futuras vacantes.

Cómo utilizar la plantilla Excel de seguimiento de la contratación

La implantación de una plantilla Excel de seguimiento de la contratación es sencilla e implica unos pocos pasos clave:

1. Comprenda los requisitos de datos: Sus flujos de trabajo exclusivos pueden tener campos de datos específicos que quizá sea necesario añadir a la plantilla. Evalúe qué datos necesita rellenar en función de su proceso.
2. Personalización: Personalice la plantilla para alinearla con los procesos de su organización. Incorpore su marca, adapte las secciones de la plantilla a match y realice los ajustes necesarios.
3. Introducción de datos: Comience a introducir los datos pertinentes en la plantilla. Rellene la sección de vacantes con los detalles de los puestos vacantes y actualice la sección de candidatos a medida que se reciban y procesen las solicitudes.
4. Seguimiento del progreso: A medida que se desarrolla el proceso de contratación, actualice periódicamente la plantilla con nueva información. De este modo, tendrá una visión precisa y actualizada del proceso de contratación.

Inconvenientes de utilizar la plantilla Excel de seguimiento de la contratación

Aunque la plantilla Excel de seguimiento de la contratación puede parecer una forma sencilla y cómoda de realizar un seguimiento de sus candidatos, también tiene algunos inconvenientes importantes que pueden afectar a su eficiencia y eficacia como reclutador. Estos son algunos de los retos a los que puede enfrentarse:

• Introducción y actualización de datos que lleva mucho tiempo: Una de las principales desventajas de utilizar una plantilla Excel de seguimiento de la contratación es que hay que introducir y actualizar manualmente los datos de cada candidato, uno por uno. Esto puede ser muy tedioso y llevar mucho tiempo, sobre todo si tiene un gran número de candidatos o varios responsables de contratación implicados en el proceso. También tiene que asegurarse de que los datos son precisos y coherentes, lo que puede ser difícil de hacer sin un sistema de validación adecuado. Es posible que acabe dedicando más tiempo a introducir y actualizar los datos que a relacionarse con los candidatos y evaluar su idoneidad para el puesto. Y como sólo tienes 8 horas al día, es posible que no puedas ocuparte de todas las tareas y responsabilidades que conlleva la contratación.
• Análisis de datos e informes limitados: Otro inconveniente de utilizar una plantilla Excel de seguimiento de la contratación es que tiene que crear sus propias fórmulas y gráficos para analizar los datos y generar reportes sobre sus métricas de contratación, como el tiempo de contratación, la fuente de contratación, la calidad de la contratación y la diversidad de la contratación. Esto puede ser complicado y tedioso, especialmente si no estás familiarizado con las funciones y características de Excel. También tiene que exportar manualmente y compartir reportes con las partes interesadas, lo que puede resultar incómodo e inseguro. Es posible que no pueda obtener la información y los comentarios que necesita para mejorar su proceso de contratación y tomar mejores decisiones.

Una solución mejor: Sistema de seguimiento de candidatos

Si quiere superar estos retos y agilizar su proceso de contratación, puede plantearse utilizar un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) en lugar de una plantilla de Excel. Un ATS es un software que automatiza y optimiza el proceso de contratación gestionando las ofertas de empleo, las solicitudes, la información de los candidatos y las comunicaciones con los solicitantes a través de una única plataforma.

Un caso práctico de un ATS que puede ayudarle a mejorar su proceso de contratación es Manatal. Uno de sus clientes es ColorCrew, una empresa que ofrece a las marcas de lujo servicios de activación de marca a través de salesforce . ColorCrew se enfrentaba a algunos retos en su proceso de contratación, como:

• Dedicar demasiado tiempo a tareas manuales, como seleccionar currículos, programar entrevistas, enviar correos electrónicos, etc.
• Tienen dificultades para encontrar candidatos cualificados para sus funciones específicas, como coloristas, agentes de atención al cliente, etc.
• Falta de visibilidad de sus métricas y resultados de contratación.

Gracias al ATS de Manatal, ColorCrew pudo:

• Ahorrar 40 horas al mes en tareas manuales automatizando su flujo de trabajo y comunicación.
• Aumentar su reserva de candidatos en un 30% publicando su vacantes en múltiples canales.
• Mejorar la calidad de la contratación en un 20% mediante la búsqueda de candidatos basada en IA.
• Realice un seguimiento de sus métricas de contratación y rendimiento utilizando los análisis de Manatal y reportes.

Seguimiento de los esfuerzos de contratación mediante una hoja de seguimiento de la contratación frente a un ATS

El uso de plantillas Excel de seguimiento de la contratación es una buena manera de realizar un seguimiento de los esfuerzos de contratación. Pero también hay otras opciones, como los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), que ofrecen una forma aún mejor y simplificada de realizar el seguimiento de los esfuerzos de contratación. Un ATS como Manatal proporciona características fáciles de usar que eliminan muchas de las tareas manuales, tediosas y que consumen mucho tiempo que se requieren cuando se utiliza un rastreador de reclutamiento en Excel. A continuación se muestra una tabla comparativa entre el ATS de Manatal y la Plantilla Excel de Seguimiento de Reclutamiento. Profundicemos en la comparación de ambos:

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Tiene que introducir manualmente la información de los candidatos en Excel

Puede personalizar fácilmente las etapas del trabajo proceso de trabajo

La elección entre utilizar una hoja de seguimiento de la contratación o un ATS depende de las necesidades de su empresa, de su presupuesto y del nivel de automatización que desee. Por ejemplo, las pequeñas empresas u organizaciones con procesos de contratación sencillos y recursos limitados pueden considerar suficiente una hoja de seguimiento de la contratación. Sin embargo, las grandes empresas o aquellas con necesidades de contratación complejas pueden beneficiarse de las funciones avanzadas y la automatización que ofrece un ATS.

Sin embargo, si se tiene en cuenta la cantidad de tiempo que un reclutador pasará publicando vacantes, copiando los datos de los candidatos en una hoja de seguimiento, comprobando cada día si hay solicitantes en los portales de empleo y leyendo currículos... Es muy fácil justificar la inversión en un ATS para ahorrar tiempo, horas de trabajo o costes laborales.

Resumiendo

Cuando se trata de organizar su proceso de contratación, la plantilla Excel de seguimiento de la contratación que hemos proporcionado anteriormente es perfectamente utilizable. Pero cuando se trata de soluciones de seguimiento de la contratación, Manatal destaca como una plataforma potente y eficiente que agiliza todo el proceso de contratación. Mientras que las plantillas de Excel son valiosas, Manatal lleva el seguimiento de la contratación a un nuevo nivel con sus características avanzadas, interfaz usuario-friendly, y capacidades integrales. He aquí algunas razones:

1. Panel de control centralizado: Manatal ofrece un panel de control centralizado que proporciona una visión general de sus actividades de contratación. Esta visión en tiempo real le ayuda a gestionar múltiples ofertas de empleo y candidatos sin problemas.
2. Personalizable proceso de trabajo: Destaca por ser altamente personalizable proceso de trabajo función . A diferencia de las plantillas de Excel, Manatal proporciona una plataforma intuitiva en la que puede diseñar y configurar su flujo de trabajo de contratación.
3. Flujo de trabajo automatizado: A diferencia de las plantillas de Excel tradicionales que requieren actualizaciones manuales, el flujo de trabajo automatizado de Manatal garantiza que a medida que los candidatos avanzan por las diferentes etapas del proceso de contratación, el sistema actualiza automáticamente su estado, reduciendo el esfuerzo manual y minimizando los errores. Manatal también proporciona sincronización nativa de correo electrónico y calendario en un solo lugar.
4. Base de datos de candidatos: Manatal ofrece una completa base de datos de candidatos donde puedes almacenar y organizar la información de los candidatos. Esto incluye contacto detalles, currículos, comentarios de la entrevista, y el historial de comunicación.
5. Plantillas personalizables: Al igual que las plantillas de Excel, Manatal permite la personalización. Sin embargo, va un paso más allá al ofrecer plantillas de correo electrónico, formularios de evaluación de entrevistas y criterios de puntuación personalizables, lo que garantiza una experiencia del candidato coherente y personalizada.