Description du poste de secrétaire

Fiche de poste

Nous sommes à la recherche d'un(e) secrétaire doté(e) d'excellentes compétences en matière de secrétariat et d'organisation. Les principales responsabilités du poste comprennent la tenue d'une correspondance professionnelle, la réalisation de présentations pour les invités et la préparation efficace de documents.

Responsabilités

• Collaborer avec les parties concernées en ce qui concerne les réunions prévues et les nouveaux rendez-vous.
• Dresser des listes de noms et d'adresses utiles à l'organisation, y compris celles des fonctionnaires compétents.
• Rédiger des lettres et des courriers électroniques.
• Réviser, compiler et relire des projets de rapports et de documents.
• Au quotidien, tenir des registres et classer des documents.
• Concevoir, mettre en œuvre et maintenir des systèmes d'archivage, tant électroniques que sur papier.
• Effectuer des analyses et des recherches précises si nécessaire.
• Accueillir professionnellement les invités et les clients qui visitent le bureau.
• Faire des présentations aux clients au nom de la direction.
• Vérifier la grammaire, l'exactitude et l'exhaustivité de la correspondance sortante et s'assurer que les documents appropriés y sont joints.
• Respecter les exigences légales des documents de référence, du droit des associations caritatives, du droit des sociétés, etc.
• Rendre compte des activités de l'organisation et des programmes futurs aux membres, à la presse et au public, le cas échéant.
• Réaliser et organiser l'information, et créer des outils de référence pour un accès facile.
• Assurer une assistance et une information administratives efficaces et efficientes.
• Entretenir et faire fonctionner les équipements de bureau.
• Mettre à jour et gérer les calendriers.
  Organiser les déplacements.

Exigences

• 3 ans ou plus dans une fonction de secrétariat au service d'un 
• Esprit méthodique et compréhension approfondie des principes du secrétariat.
• Souci du détail et sens de l'organisation phénoménal
• Maîtrise de Microsoft Office
• Capacité à taper au moins 40 mots par minute
• Le souci du détail
• Habile communicateur, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Maîtrise de la relecture, de l'orthographe, de la grammaire, de la ponctuation et des mathématiques.