Description du poste de réceptionniste

Fiche de poste

Nous recherchons un(e) réceptionniste à la personnalité sympathique pour être le premier point de contact de notre entreprise en accueillant les clients, en recevant les appels téléphoniques et en effectuant d'autres tâches administratives et de bureau.

Responsabilités

• Des visiteurs sympathiques dès leur arrivée au bureau.
• Capacité à faire en sorte que les clients se sentent bien accueillis en adoptant une approche personnelle du service et en maintenant une attitude positive.
• Recevoir et distribuer les documents des coursiers et s'assurer qu'ils sont correctement livrés.
• Être capable de gérer les émotions et les confrontations de manière calme et professionnelle.
• Ne perdez jamais votre sang-froid. 
• Recevoir et filtrer les appels téléphoniques tout au long de la journée de manière courtoise et articulée.
• Planifier des rendez-vous et des réunions.
• Programmation des salles de conférence. 
• Guider les invités vers la salle d'attente, puis vers la personne compétente.
• Veillez à ce que l'espace de réception soit présentable et bien rangé.
• Contrôler et maintenir l'inventaire des fournitures dans le bureau, y compris la responsabilité de commander les prochaines fournitures.
• Surveiller les biens des visiteurs pour les sensibiliser à la sécurité.
• Offrir un soutien en matière de secrétariat au personnel de direction. 
• Tapez, numérisez et copiez des documents.
• Commander les fournitures de la cafétéria du bureau, y compris le café, le thé et autres.
• Assister le gestionnaire des installations dans la communication et la coordination avec les fournisseurs en ce qui concerne le bureau.
• Autres tâches assignées.

Exigences

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent
• Expérience en tant que représentant du front office, réceptionniste ou dans une fonction similaire
• Maîtrise de Microsoft Office
• Excellentes compétences dactylographiques (50-60 wpm)
• être motivé et faire preuve d'initiative
• Avoir l'esprit d'équipe et aimer faire en sorte que les clients se sentent chez eux.
• Apparence et attitude professionnelles
• Bonnes aptitudes à la communication écrite et orale 
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et attitude orientée vers le client
• Engagement à faire des heures supplémentaires à l'occasion
• Faire preuve d'excellentes compétences en matière d'organisation, de coordination et de gestion du temps.