Le recrutement d'un bon assistant aux achats est essentiel à la réussite d'une organisation. Il s'agit de trouver une personne possédant les compétences et l'expérience adéquates pour répondre aux exigences du poste. Toutefois, la création d'une description de poste à partir de zéro peut s'avérer une tâche ardue.
En tant qu'assistant(e) aux achats, vous jouerez un rôle essentiel en soutenant le service des achats de notre entreprise. Vous serez chargé(e) de participer à tous les aspects du processus d'achat, y compris la recherche de fournisseurs, la négociation des prix et la livraison des biens et services dans les délais impartis. Votre souci du détail, vos solides compétences organisationnelles et votre capacité à communiquer efficacement avec diverses parties prenantes contribueront à l'efficacité et à la réussite de nos opérations d'achat.
Responsabilités de l'assistant aux achats
- Contribuer à l'identification et à la recherche de fournisseurs potentiels, notamment en réalisant des études de marché et des évaluations de fournisseurs.
- Analyser et comparer les offres des fournisseurs, négocier les prix et garantir le meilleur rapport qualité-prix.
- Préparer les bons de commande et veiller à l'exactitude de tous les documents.
- Coordonner avec les fournisseurs le suivi et la mise à jour des calendriers de livraison, en veillant à ce que les biens et les services soient livrés à temps et avec précision.
- Collaborer avec les parties prenantes internes, telles que les départements de l'entrepôt et des finances, afin de coordonner la réception et le paiement des marchandises.
- Maintenir et mettre à jour la base de données et les dossiers d'achat, en veillant à ce que les informations soient exactes et à jour.
- Identifier les possibilités de réduction des coûts et d'amélioration des processus, et formuler des recommandations à l'intention de la direction.
- Aider à résoudre les problèmes ou les divergences liés aux fournisseurs, tels que le contrôle de la qualité ou les divergences de facturation.
- Soutenir la mise en œuvre et la maintenance des politiques et procédures d'achat.
- Aider à la gestion des stocks et procéder à des audits périodiques des stocks.
Compétences requises
- Un grand souci du détail et de la précision dans la saisie des données et la documentation.
- Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de hiérarchiser les tâches et de respecter les délais.
- Compétences de communication efficaces, tant à l'écrit qu'à l'oral, pour interagir avec les fournisseurs et les parties prenantes internes.
- Capacité avérée à négocier et à établir des relations solides avec les fournisseurs.
- Maîtrise de l'utilisation des logiciels et systèmes d'achat.
- Esprit d'analyse et capacité à résoudre les problèmes afin d'identifier les possibilités de réduction des coûts et d'amélioration des processus.
- Connaissance des meilleures pratiques en matière d'achats et solide compréhension du processus d'achat.
- Capacité à travailler sous pression et dans un environnement en évolution rapide.
- Esprit d'équipe et capacité à collaborer efficacement avec des équipes interfonctionnelles.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier d'Excel, pour l'analyse des données et l'établissement de rapports.
Qualifications requises
- Diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent ; une licence en administration des affaires ou dans un domaine connexe est préférable.
- Une expérience préalable dans le domaine des achats ou de l'approvisionnement est vivement souhaitée.
- Connaissance des réglementations sectorielles pertinentes et des normes de conformité.
- Familiarité avec les systèmes de gestion des stocks.
- Une certification en gestion des achats ou de la chaîne d'approvisionnement est un atout.
- Solides compétences mathématiques pour l'analyse des prix et le calcul des coûts.
- Capacité à s'adapter et à apprendre rapidement de nouveaux processus et systèmes.
- Aptitude avérée à maintenir la confidentialité et à traiter des informations sensibles.
- Solides capacités de résolution de problèmes et de prise de décision.
- Excellentes compétences en matière de négociation et d'établissement de relations.
Conclusion
L'assistant aux achats joue un rôle essentiel dans le processus d'acquisition, en assurant le fonctionnement harmonieux et efficace du service des achats. Ce modèle de description de poste fournit un aperçu complet des responsabilités, des compétences et des qualifications requises pour un candidat retenu. En suivant ce modèle, les responsables du recrutement peuvent attirer des personnes qualifiées qui possèdent les connaissances et l'expérience nécessaires pour contribuer au succès des activités d'achat de leur organisation.
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