Modèle de description de poste de commis aux archives de la police pour les offres d'emploi

Lorsqu'il s'agit d'un commis aux archives de la police, il est essentiel de bien comprendre ses responsabilités et les compétences requises pour ce poste. Avec un modèle de description de poste bien rédigé, vous pouvez attirer des candidats qualifiés qui possèdent les compétences et l'expérience nécessaires.

Description de l'emploi de commis aux dossiers de la police

Nous recherchons un(e) commis aux archives de police dévoué(e) pour rejoindre nos forces. Vous jouerez un rôle essentiel dans la tenue de registres précis et à jour des activités et incidents de la police. Vous serez chargé(e) d'organiser, de documenter et d'archiver divers types de dossiers de police, en veillant à ce qu'ils puissent être consultés ultérieurement. En outre, vous contribuerez au bon fonctionnement des organismes chargés de l'application de la loi en fournissant un soutien administratif et en préservant l'intégrité des dossiers de police.

Responsabilités du commis aux archives de police

1. Saisir avec précision et mettre à jour les informations relatives aux incidents, aux arrestations, aux citations et aux autres activités d'application de la loi dans une base de données informatisée ou un système de gestion des dossiers. Veiller à ce que les dossiers soient complets, organisés et facilement accessibles.
2. Créer et maintenir des systèmes d'archivage physiques et électroniques pour les dossiers de la police, en veillant à la bonne organisation et au stockage des documents. Récupérer et distribuer les dossiers selon les besoins, en suivant les protocoles établis.
3. Répondre aux demandes d'archives publiques de manière rapide et efficace. Examiner les documents demandés pour vérifier s'ils contiennent des informations sensibles et les expurger si nécessaire. Assurer la coordination avec le personnel approprié pour garantir le respect des exigences légales et communiquer les documents conformément aux réglementations en vigueur.
4. Saisir les données provenant de diverses sources, telles que les rapports d'incidents, les rapports d'arrestation et les citations, dans le système informatisé de gestion des dossiers. Veiller à l'exactitude et à l'attention portée aux détails lors de la transcription des informations.
5. Aider le public, le personnel chargé de l'application de la loi et d'autres personnes autorisées à obtenir des informations sur les dossiers de la police. Fournir des informations sur les procédures, les politiques et les réglementations régissant l'accès aux dossiers et leur divulgation.
6. Respecter des directives strictes en matière de confidentialité lors de la manipulation d'informations et de dossiers sensibles. Protéger la vie privée des personnes impliquées dans les activités et les incidents de la police.
7. Travailler en étroite collaboration avec d'autres personnels et services chargés de l'application de la loi afin de garantir l'exactitude et l'exhaustivité des dossiers. Assurer la coordination avec les détectives, les agents de patrouille et d'autres membres du personnel afin d'obtenir les informations et la documentation nécessaires.
8. Assister dans les tâches administratives générales, telles que répondre aux appels téléphoniques, répondre aux courriels, préparer des rapports et maintenir les fournitures de bureau. Apporter un soutien à d'autres membres du personnel au sein du département, le cas échéant.

Compétences requises pour le poste de commis aux dossiers de la police

1. Avoir une approche méticuleuse du travail et un grand souci d'exactitude. Veiller à ce que les dossiers soient complets, exempts d'erreurs et correctement organisés.
2. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à établir des priorités de manière efficace. Gérer efficacement son temps pour respecter les délais et assurer le bon déroulement des opérations.
3. Maîtrise de l'utilisation de logiciels informatiques et de bases de données pour la saisie de données, la gestion des dossiers et la recherche d'informations. Familiarité avec la suite Microsoft Office et d'autres logiciels pertinents.
4. Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite. Capacité à interagir efficacement avec diverses personnes, y compris le personnel chargé de l'application de la loi, le public et d'autres parties prenantes.
5. Respecter une stricte confidentialité lors de la manipulation d'informations et de dossiers sensibles. Comprendre et respecter les réglementations et les lignes directrices en matière de protection de la vie privée.
6. Solides compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes. Capacité à identifier et à résoudre les problèmes liés à la tenue des registres et à la gestion des données.
7. Collaborer efficacement avec les collègues et les autres services. Favoriser un environnement de travail positif et contribuer aux objectifs généraux de l'organisation.

Qualifications requises

1. Diplôme d'études secondaires ou équivalent.
2. Une expérience préalable en gestion de dossiers ou en saisie de données est souhaitable.
3. La connaissance des procédures et de la terminologie relatives à l'application de la loi est un atout.
4. Familiarité avec les systèmes et logiciels de gestion des dossiers.
5. Capacité à passer un contrôle complet des antécédents.
6. Solides compétences organisationnelles et administratives.
7. Excellent souci du détail et de la précision.
8. Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe.
9. Communication efficace et compétences interpersonnelles.
10. Capacité à préserver la confidentialité et à traiter les informations sensibles de manière appropriée.

Note : Cette description de poste a pour but de présenter les tâches et responsabilités générales du poste de commis aux archives de la police. Elle ne constitue pas une liste exhaustive de toutes les tâches, responsabilités et qualifications requises pour ce poste.

Conclusion

En conclusion, le rôle d'un commis aux archives de la police est essentiel à la tenue de dossiers précis et organisés au sein d'un organisme chargé de l'application de la loi. Ce modèle de description de poste décrit les principales responsabilités et les qualifications requises pour le poste. En gérant et en mettant à jour efficacement les dossiers de la police, le commis aux dossiers de la police joue un rôle essentiel dans le soutien des opérations générales et des processus d'enquête d'un service de police.