Description du poste d'Office Manager

Fiche de poste

Nous recherchons un Office Manager pour superviser les opérations quotidiennes de notre bureau, permettant ainsi aux employés de travailler au mieux de leurs capacités.

Responsabilités

• Être responsable d'un large éventail de tâches, y compris l'entretien, le courrier, les fournitures, les factures, les réparations et l'équipement.
• Planifier des rendez-vous et des réunions.
• Préparer l'aménagement du bureau et commander le matériel et la papeterie nécessaires.
• Maintenir le bureau et organiser les réparations si nécessaire.
• Élaborer les politiques du bureau en collaboration avec l'équipe des ressources humaines.
• Mettre en place des procédures et des opérations de bureau.
• Assurer la coordination avec l'équipe informatique si nécessaire.
• S'assurer que toutes les factures sont payées à temps.
• Gérer les contrats avec les vendeurs, les propriétaires et les prestataires de services.
• Superviser le budget du bureau.
• Fonctions de réception - répondre aux appels, aux courriels et aux lettres.
• Fonctions de secrétariat polyvalentes.
• Être le point de contact pour les fournisseurs et veiller à ce que les fournitures de bureau et les ressources soient réapprovisionnées.
• Maintenir les politiques du bureau et gérer les procédures de santé et de sécurité.
• Tenir un registre des dépenses du bureau.
• Responsabilités en matière de données, y compris le GDPR.
• Planifier des événements si nécessaire.
• Assister les RH et les évaluations et formations du personnel associées.
• Autres tâches assignées.
  

Exigences

• Expérience confirmée de la gestion d'un bureau ou d'une fonction similaire
• Maîtrise de Microsoft Word, Powerpoint et Excel
• Expérience pratique des machines de bureau (photocopieuses, imprimantes, etc.)
• Solides compétences interpersonnelles pour interagir positivement avec tous les employés
• Capacité de leadership pour gérer les défis et superviser les employés
• Bonne gestion du temps
• Capacité à mener de front une grande variété de tâches.
• Solides compétences en matière de planification et d'organisation
• Pratique et expérience des machines de bureau