Description du poste de planificateur de réunions

Fiche de poste

Une opportunité de rejoindre notre équipe vient de s'ouvrir ! Notre entreprise est à la recherche d'un planificateur de réunions organisé et compétent. Ce poste est axé sur la prise de décisions professionnelles lors de la préparation de nos réunions. En tant que planificateur de réunions, vous devrez prendre des dispositions en matière de voyage, de restauration et d'horaires, le cas échéant.

Responsabilités

• Faire une réservation pour les lieux de réunion et les parties prenantes impliquées.
• Prendre des dispositions en matière de restauration pour répondre aux besoins alimentaires des clients.
• Travailler en collaboration avec les gestionnaires d'événements pour assurer le bon déroulement de la réunion.
• Préparer les calendriers des réunions ; attribuer les salles appropriées pour les réunions.
• Créer et distribuer les documents de réunion avant le début des réunions.
• S'assurer que tous les équipements et dispositifs sont à jour et fonctionnent correctement.
• Assurer la liaison avec le service d'entretien pour veiller à ce que les chambres soient propres et préparées en temps voulu.
• Créer des budgets pour contrôler les dépenses adaptées à chaque réunion.
• Gérer et superviser l'équipe de réunion conformément à la politique et aux lignes directrices de l'entreprise.
• Veiller à ce que des procès-verbaux précis soient rédigés et envoyés en temps utile après la réunion.

Exigence

• Expérience d'au moins un an dans l'organisation d'événements
• Expérience d'au moins un an dans le domaine de l'hôtellerie et de la restauration
• Maintenir une attitude professionnelle dans ses relations avec les clients et le personnel.
• Excellentes compétences en matière de communication avec les clients et les autres membres du personnel.
• Excellente connaissance de l'utilisation des projecteurs, des haut-parleurs, des équipements audiovisuels et des ordinateurs.
• Maîtrise de la prise de notes
• D'excellentes compétences en matière d'organisation et de leadership seraient un atout
• Capacité à être flexible et à travailler sous pression