Description du poste de gestionnaire de réunions

Fiche de poste

Nous sommes à la recherche d'un gestionnaire de réunions dynamique, motivé et axé sur le service pour rejoindre notre équipe. Le candidat idéal possède une vaste expérience dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, ainsi que d'excellentes compétences organisationnelles. L'objectif principal du poste est de garantir une expérience fantastique aux personnes qui utilisent les installations de réunion de l'établissement, ainsi que de gérer les réservations et de veiller à ce que les salles/espaces appropriés soient disponibles.

Responsabilités

• Inspecter les salles de réunion pour s'assurer qu'elles sont propres et de bonne qualité.
• S'assurer que les inspections sont terminées avant le départ des participants à la réunion afin de vérifier les dommages et d'appliquer les frais applicables.
• Inspecter les zones publiques telles que les paliers, les escaliers et les allées pour s'assurer qu'elles sont propres et exemptes d'obstacles, et pour veiller au respect des règles de santé et de sécurité.
• Inspecter les meubles pour s'assurer qu'ils sont en bon état.
• Gérer le calendrier des salles de réunion afin d'en assurer la disponibilité en cas de besoin.
• Réserver les salles de réunion pour les réunions inscrites au calendrier afin d'éviter les doubles réservations.
• Organiser et commander des livraisons de nourriture pour les réunions nécessitant un service de traiteur.
• Organiser et commander des boissons pour les réunions qui en nécessitent.
• Veiller à ce que les salles de réunion disposent d'un équipement adéquat, tel qu'un tableau blanc ou un rétroprojecteur.
• Accueillir les participants aux réunions et les diriger vers la salle appropriée pour leur réunion.
• Prévoir la présence d'articles de papeterie si nécessaire, tels que des cahiers, du papier et des stylos.
• Répondre aux questions des participants.

Exigences

• Licence ou diplôme supérieur en hôtellerie ou dans un domaine connexe
• Au moins deux ans d'expérience dans un poste de gestion de conférence, d'administration ou de planification.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale
• Excellentes compétences en matière de résolution de problèmes
• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle
• Maîtrise de tous les programmes informatiques, y compris Excel, Word et Outlook.
• Expérience de la rédaction de rapports et de présentations détaillées