Description du poste de réceptionniste à temps plein

Fiche de poste

Nous recherchons un(e) réceptionniste à temps plein pour superviser notre réception au quotidien et effectuer un certain nombre de tâches administratives et de bureau.

En tant que réceptionniste, vous serez le premier point de contact de notre cabinet. Offrir une aide administrative à l'ensemble de l'organisation est l'une des responsabilités de notre réceptionniste. Vous accueillerez chaleureusement les clients et les consommateurs. Vous serez également chargé(e) des tâches de front-desk telles que le transfert d'appels et la diffusion de communications.

Étant donné que le travail de réceptionniste consiste également à fournir un service à la clientèle, une attitude amicale est nécessaire pour réussir. Vous devez également être capable de rationaliser les opérations de bureau tout en répondant rapidement et efficacement aux urgences.

Responsabilités

• À l'arrivée sur le lieu de travail, saluer et accueillir les visiteurs.
• Orienter les clients vers la bonne personne et le bon bureau.
• Répondre aux appels entrants, les filtrer et les transférer.
• Veillez à ce que la salle de réception soit soignée et accueillante et qu'elle dispose de tous les articles de papeterie et fournitures nécessaires (stylos, formulaires, brochures, etc.).
• Donnez des informations claires et concises, que ce soit en personne, par téléphone ou par courrier électronique.
• Assembler, diviser et distribuer le courrier quotidien et les livraisons.
• En respectant les règles de sécurité et en réglementant l'accès à la réception, vous pouvez assurer la sécurité de l'entreprise (contrôle du registre, délivrance de badges pour les visiteurs).
• Acheter des articles de bureau et tenir un inventaire.
• Mises à jour du calendrier et horaires des réunions.
• Prendre des dispositions en matière de voyage et d'hébergement et créer des bons d'échange.
• Tenez à jour un registre des dépenses et des charges de votre bureau.
• Effectuer des tâches administratives supplémentaires pour un réceptionniste, telles que l'archivage, la photocopie, la transcription et la télécopie.

Exigences

• Expérience professionnelle confirmée en tant que représentant de guichet, réceptionniste ou dans un poste similaire.
• Disponible pour travailler en tant qu'employé à temps plein sous contrat
• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Connaissance pratique des fournitures de bureau (par exemple, télécopieurs et imprimantes).
• Comportement et présentation professionnels
• Solides compétences en matière de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral
• Possibilité d'être proactif et ingénieux lorsque des problèmes apparaissent, excellentes capacités d'organisation
• Aptitude à gérer le temps et à effectuer plusieurs tâches à la fois, ainsi qu'à hiérarchiser les activités.
• Un état d'esprit axé sur le client
• Un diplôme de fin d'études secondaires est exigé et une certification en gestion de bureau est un atout.