Description du poste de représentant de la réception

Description de l'emploi

Nous recherchons un(e) représentant(e) de la réception sympathique pour s'occuper de toutes les activités de secrétariat et de réception à l'accueil de notre entrée principale. Vous serez le "visage" de l'entreprise et serez chargé de donner le ton à tous les visiteurs.

Le candidat idéal doit être extrêmement perspicace, discipliné et avoir le sens du service, tout en étant agréable et décontracté. Il doit être capable de résoudre les problèmes et de fournir des informations précises. Les exigences du client doivent toujours passer en premier.

Responsabilités

• Maintenir une réception propre et attrayante avec le matériel nécessaire.
• Saluer et accueillir les visiteurs.
• Répondre aux demandes de renseignements et aux doléances.
• Répondre à tous les appels entrants, les renvoyer ou laisser des messages en attente.
• Obtenir la correspondance, les envois, etc. et les distribuer.
• Préparer le courrier sortant en rédigeant des lettres, en emballant des paquets, etc.
• Examiner, grouper et transférer des courriels.
• Fournir un service à la clientèle en accueillant et en enregistrant les visiteurs, ainsi qu'en répondant aux demandes de renseignements.
• Surveiller les besoins en fournitures de bureau et passer des commandes si nécessaire.
• Tenir à jour des registres et des dossiers précis.
• Suivre les frais de bureau et les dépenses.
• Assumer des responsabilités supplémentaires (organisation des voyages, horaires, etc.)

Exigences

• Doit être titulaire d'un diplôme de fin d'études secondaires
• Expérience démontrée en tant que réceptionniste, agent ou autre fonction similaire
• Connaissance du matériel de bureau (par exemple, télécopieur, imprimante, etc.)
• Connaissance de l'administration de bureau et de la comptabilité de base
• Communication orale et écrite efficace
• excellentes compétences en MS Office (en particulier Excel et Word)
• Solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication
• Posséder de solides compétences en matière d'organisation et de multitâches
• Aptitude à résoudre les problèmes
• Esprit centré sur le client