Description du poste de secrétaire exécutif

Utilisez ce modèle de description de poste de secrétaire de direction pour annoncer les postes à pourvoir dans votre entreprise. Veillez à modifier les exigences et les tâches en fonction des besoins spécifiques du poste pour lequel vous recrutez.

Résumé du poste de secrétaire de direction

Notre société recherche un(e) secrétaire de direction expérimenté(e) et soucieux(se) du détail pour apporter un soutien administratif à l'équipe de direction. Vous serez chargé(e) d'assurer le bon fonctionnement du bureau, de gérer les canaux de communication, de planifier les rendez-vous et de gérer efficacement des tâches multiples. Le candidat idéal possède d'excellentes aptitudes à la communication, sait résoudre les problèmes et fait preuve d'un sens de l'organisation exceptionnel.

Responsabilités du secrétaire exécutif

• Organiser et coordonner l'emploi du temps quotidien de l'équipe de direction, y compris les rendez-vous, les réunions et les déplacements.
• Gérer les canaux de communication et répondre à la correspondance de manière appropriée au nom des dirigeants.
• Préparer et distribuer des documents internes et externes, y compris des rapports, des mémos et des lettres.
• Maintenir les dossiers électroniques et papier de l'équipe exécutive et veiller à ce qu'ils soient régulièrement mis à jour.
• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme.
• Communiquer efficacement avec les autres services et les parties prenantes externes.
• Planifier et coordonner des événements et des conférences selon les besoins.
• Fournir un soutien administratif général, notamment en prenant les appels téléphoniques, en traitant les demandes de renseignements et en gérant le calendrier du bureau.
• Effectuer d'autres tâches confiées par l'équipe de direction.

Exigences

• Expérience confirmée en tant que secrétaire de direction ou dans une fonction similaire
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et d'autres logiciels de gestion de bureau.
• Compétences exceptionnelles en matière d'organisation et de gestion du temps pour gérer efficacement des tâches multiples
• Solides compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles pour travailler en collaboration avec les membres de l'équipe et les parties prenantes.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale
• Capacité à maintenir un comportement professionnel sous pression et à traiter des informations confidentielles.
• Une licence en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe est préférable.
• La certification d'une école ou d'un institut de secrétariat serait un atout supplémentaire.

Nous recherchons une personne motivée et soucieuse du détail, capable de travailler dans un environnement dynamique et rapide. Le candidat retenu sera une personne autonome qui pourra mettre à profit son expérience et ses compétences pour apporter son soutien à l'équipe de direction, faire preuve d'initiative et assurer le bon fonctionnement du bureau.