Description du poste de gestionnaire de réunions exécutives

Fiche de poste

Notre équipe s'agrandit ! Nous recherchons une personne stratégique, responsable et disciplinée pour occuper le poste d'Executive Meeting Manager. Cette personne travaillera en étroite collaboration avec nos clients pour s'assurer que les événements se déroulent sans effort. Le responsable supervisera les besoins de tous les événements qui sont satisfaits et réalisés de manière transparente tout en coordonnant avec d'autres départements tels que la restauration, l'assainissement, la maintenance et l'A/V.

Responsabilités

• Traiter les réservations assignées pour les réunions et autres événements similaires.
• Préparer les calendriers des réunions ; attribuer les salles appropriées pour les réunions.
• Assurer la liaison avec les clients et les gestionnaires d'événements pour garantir l'alignement des calendriers et des exigences de la réunion, telles que l'équipement ou les besoins en matière de restauration.
• Fournir des services de restauration adaptés à chaque événement.
• Élaborer et distribuer les documents de réunion avant le début des réunions.
• S'assurer que tous les équipements et dispositifs sont à jour et fonctionnent correctement.
• Assurer la liaison avec le service d'entretien pour veiller à ce que les chambres soient propres et préparées en temps voulu.
• Créer des budgets pour contrôler les dépenses adaptées à chaque événement.
• Gérer et superviser l'équipe de réunion conformément à la politique et aux lignes directrices de l'entreprise.

Exigence

• Diplôme d'associé ou supérieur en gestion d'entreprise ou dans un autre domaine connexe
• Un minimum de deux ans d'expérience dans des fonctions de gestion ou de supervision est essentiel.
• Maintenir une attitude professionnelle dans ses relations avec les clients et le personnel.
• Excellentes compétences en matière de communication avec les clients et les autres membres du personnel.
• Excellente connaissance de l'utilisation des projecteurs, des haut-parleurs, des équipements audiovisuels et des ordinateurs.
• D'excellentes compétences en matière d'organisation et de leadership seraient un atout
• Capacité à être flexible et à travailler sous pression