Description du poste de gestionnaire de conférence

Fiche de poste

Une nouvelle opportunité stimulante vient d'ouvrir ses portes. Notre société est à la recherche d'un gestionnaire de conférence exécutif pour rejoindre notre équipe de professionnels. Ce poste implique la planification et la coordination de toutes les activités de réunion ainsi que la supervision des demandes des clients nécessaires au bon déroulement de toutes les réunions.

Responsabilités

• Gérer les conférences et les réunions assignées.
• Préparer les calendriers des conférences et des réunions ; attribuer les salles appropriées pour les conférences et les réunions.
• Assurer la liaison avec les clients et les gestionnaires d'événements pour garantir l'alignement des calendriers et des exigences de la réunion, telles que l'équipement ou les besoins en matière de restauration.
• Élaborer et distribuer les documents de réunion avant le début des réunions.
• S'assurer que tous les équipements et dispositifs sont à jour et fonctionnent correctement.
• Collaborer avec le service d'entretien pour s'assurer que les chambres sont propres et préparées.
• Élaborer et suivre les budgets afin de contrôler les dépenses.
• Aménager des salles de conférence en fonction des besoins des clients.
• Gérer et superviser l'équipe de conférence conformément à la politique et aux lignes directrices de l'entreprise.
• Exigence

• Diplôme d'associé ou supérieur en gestion d'entreprise ou dans un autre domaine connexe
• Un minimum de deux ans d'expérience dans des fonctions de gestion ou de supervision est essentiel.
• Maîtrise de Microsoft Office, en particulier de Word et d'Excel
• Maintenir une attitude professionnelle dans ses relations avec les clients et le personnel.
• Excellente connaissance de l'utilisation des projecteurs, des haut-parleurs, des équipements audiovisuels et des ordinateurs.
• Excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles et capacité à communiquer avec des personnes à tous les niveaux.
• Excellentes compétences en matière de leadership