Description du poste de gestionnaire d'événements

Fiche de poste

Nous recherchons un gestionnaire d'événements professionnel, accessible et organisé pour rejoindre notre équipe. Cette opportunité passionnante est parfaite pour vous si vous êtes passionné par la création et la direction d'événements spectaculaires, si vous avez le sens du détail et si vous aimez produire des résultats exceptionnels. Vous serez chargé(e) de diriger et de superviser une équipe chargée des événements, de mettre au point et d'exécuter tous les événements tels que les mariages, les fiançailles, les conférences d'entreprise et tout autre événement organisé dans les locaux.

Responsabilités

• Collaborer avec les cadres supérieurs et la direction pour comprendre les événements à venir et leurs exigences.
• Prendre activement des notes et des détails sur ces événements pour les déléguer à l'équipe chargée des événements.
• Déléguer et organiser l'équipe afin d'assurer un travail efficace et productif en vue d'une exécution sans faille de l'événement.
• Commander les fournitures, les décorations et tout autre matériel nécessaire aux événements.
• Assurer la liaison avec les clients afin de prendre en compte toute modification apportée aux événements, comme le nombre d'invités ou les changements de traiteur.
• Élaborer une signalisation et des instructions appropriées pour les événements et veiller à ce que l'équipe d'accueil soit informée des événements afin d'en assurer le meilleur service possible.
• Veiller à ce que l'équipe chargée des événements donne le meilleur d'elle-même en procédant à des évaluations régulières des performances et en réglant les problèmes qui se posent.
• Réserver et gérer les fournisseurs externes tels que les traiteurs ou les spectacles et s'assurer que tous les équipements internes nécessaires, tels que les chaises et les projecteurs, sont disponibles.
• Superviser et gérer l'agenda des événements afin d'éviter les chevauchements ou les doubles réservations.
• Gérer le budget du département des événements et établir des prévisions et des rapports le cas échéant.
• Collaborer avec le département des ressources humaines pour embaucher et former le nouveau personnel chargé des événements, le cas échéant.

Exigences

• Licence en gestion d'événements, en marketing ou dans un autre domaine lié à l'hôtellerie. Ou bien, deux ans d'expérience dans une fonction similaire et une formation équivalente.
• Professionnel et présentable pour chaque événement
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale
• Confiance en soi pour communiquer avec des personnes d'horizons différents
• Un grand souci du détail
• Excellentes capacités d'encadrement et aptitudes à déléguer.
• Bonne capacité à résoudre les problèmes
• Bonne connaissance des outils Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.
• Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de fixer et d'atteindre des indicateurs de performance clés.
• Bonne compréhension de l'hygiène des aliments et des boissons