Modèle de description de poste de secrétaire de succursale pour les recruteurs

Le rôle d'un secrétaire d'agence est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de l'agence d'une entreprise ou d'une organisation. Il est responsable d'un large éventail de tâches administratives, notamment la gestion de la correspondance, la coordination des réunions et la tenue de dossiers précis. Il est essentiel de trouver un candidat qui non seulement possède les compétences nécessaires, mais qui s'aligne également sur les valeurs et les objectifs de l'entreprise.

Description du poste de secrétaire d'agence

Le secrétaire d'agence joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement et la gestion efficace d'une agence ou d'un département au sein d'une organisation. Ce poste implique de fournir un soutien administratif, de coordonner des réunions et des événements, de tenir des dossiers et de faciliter la communication entre les différentes parties prenantes. Le secrétaire de direction est responsable du respect de la confidentialité, de l'organisation et de la hiérarchisation des tâches, ainsi que du respect des politiques et procédures en vigueur.

Responsabilités de la secrétaire d'agence

1. Soutien administratif : Aider au fonctionnement quotidien de la succursale en traitant la correspondance, en fixant des rendez-vous et en gérant les calendriers. Préparer des rapports, des présentations et d'autres documents selon les besoins.
2. Coordination de réunions : Programmer et coordonner les réunions et les conférences, notamment en préparant les ordres du jour, en rédigeant les procès-verbaux et en diffusant les informations pertinentes aux participants. Veiller à ce que tout le matériel et toutes les ressources nécessaires soient disponibles et à ce que les salles de réunion soient préparées.
3. Gestion des dossiers : Maintenir des dossiers précis et à jour, y compris le classement, l'archivage et la récupération des documents selon les besoins. Veiller au stockage et à la sécurité des informations confidentielles.
4. Communication et correspondance : Servir de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes, y compris les clients, le personnel et la direction. Répondre aux demandes de renseignements, fournir des informations et traiter les demandes de manière professionnelle et en temps opportun.
5. Respect des politiques et des procédures : Respecter les politiques et les procédures établies, en veillant à ce que l'agence fonctionne conformément aux lignes directrices de l'organisation. Se tenir au courant de tout changement et le communiquer efficacement aux parties concernées.
6. Gestion financière : Aider à la préparation et au suivi du budget, y compris le suivi des dépenses, le rapprochement des comptes et le traitement des factures et des paiements. Collaborer avec le département des finances si nécessaire.
7. Coordination d'événements : Planifier et coordonner les événements, les ateliers et les sessions de formation de la branche. Organiser la logistique, les invitations et le matériel, afin d'assurer le bon déroulement de l'événement.

Secrétaire d'agence Compétences requises

1. Solides compétences organisationnelles : Capacité à hiérarchiser les tâches, à gérer efficacement son temps et à assumer simultanément plusieurs responsabilités. Le souci du détail est essentiel.
2. Excellente communication : Il possède de solides compétences en matière de communication écrite et orale. Il peut interagir efficacement avec des personnes à tous les niveaux de l'organisation.
3. Maîtrise de la technologie : Compétence dans l'utilisation de logiciels de bureautique tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et capacité à apprendre rapidement de nouveaux systèmes et outils.
4. Aptitude à résoudre les problèmes : Faire preuve d'esprit critique et être capable d'identifier et de résoudre les problèmes de manière efficace. Capacité à anticiper les défis et à élaborer des solutions efficaces.
5. Confidentialité : Maintenir un haut niveau de confidentialité et faire preuve de discrétion dans le traitement d'informations sensibles.
6. Travail d'équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues et fait preuve d'une volonté d'aider les autres. Il est capable d'établir des relations positives et de contribuer à un environnement de travail harmonieux.

Qualifications requises

1. Une licence en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine connexe est préférable. Une expérience professionnelle pertinente peut être considérée en lieu et place d'une formation formelle.
2. Une expérience préalable dans une fonction administrative est requise, de préférence au sein d'une succursale ou d'un service. Une bonne connaissance des procédures et pratiques bureautiques standard est essentielle.
3. Une bonne compréhension des politiques et procédures de l'organisation, ainsi que des compétences en matière d'archivage et de gestion des documents.
4. Maîtrise des logiciels de bureautique, du courrier électronique et d'autres applications pertinentes. Une expérience de la gestion de bases de données et des systèmes financiers est souhaitable.
5. Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale en anglais. D'autres langues peuvent constituer un atout, en fonction des besoins de l'organisation.
6. Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de hiérarchiser les tâches et de respecter les délais.
7. Méticuleux et minutieux, avec un sens aigu du détail. Capable de tenir des registres précis et de produire des documents exempts d'erreurs.

Conclusion

En conclusion, le secrétaire d'agence joue un rôle crucial dans le bon fonctionnement de l'agence d'une organisation. Il est responsable de la gestion des tâches administratives, de la tenue des dossiers, de la programmation des réunions et de l'assistance au personnel de l'agence. Le souci du détail, d'excellentes compétences organisationnelles et de solides aptitudes à la communication sont essentiels pour réussir dans cette fonction. En utilisant le modèle de description de poste fourni, les entreprises peuvent identifier et embaucher efficacement des personnes qualifiées qui contribueront à l'efficacité et à la réussite globales de leur succursale.