Description du poste d'assistant administratif

Fiche de poste

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour apporter un soutien au département administratif afin d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. Cela comprend la communication entre les départements, le travail de bureau et les tâches d'assistant.

Responsabilités

• Gestion des tâches de bureau telles que la rédaction de rapports, l'archivage, la réorganisation des fournitures, les présentations et l'organisation de réunions.
• Assister aux réunions pour rédiger les procès-verbaux.
• Maintenir une communication professionnelle et polie par courriel, par courrier et par téléphone.
• Répondre aux appels téléphoniques et réacheminer les appelants vers la personne appropriée.
• Anticiper les besoins afin de garantir une expérience positive et transparente.
• Apporter un soutien en temps réel en prenant des rendez-vous et en évitant les conflits.
• Effectuer des tâches de bureau générales telles que la commande de fournitures, la mise à jour des systèmes de base de données de gestion des dossiers et l'exécution de travaux de comptabilité de base.
• Accueillir les visiteurs ou les appelants et déterminer s'ils doivent avoir accès à des personnes spécifiques. 
• S'occuper des préparatifs de voyage, tels que la réservation de vols et de voitures, ainsi que des réservations de restaurants et d'hôtels.
• Utiliser des ordinateurs pour produire des documents, commander des fournitures, prendre des notes lors de réunions et créer des présentations.
• Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des documents pour examen et présentation par les cadres, les comités et les conseils d'administration.
• Préparer des factures, des rapports, des mémos, des lettres, des états financiers et d'autres documents à l'aide d'un traitement de texte, d'un tableur, d'une base de données ou d'un logiciel de présentation.
• Lire et analyser les mémos, les soumissions et les rapports reçus afin d'en déterminer l'importance et de planifier leur distribution.
• D'autres tâches peuvent être assignées.

Exigences

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent
• Des qualifications supplémentaires sont un atout
• 1 année ou plus d'expérience administrative
• Maîtrise de Microsoft Office
• Bon sens de l'organisation
• Bonnes compétences interpersonnelles, volonté d'être proactif et personnalité accessible.
• Capacité à accorder toute son attention à ce que disent les autres et à trouver activement des moyens de les aider
• Capacité à ajuster ses actions en fonction des activités des autres et à gérer son temps et celui des autres