Avis aux employés concernant la vérification des documents I-9

Le gouvernement fédéral exige des employeurs qu'ils soumettent le formulaire I-9 pour confirmer l'identité et l'éligibilité à l'emploi des personnes recrutées pour travailler aux États-Unis. Comprendre l'importance d'une vérification correcte des documents I-9 permet non seulement aux employeurs d'éviter les pièges juridiques, mais aussi de favoriser la conformité de leur personnel. Pour rationaliser davantage votre processus de vérification de l'emploi, nous avons inclus un solide modèle d'avis aux employés concernant la vérification des documents I-9 que vous pouvez utiliser. En mettant en œuvre ce modèle d'avis, vous pouvez vous assurer que vos procédures d'intégration sont à la fois efficaces et conformes, ce qui améliore l'intégrité opérationnelle de votre organisation.

Avis aux employés concernant le modèle de vérification des documents I-9

Chers employés,

Dans le cadre de notre engagement permanent à respecter les réglementations fédérales, nous procédons à un audit interne de notre formulaire I-9, vérification de l'admissibilité à l'emploi. Ce processus est essentiel pour garantir que nous tenons des registres précis et que nous respectons les exigences fixées par les services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS).

Ce qu'il faut savoir :

1. Objectif de l'audit :
   • L'audit vise à vérifier que tous les employés ont rempli le formulaire I-9 avec exactitude et que les documents fournis sont valides et à jour.
2. Ce que vous devez faire :
   • Si votre formulaire I-9 est sélectionné pour examen, vous en serez informé et il pourra vous être demandé de fournir des documents supplémentaires ou des éclaircissements.
   • Veillez à ce que les documents originaux soient disponibles pour vérification en cas de demande.
3. Confidentialité :
   • Toutes les informations fournies au cours de cet audit resteront confidentielles et ne seront utilisées que pour vérifier l'éligibilité à l'emploi.
4. Non-discrimination :
   • Cet audit sera mené de manière non discriminatoire. La sélection pour l'examen sera basée sur des critères neutres et non discriminatoires.
5. Calendrier :
   • L'audit débutera le [date de début] et devrait être achevé pour le [date de fin].
6. Soutien :
   • Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette procédure, veuillez contacter [la personne de contact] à [coordonnées].

Nous vous remercions de votre coopération et de votre compréhension alors que nous entreprenons cette importante activité de conformité. En répondant rapidement à toute demande d'information, vous contribuerez à assurer un processus d'audit efficace et sans heurts.

Nous vous remercions de l'attention que vous porterez à cette question.

Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,

[Votre nom]

[Votre titre]

[Nom de l'entreprise]

[Informations de contact]

Pièces jointes :

• Liste des documents acceptables pour la vérification I-9

Accusé de réception :

Je, [nom de l'employé], reconnais avoir reçu, lu et compris l'avis aux employés concernant la vérification des documents I-9.

Signature : ________________________

Date : _____________________________

Comprendre le processus de vérification I-9

La procédure de vérification I-9 est imposée par les services américains de la citoyenneté et de l'immigration (USCIS) afin de confirmer l'identité et l'autorisation d'emploi des personnes embauchées aux États-Unis. Le processus implique que l'employé et l'employeur remplissent le formulaire I-9.

1) Responsabilités des employés

Les employés doivent remplir la section 1 du formulaire I-9 au plus tard lors de leur premier jour de travail. Ils sont tenus de fournir des informations exactes sur leur identité et leur autorisation de travail et de présenter des documents acceptables prouvant qu'ils sont autorisés à travailler.

2) Responsabilités de l'employeur

Les employeurs doivent remplir la section 2 du formulaire I-9 dans les trois jours ouvrables suivant le premier jour de travail de l'employé. Il s'agit d'examiner les documents présentés par l'employé pour s'assurer qu'ils semblent authentiques et qu'ils concernent l'employé. Les employeurs doivent également conserver le formulaire I-9 rempli et le mettre à la disposition des fonctionnaires autorisés qui en feraient la demande.

Conclusion

En conclusion, la vérification des documents I-9 est une tâche importante pour les professionnels des ressources humaines et les responsables de la conformité, car elle permet de s'assurer que tous les employés sont autorisés à travailler aux États-Unis. Nous vous encourageons à utiliser le modèle de notification inclus dans cet article afin de rationaliser votre processus de vérification I-9 et de vous assurer que toutes les étapes nécessaires sont suivies avec précision, améliorant ainsi les efforts de conformité de votre organisation.