Avis de reprise de fonction

En tant que professionnel des ressources humaines, vous devez communiquer clairement à tous les employés le moment où votre organisation décide d'effectuer une transition entre les opérations à distance et le retour au bureau. Un avis de retour au bureau bien rédigé donne un ton positif à la réintégration et rassure les employés sur leur santé et leur sécurité. Ce modèle d'Avis de retour au bureau vous servira de guide pratique pour élaborer une communication claire et professionnelle. Vous pouvez l'adapter pour qu'il corresponde aux besoins et aux politiques spécifiques de votre organisation.

Modèle d'avis de reprise d'activité

[Nom de l'entreprise]

[Adresse de l'entreprise]

[Ville, État, code postal]

Téléphone : [Numéro de téléphone de l'entreprise]

Courriel : [Adresse électronique de l'entreprise]

Site web : [URL du site web de l'entreprise]

AVIS DE REPRISE DE FONCTION

Date : [insérer la date]

Chers employés de [Nom de l'entreprise],

Nous espérons que ce message vous trouvera, vous et vos proches, en bonne santé. Dans le cadre de nos efforts continus pour répondre aux besoins de notre organisation et de nos employés, nous avons le plaisir d'annoncer le retour prévu de nos bureaux physiques.

Date de retour au bureau : [insérer la date]

Emplacement des bureaux :

• [Lieu 1 : Adresse du bureau]
• [Lieu 2 : Adresse du bureau]
• [Autres lieux le cas échéant]

Horaire de travail :

• Date de début : [Insérer la date de début]
• Heures de travail : [Insérer les heures de travail, par exemple, de 9h00 à 17h00].
• Jours de travail requis : [Précisez les jours, par exemple, du lundi au vendredi].
• Options de travail à distance : [Préciser si elles sont disponibles ou non]

Protocoles de santé et de sécurité :

Votre santé et votre sécurité sont nos principales priorités. Les protocoles suivants seront mis en œuvre pour garantir un environnement de travail sûr pour tous :

• Exigence de masque : [Préciser si les masques sont obligatoires ou facultatifs].
• Distance sociale : [Préciser les exigences en matière de distance, par exemple 6 pieds de distance].
• Assainissement : Nettoyage et assainissement réguliers des parties communes
• Examens de santé : [Préciser si des contrôles de température ou des questionnaires de santé sont nécessaires].
• Politique de vaccination : [Détailler toute exigence ou recommandation en matière de vaccination]

Retour aux lignes directrices du bureau :

• Configuration de l'espace de travail : [Fournir toutes les instructions relatives à la configuration des espaces de travail].
• Objets personnels : [Indiquez les objets que les employés doivent apporter, par exemple les ordinateurs portables, les chargeurs].
• Réunions : [Expliquer toute nouvelle politique concernant les réunions en personne].
• Pauses et espaces communs : [Décrire les protocoles d'utilisation des salles de pause, des cuisines, etc.]

Soutien et ressources :

Nous comprenons que cette transition peut susciter des questions ou des inquiétudes. Pour vous aider, nous avons mis en place les ressources suivantes :

• Contact RH : [Nom, adresse électronique et numéro de téléphone du contact RH].
• Assistance informatique : [Coordonnées de l'assistance informatique]
• Ressources en matière de santé mentale et de bien-être : [Indiquer les ressources ou programmes disponibles]

Nous apprécions votre flexibilité, votre dévouement et vos efforts continus en ces temps difficiles. Votre coopération dans le respect des lignes directrices et des protocoles est cruciale pour assurer une transition en douceur et en toute sécurité vers le retour au bureau. Nous nous réjouissons de reprendre contact avec vous en personne et de poursuivre notre travail de collaboration.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter.

Nous vous remercions de votre attention et de votre engagement.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[PDG/Nom du dirigeant]

[PDG/poste de direction]

[Nom de l'entreprise]

Raison d'être du retour au bureau

La décision de retourner au bureau est motivée par de multiples facteurs, notamment l'amélioration de la collaboration, la promotion d'une culture d'entreprise cohésive et l'augmentation de l'engagement des employés. Si le travail à distance s'est avéré efficace pour maintenir la productivité, l'environnement de bureau offre des avantages uniques qui favorisent l'innovation et le travail d'équipe. Les interactions en face à face conduisent souvent à une communication plus efficace et à un sentiment de connexion plus fort entre les collègues.

Décrire les raisons du retour

Lors de la rédaction de l'avis, il est essentiel de communiquer les raisons qui motivent la décision de reprendre le travail. Ces raisons peuvent être les suivantes

• Amélioration de la collaboration : Soulignez comment les interactions en personne peuvent renforcer la collaboration et la créativité au sein de l'équipe.
• Augmentation de la productivité : Citez des études ou des idées qui suggèrent que certains types de travail bénéficient d'un environnement de bureau.
• Cohésion d'équipe : Souligner l'importance des interactions sociales qui contribuent à une culture d'entreprise saine.

En présentant clairement ces points, les professionnels des ressources humaines peuvent aider les employés à comprendre l'importance stratégique de la transition.

Détail de la chronologie

Un calendrier bien défini est essentiel pour préparer les employés au retour au travail. Les professionnels des ressources humaines doivent définir :

• Dates clés : Indiquez quand les modèles de travail hybrides ou le travail à temps plein dans les bureaux commenceront.
• Approche progressive : Le cas échéant, discuter d'un retour progressif, permettant aux départements d'effectuer une transition graduelle.
• Plans de flexibilité : Pour les salariés ayant des circonstances particulières, décrivez les procédures à suivre pour demander des options de travail à distance ou d'autres arrangements.

L'établissement d'un calendrier transparent permettra aux employés de planifier en conséquence et facilitera la transition.

Protocoles de santé et de sécurité

La sécurité doit être la priorité absolue dans la transmission de l'avis de reprise du travail. Il est essentiel d'informer les employés des mesures de santé et de sécurité qui seront mises en place, notamment :

• Procédures d'assainissement : Expliquez comment le bureau sera nettoyé et désinfecté régulièrement afin de garantir un environnement de travail sûr.
• Mesures d'éloignement social : Détaillez les protocoles de distanciation sociale, tels que la réduction de la capacité des parties communes ou l'échelonnement des heures de travail.
• Politiques relatives aux masques : Communiquez clairement les directives concernant le port du masque dans les espaces partagés, ainsi que les politiques de vaccination, le cas échéant.

En définissant ces protocoles, les professionnels des ressources humaines peuvent aider les employés à se sentir plus en sécurité lors de leur retour sur le lieu de travail.

Ressources pour le soutien aux employés

Afin de maintenir le moral des troupes et d'apporter un soutien pendant cette transition, il est utile d'inclure des ressources dans la notification. Les équipes RH devraient envisager

• Programmes d'aide aux employés (PAE) : Soulignez la disponibilité des PAE qui offrent des ressources, des conseils et un soutien en matière de santé mentale.
• Section FAQ : Fournissez un lien ou une pièce jointe vers un document contenant les questions les plus fréquemment posées et les réponses concernant le retour au bureau. Cela peut aider à répondre aux préoccupations les plus courantes.
• Canaux de retour d'information : Encouragez les employés à exprimer leurs sentiments sur le retour, que ce soit par le biais d'enquêtes, de boîtes à suggestions ou de forums ouverts.

Conclusion

Lorsque vous passez d'une activité à distance à une activité au bureau, vous devez communiquer clairement avec tous les employés. Utilisez le modèle fourni pour vous assurer que votre message est complet et cohérent. Un avis bien structuré facilitera le processus de retour et rassurera les employés quant à leur importance et à l'engagement de l'entreprise à l'égard de leur bien-être. En suivant les lignes directrices et en utilisant le modèle, vous pouvez créer un environnement positif et productif.