Liste de contrôle : Décès d'un employé

Les organisations doivent être prêtes à faire face à des événements inattendus, comme le décès d'un employé. Outre le deuil, des considérations pratiques et logistiques doivent être prises en compte pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise. Pour vous aider à planifier vos effectifs, nous avons créé une liste de contrôle complète : décès d'un employé que vous pouvez personnaliser et gérer l'événement malheureux du décès d'un employé avec compassion, respect et efficacité.

Liste de contrôle : Modèle de décès d'un employé

Actions immédiates (dans les 24 heures)

1. Vérifier les informations
   • Confirmer le décès par des sources fiables (famille, hôpital, etc.).
   • Notifier les parties prenantes internes concernées (RH, supérieur hiérarchique direct, direction).
2. Communiquer en interne
   • Informer les RH et le chef de service.
   • Informer les membres de l'équipe immédiate personnellement ou lors d'une réunion.
   • Envoyez une notification à l'ensemble de l'entreprise, en respectant la vie privée de la personne décédée et de sa famille.
3. Communiquer avec l'extérieur
   • Informer les clients et les partenaires extérieurs si nécessaire.
   • Préparer une déclaration publique, le cas échéant.
4. Offrir un soutien
   • Apporter un soutien émotionnel aux collègues (services d'aide à l'emploi, conseils).
   • Organiser la visite d'un représentant de l'entreprise à la famille (le cas échéant).
5. Sécuriser les biens personnels
   • Rassembler et mettre en sécurité les effets personnels de l'employé.
   • Organiser la restitution des biens à la famille.

Actions à court terme (au cours de la première semaine)

1. Tâches administratives
   • Mettre à jour le système de paie pour arrêter les paiements.
   • Traiter toutes les demandes de remboursement de frais en suspens.
   • Notifier l'organisme de prévoyance et traiter les demandes d'assurance-vie.
   • Traiter les questions relatives aux pensions ou aux comptes de retraite.
2. Obligations légales
   • Remplir les documents juridiques nécessaires (certificat de décès, notification aux autorités compétentes).
3. Transition des fonctions
   • Réaffecter temporairement les tâches et les responsabilités de l'employé décédé.
   • Communiquer avec l'équipe et les clients au sujet du plan de transition.
4. Soutien à la famille
   • Offrir un soutien à la famille (aide pour les formalités administratives, les prestations, etc.)
   • Coordonner la participation de l'entreprise aux services funéraires (fleurs, dons).
5. Suivi de la communication
   • Assurer une communication permanente avec l'équipe et les parties prenantes en ce qui concerne les mises à jour ou les changements.

Actions à long terme (au cours du premier mois)

1. Dossiers des employés
   • Archiver les dossiers de l'employé décédé conformément à la politique de l'entreprise et aux exigences légales.
2. Examiner et ajuster les charges de travail
   • Évaluer et redistribuer la charge de travail de manière permanente si nécessaire.
   • Envisagez d'engager un remplaçant si nécessaire.
3. Soutien continu
   • Continuer à offrir un soutien émotionnel aux collègues si nécessaire.
   • Surveiller le moral de l'équipe et répondre à toute préoccupation.
4. Examen des politiques
   • Examiner et mettre à jour les politiques de l'entreprise relatives au décès d'un employé et aux mécanismes de soutien.
5. Mémorisation
   • Envisagez des moyens d'honorer la contribution de l'employé décédé (service commémoratif, don à une organisation caritative, etc.)

Listes de contrôle pour des départements spécifiques

Ressources humaines

• Traiter l'assurance-vie et d'autres avantages.
• Mettre à jour les dossiers d'emploi et les fiches de paie.
• Coordonner les services de soutien pour l'équipe.

Finances

• Finaliser les paiements en cours ou les demandes de remboursement de frais.
• Gérer les prestations financières pour la famille.

IT

• Sécuriser et gérer les actifs numériques de l'employé décédé.
• Mettre à jour les droits d'accès et désactiver les comptes.

Gestion

• Communiquer avec l'équipe et les parties prenantes.
• Superviser la transition des tâches et la redistribution de la charge de travail.

Communication/Relations publiques

• Préparer et diffuser des communications internes et externes.
• Traiter les demandes des médias, le cas échéant.

Juridique

• Veiller à ce que tous les documents juridiques soient complétés et archivés.
• Assurer la liaison avec les représentants légaux de la famille du défunt si nécessaire.

En suivant cette liste de contrôle, les organisations peuvent gérer l'événement malheureux du décès d'un employé avec compassion, respect et efficacité.

Comprendre l'impact

Le décès d'un employé peut avoir un impact profond sur l'ensemble de l'organisation. Il peut entraîner des sentiments de choc, de chagrin et de confusion parmi les employés, ainsi qu'une baisse de la productivité et du moral. Il est essentiel que les organisations reconnaissent la charge émotionnelle que cette perte peut avoir sur le lieu de travail et qu'elles apportent leur soutien aux employés en deuil.

Créer un environnement favorable

Face à une telle tragédie, les organisations doivent s'efforcer de créer un environnement de soutien et de compassion pour les employés en deuil. Il peut s'agir d'offrir des services de conseil, d'organiser des groupes de soutien ou de prévoir des aménagements de travail pour ceux qui ont besoin de temps pour faire leur deuil. En faisant preuve d'empathie et de compréhension, les entreprises peuvent aider leurs employés à surmonter leur chagrin tout en maintenant un sentiment de normalité sur le lieu de travail.

Communiquer efficacement

Une communication efficace est essentielle en période de crise, comme le décès d'un employé. Les organisations doivent faire preuve de transparence et d'ouverture dans leur communication avec les employés sur ce qui s'est passé, sur l'impact que cela aura sur l'organisation et sur les systèmes de soutien mis en place. Il est important de tenir les employés informés tout en respectant la vie privée et la confidentialité de la famille de l'employé décédé.

Planifier l'avenir

À la suite du décès d'un employé, les organisations doivent mettre en place un plan pour aller de l'avant. Il peut s'agir de redistribuer la charge de travail, de réaffecter les responsabilités ou d'embaucher du personnel supplémentaire pour combler le vide laissé par l'employé décédé. Il est important que les organisations relèvent les défis logistiques qui peuvent résulter du décès et veillent à ce que les opérations se poursuivent sans heurts.

Honorer la mémoire

Il est important pour les organisations d'honorer la mémoire de l'employé décédé d'une manière respectueuse et significative. Il peut s'agir d'organiser un service commémoratif, de créer un hommage sur le lieu de travail ou d'établir une bourse ou un fonds de bienfaisance en son nom. En commémorant la vie et les contributions de l'employé, les organisations peuvent aider les employés à tourner la page et à entamer le processus de guérison.

Conclusion

En conclusion, la gestion du décès d'un employé est une situation délicate et difficile à laquelle les organisations peuvent être confrontées. Une liste de contrôle complète : décès d'un employé peut aider les organisations à traverser cette période difficile avec empathie, respect et professionnalisme. Les étapes telles que la notification aux parties prenantes, le soutien aux employés et les questions pratiques doivent être incluses dans la liste de contrôle. Il est également essentiel de donner la priorité au bien-être des membres de l'équipe pendant la période de deuil. La compassion, une communication claire et une approche proactive sont essentielles pour traverser ce processus avec dignité et intégrité.