Autorisation de vérification des antécédents des dossiers de véhicules à moteur

La mise en œuvre d'une vérification approfondie des antécédents peut contribuer à réduire les risques, à améliorer la sécurité sur le lieu de travail et à promouvoir une culture de la responsabilité au sein de l'organisation. Pour rationaliser ce processus, nous avons créé un modèle de formulaire Vérification des antécédents : Autorisation d'obtenir les dossiers des véhicules à moteur qui garantira la conformité et l'efficacité de l'obtention des autorisations nécessaires pour les vérifications d'antécédents.

Vérification des antécédents : Autorisation d'obtenir les dossiers des véhicules à moteur

Autorisation d'obtenir les dossiers des véhicules à moteur

Je, [nom complet de l'employé], autorise par la présente [nom de l'entreprise] à obtenir et à examiner mon dossier de véhicule à moteur (MVR) à des fins liées à l'emploi. Il s'agit de mon dossier de conduite et de tout autre dossier pertinent qui pourrait être conservé par le Department of Motor Vehicles (DMV) ou tout autre département des véhicules à moteur.

Objet de la demande :

Vérification des antécédents avant embauche

☐ Examen périodique du dossier de conduite pour l'emploi

☐ Autre : _______________

Informations personnelles :

• Nom complet :
• Date de naissance :
• Numéro de permis de conduire :
• État délivré :
• Date d'expiration de la licence :

Consentement :

En signant ce formulaire, je reconnais que je comprends la raison de cette demande et que les informations obtenues seront utilisées à des fins professionnelles légitimes liées à mon emploi. J'autorise en outre la divulgation de toute information relative à mes antécédents de conduite à [Nom de l'entreprise]. Je comprends que cette autorisation restera en vigueur pendant toute la durée de mon emploi, à moins qu'elle ne soit révoquée par écrit.

Je comprends que le refus de donner mon consentement peut entraîner le retrait de mon offre d'emploi ou d'autres conséquences liées à l'emploi.

Signature de l'employé :

Date :

Signature du témoin (si nécessaire) :

Date :

Représentant de l'entreprise :

• Nom complet :
• Titre :
• Signature :
• Date :

Avis à l'employé :

Les informations obtenues à partir de votre dossier de véhicule à moteur resteront confidentielles et ne seront utilisées qu'à des fins autorisées par la loi.

Réservé à l'usage du bureau :

• Date de la demande de permis de conduire :
• Date de réception du MVR :
• Révisé par :
• Notes/Findings :

Note : Ce formulaire est conforme à toutes les lois fédérales et nationales applicables concernant l'acquisition et l'utilisation des dossiers de véhicules à moteur à des fins d'emploi.

Considérations juridiques :

1. Conformité à la Fair Credit Reporting Act (FCRA) : Les vérifications de MVR étant considérées comme une forme de rapport sur les consommateurs en vertu de la FCRA, les employeurs doivent suivre des directives strictes pour garantir la conformité, notamment :

informer par écrit l'employé ou le candidat de l'intention de procéder à une vérification des antécédents.

Obtenir le consentement écrit de l'employé avant de procéder.

Fournir une copie du rapport et une explication des droits si une action négative est envisagée sur la base des conclusions.

2. Réglementations spécifiques à l'État :

Certains États ont des exigences supplémentaires en ce qui concerne l'obtention et l'utilisation des dossiers de véhicules à moteur. Par exemple, la loi californienne sur les agences de renseignements sur les consommateurs (Investigative Consumer Reporting Agencies Act - ICRAA) prévoit des exigences plus strictes pour l'utilisation des rapports d'enquête.

3. Lois sur la protection de la vie privée :

Les dossiers de conduite contiennent des informations personnelles et il est important de protéger la vie privée des employés en veillant à ce que les dossiers ne soient consultés que par le personnel autorisé et utilisés à des fins liées à l'emploi.

Meilleures pratiques pour les professionnels des ressources humaines :

1. Établir une politique écrite :

Élaborez une politique officielle précisant les postes pour lesquels un contrôle du permis de conduire est nécessaire, la fréquence des contrôles et la manière dont les résultats seront traités. Incluez ces informations dans le manuel de l'entreprise ou dans le manuel de sécurité.

2. Assurer la cohérence et l'équité :

Appliquez votre politique de vérification des dossiers médicaux de manière cohérente à tous les employés occupant des fonctions similaires, afin d'éviter les plaintes pour discrimination ou traitement inéquitable.

3. Maintenir la confidentialité :

Garder les rapports de conduite confidentiels et en limiter l'accès au personnel des ressources humaines et de la direction qui a besoin de ces informations pour prendre des décisions en matière d'emploi.

4.Documenter tout :

Conservez les formulaires de consentement, les rapports MVR et toute communication concernant les mesures d'emploi prises sur la base des résultats. Cette documentation est essentielle pour démontrer la conformité avec la FCRA et d'autres lois.

Conclusion

En conclusion, la vérification des antécédents en matière de conduite automobile est une étape essentielle pour garantir la sécurité et la fiabilité des employés qui conduisent les véhicules de l'entreprise ou qui sont tenus de conduire dans le cadre de leurs responsabilités professionnelles. En vérifiant les dossiers de conduite, les professionnels des ressources humaines peuvent atténuer les risques potentiels, protéger l'entreprise de toute responsabilité et maintenir un environnement de travail sûr. Le modèle de formulaire d'autorisation d'obtention du dossier de conduite facilitera les approbations nécessaires et renforcera la conformité aux réglementations, contribuant ainsi à des décisions d'embauche plus éclairées et à une organisation plus sûre.