Modèle de courriel pour une offre de prolongation de contrat

Pourquoi est-ce important ?

Afin de conserver une main-d'œuvre solide et stable, il est essentiel de proposer un contrat à un candidat, à un employé ou à un ancien travailleur. Cela montre que l'organisation apprécie ses réalisations et qu'elle est prête à investir dans son développement continu.

En outre, il peut contribuer à retenir des personnes exceptionnelles et à assurer une transition sans heurts pour les initiatives en cours.

Quand envoyer ?

La durée du contrat en cours, les exigences particulières de l'entreprise, les performances et les aspirations de la personne, ainsi que d'autres considérations, influenceront le moment où une offre de prolongation de contrat sera faite.

Pour disposer de suffisamment de temps pour la planification et la négociation, l'idéal est de commencer à parler des prolongations de contrat plusieurs mois avant que le contrat existant ne prenne fin.

Une exigence légale ou commerciale susceptible d'affecter la durée ou les conditions de l'offre de prolongation doit également être prise en compte.

Que faut-il inclure ?

Il est essentiel d'être précis et complet lorsque vous décrivez les paramètres de votre offre de prolongation de contrat dans un courriel, ainsi que toute attente ou demande pertinente.

Voici quelques éléments clés à inclure :

• Une brève introduction ou un résumé de la raison de l'offre de prolongation.
• Détails spécifiques concernant la durée de la prolongation, la rémunération ou les avantages, et toute autre condition pertinente.
• Une explication claire de toutes les attentes ou exigences liées à la prolongation, telles que la poursuite d'un projet, le développement professionnel continu ou d'autres engagements.
• Un calendrier clair pour la prise de décision et les étapes suivantes, y compris les délais ou les étapes à respecter.
• Les coordonnées de la personne ou de l'équipe chargée de l'offre de prolongation, au cas où le candidat ou l'employé aurait des questions ou des préoccupations.

Le courriel doit également être rédigé sur un ton formel, respectueux et compatissant, en prenant note des inquiétudes ou des demandes potentielles du destinataire.

Modèle d'e-mail

Objet : Offre de prolongation de contrat

Cher [Nom du candidat/employé],

J'espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Nous vous écrivons pour vous proposer une prolongation de votre contrat actuel avec [Nom de l'organisation].

Nous avons été impressionnés par vos contributions à notre équipe et nous pensons que votre participation continue sera inestimable au fur et à mesure que nous progressons dans nos projets et initiatives en cours.

L'offre de prolongation porterait sur une période de [durée de la prolongation], commençant le [date de début] et se terminant le [date de fin]. La rémunération pour cette prolongation sera de [détails de la rémunération et des avantages], et nous sommes également heureux de discuter de toute exigence ou demande supplémentaire que vous pourriez avoir.

Dans le cadre de cette prolongation, nous aimerions discuter de votre rôle et de vos responsabilités au sein de l'organisation. Nous pensons que plusieurs projets et initiatives importants bénéficieraient de votre expertise et de votre leadership, et nous voudrions nous assurer que vous êtes pleinement engagé dans ces efforts.

Nous comprenons que vous puissiez avoir des questions ou des préoccupations au sujet de cette offre et nous serions heureux d'en discuter avec vous. N'hésitez pas à contacter [personne ou équipe de contact] à [coordonnées] pour en discuter davantage.

Nous vous remercions pour votre travail et votre dévouement à [Nom de l'organisation] et nous nous réjouissons de travailler avec vous dans les mois à venir.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]

[Votre titre]

[Nom de l'organisation]