Modèle d'invitation à un événement d'entreprise

Pourquoi est-ce important ?

Les événements d'entreprise sont une excellente occasion de présenter la culture, les valeurs et les objectifs de l'entreprise. C'est également un excellent moyen de nouer des contacts avec d'autres professionnels, d'établir des relations et de promouvoir l'engagement des employés. L'invitation à des événements d'entreprise est un moyen stratégique de renforcer la marque, de créer une publicité positive et d'accroître la visibilité de l'entreprise dans le secteur.

Quand envoyer ?

Les invitations aux événements organisés par l'entreprise doivent être envoyées au moins deux semaines avant la date de l'événement. Les invités disposent ainsi de suffisamment de temps pour répondre, planifier leur emploi du temps et prendre les dispositions nécessaires pour assister à l'événement. Si l'événement est plus important ou si les invités voyagent, les invitations doivent être envoyées plus tôt pour permettre l'organisation du voyage.

Que faut-il inclure ?

1. Objet : L'objet doit être clair, concis et spécifique à l'événement. Elle doit fournir une brève description de l'événement et indiquer la date.
2. Salutation : Adressez-vous au destinataire par son nom ou son titre pour personnaliser l'e-mail et établir une connexion.
3. Introduction : Présentez-vous, présentez votre entreprise et décrivez brièvement l'objectif de l'événement.
4. Date et heure : Indiquez la date, l'heure et la durée de l'événement. Veillez à préciser le fuseau horaire, surtout si les invités viennent de différentes parties du monde.
5. Lieu : Mentionnez le lieu, l'adresse et toute information nécessaire concernant le transport ou le parking.
6. Code vestimentaire : Précisez le code vestimentaire de l'événement, le cas échéant.
7. Ordre du jour : Donnez un bref aperçu de l'ordre du jour de l'événement, y compris les orateurs principaux, les ateliers et les autres activités.
8. RSVP : Demandez à vos invités de répondre avant une date précise et fournissez-leur des informations de contact, telles qu'un courriel ou un numéro de téléphone, pour qu'ils puissent vous répondre.
9. Clôture : Remerciez l'invité d'avoir envisagé de participer à l'événement et exprimez votre enthousiasme pour sa présence. Indiquez toutes les coordonnées utiles en cas de questions.

Modèle d'e-mail

Objet : Invitation à [Nom de l'événement] le [Date de l'événement]

Cher [Nom du destinataire],

J'espère que ce courriel vous trouvera en bonne santé. Je suis [Votre nom] de [Nom de l'entreprise] et je vous écris pour vous inviter à notre prochain [Nom de l'événement]. Nous serions ravis que vous participiez à cet événement avec nous.

L'événement est prévu au [lieu de l'événement] le [date de l'événement] de [heure de début de l'événement] à [heure de fin de l'événement]. Notre programme sera intéressant, avec des orateurs principaux, des ateliers et des possibilités de mise en réseau.

Nous vous demandons respectueusement de répondre avant le [date limite de réponse] à [coordonnées de réponse] en indiquant le [code vestimentaire] pour l'événement. Si vous avez des restrictions alimentaires ou des besoins spécifiques, faites-le nous savoir et nous ferons de notre mieux pour les satisfaire.

Nous pensons que votre présence contribuera grandement à l'événement et nous nous réjouissons de vous accueillir.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse suivante : [Coordonnées].

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]

[Nom de l'entreprise]