Suivi du temps

Qu'est-ce que le suivi du temps ?

Le suivi du temps fait souvent référence à la manière dont les entreprises enregistrent les heures de travail de leurs employés. Cette évaluation des heures travaillées sur des projets ou des activités est ensuite utilisée pour s'assurer que les employés sont correctement récompensés.

Les saisies de temps sont utilisées non seulement pour la paie, mais elles constituent également un moyen sûr pour les gestionnaires de contrôler où va le temps des employés et combien de temps il leur faut pour effectuer une certaine activité.

La saisie des temps n'est pas seulement utilisée pour la paie, mais elle constitue également un moyen sûr pour les gestionnaires de contrôler où va le temps des employés et combien de temps il leur faut pour effectuer une certaine activité. Lorsque les tâches qui prennent le plus de temps sont clairement identifiées, il est possible de réfléchir à la manière dont ce temps est utilisé de manière appropriée. Les tâches qui prennent le plus de temps ne sont pas toujours celles qui demandent le plus d'efforts ou qui apportent le plus de valeur. Bien souvent, c'est le contraire qui est vrai.

Qu'est-ce que la saisie du temps ?

La saisie des temps est la procédure quotidienne par laquelle l'employeur saisit les heures de début et de fin de travail des salariés, ainsi que les pauses non spécifiées dans le contrat du salarié.

Ces temps sont connus sous le nom d'horodateurs et peuvent être enregistrés sur un document physique appelé carte de pointage ou électroniquement à l'aide d'une feuille de calcul ou d'un logiciel de suivi du temps. La saisie du temps est parfois appelée "pointage" ou "poinçonnage", ce dernier terme désignant le fait de "poinçonner" le bouton d'une pointeuse physique qui tamponne l'heure sur une carte de pointage en papier.

Pourquoi le suivi du temps est-il important ?

• Le suivi du temps offre une visibilité en temps réel des projets et révèle des indicateurs opérationnels cruciaux qui seraient autrement invisibles. Le benchmarking, la budgétisation, l'estimation et la conformité ont tous besoin du suivi du temps. Il améliore l'efficacité des équipes, la productivité des organisations et la rentabilité des entreprises.
• Il permet de découvrir les coûts réels des opérations de l'entreprise et fournit aux dirigeants, aux cadres et aux employés des données cruciales sur la saisie du temps. Les dirigeants peuvent ensuite examiner ces données, ce qui permet souvent d'obtenir des informations opérationnelles précieuses.
• En mesurant le temps de travail des employés, les organisations peuvent découvrir des centres de coûts cachés et des initiatives peu performantes qui, autrement, passeraient inaperçues. En obtenant ces informations, elles peuvent souvent éviter le paiement d'heures supplémentaires coûteuses et les retards de projets, qui augmentent tous deux le coût réel des projets.
• Les organisations qui emploient des salariés non exemptés doivent utiliser un système de suivi du temps de travail. Cela permet de garantir que toutes les heures supplémentaires sont documentées et que la masse salariale est répartie avec précision. L'absence de suivi efficace des heures supplémentaires des salariés peut entraîner des pénalités, des litiges et de graves perturbations sur le lieu de travail.
• Les dirigeants obtiennent une vision en temps réel de l'utilisation et de la disponibilité du personnel lorsque les normes de suivi du temps sont appliquées. Grâce à ces informations, les entreprises peuvent prévoir quand et si un projet dépassera le budget, et limiter la quantité de travail non facturable ou gratuit. Ces données permettent également de déterminer les besoins en matière d'emploi, de planifier des projets à long terme et d'effectuer d'autres tâches.

Comment présenter le suivi du temps aux employés

Avant de mettre en place un système de chronométrage, réfléchissez à la réaction de chacun. Les tentatives de contrôle de l'activité d'une personne au travail sont souvent accueillies avec hostilité. Malgré ses nombreux avantages, tout type de rapport sur la gestion du temps est susceptible de susciter l'opposition de l'équipe, qui a l'impression d'être surveillée en permanence.

Cette réaction résulte d'une conception erronée de l'utilisation prévue des données. Certaines personnes pourraient craindre que leurs feuilles de temps soient utilisées contre elles ou que leur introduction soit une tentative intentionnelle de microgestion.

Il est de la responsabilité d'un manager d'encourager la discussion sur le suivi du temps et d'exposer correctement les cas d'utilisation. Obtenez le soutien de l'équipe en exposant les justifications réelles de l'utilisation du suivi du temps.

Les hommes d'affaires qui réussissent se donnent beaucoup de mal pour démontrer la valeur du suivi du temps, tant pour les individus que pour les entreprises. Les membres d'une équipe peuvent utiliser le suivi du temps pour atteindre leurs objectifs individuels et collectifs en investissant du temps dans leur développement personnel et professionnel.

Conclusion

Sans application de suivi du temps, il est difficile de contrôler le personnel, son temps et les projets de l'entreprise. Bien que cela soit sans aucun doute faisable, les choses changent.

De nos jours, la précision et la cohérence sont nécessaires. Des données précises peuvent fournir des informations qui permettent à l'entreprise de rester rentable et à votre personnel d'être productif. Le suivi du temps est un sujet crucial, c'est pourquoi les logiciels de suivi du temps sont devenus si populaires.