Description sommaire du régime

Qu'est-ce qu'une description sommaire du régime ?

Les descriptions sommaires des régimes (Summary Plan Descriptions - SPD) sont des documents souvent utilisés qui résument les principaux éléments d'un régime d'assurance à prestations ou à cotisations définies, tels que les conditions d'admissibilité, l'étendue de la couverture offerte et les formules utilisées pour déterminer les prestations et les versements. Après la souscription d'une police, les prestataires sont tenus, en vertu de la loi de 1974 sur la sécurité des revenus de retraite des salariés (ERISA), de remettre une copie de la description sommaire du régime à chaque salarié. L'explication doit être simple à lire et facilement accessible.

Quelles sont les polices d'assurance médicale qui exigent une description sommaire du régime (DSR) ?

Les plans tels que ceux présentés ci-dessous doivent faire l'objet d'un DOCUP :

• Régimes d'assurance maladie collective
• assurance vie
• assurance dentaire
• assurance vision
• assurance invalidité
• les régimes de retraite
• les accords de remboursement des frais de santé

Qu'est-ce qui doit être inclus dans le Spd ?

Le DOCUP doit être préparé en tenant compte du participant ordinaire et contenir suffisamment d'informations pour informer les personnes couvertes de leurs droits, devoirs et prestations dans le cadre du régime.

• L'ERISA fournit une description générale des informations qui doivent être incluses dans le SPD.
• De nombreuses lois exigent également la divulgation de certains droits et avantages, et ces informations peuvent varier considérablement d'un régime à l'autre en raison des différents avantages.
• Le DOCUP peut également contenir d'autres avis qui doivent être donnés lors de l'inscription, ce qui est souvent le cas. Il n'est pas nécessaire de faire figurer ces alertes dans le DOCUP, et cela n'est fait que pour des raisons de commodité.

Quand et à qui le Spd doit-il être livré ?

• Dans les 120 jours suivant la mise en place du régime de retraite, l'entreprise doit fournir le SPD à tous les travailleurs éligibles. Dans les 90 jours suivant l'admission d'un nouveau salarié au régime, l'employeur doit lui remettre le SPD une fois qu'il a été initialement distribué. En outre, le SPD doit être envoyé aux bénéficiaires du régime dans les 90 jours suivant la date à laquelle ils deviennent éligibles aux prestations.
• Un RCP modifié doit être publié au moins tous les cinq ans si le régime a fait l'objet d'ajustements. Au moins tous les dix ans, un RCP actualisé doit être publié, même si aucune modification n'a été apportée au régime.

Quelles sont les conséquences de l'absence d'un document écrit sur le plan d'action ?

Le fait de ne pas disposer d'un document de régime ou d'un SPD n'est pas spécifiquement punissable en vertu de l'ERISA. Toutefois, l'absence de document de régime ou de SPD peut avoir de graves conséquences pour l'employeur, notamment les suivantes :

• Un DOCUP doit être remis à un participant ou à un bénéficiaire qui en fait la demande dans les 30 jours suivant la demande. Dans le cas contraire, l'employeur s'expose à une amende du DOL pouvant aller jusqu'à 110 dollars par jour.
• Le DOL demandera probablement une copie du document du plan et du SPD si un plan fait l'objet d'un audit. Si un employeur ne se conforme pas à la demande du DOL, cela peut entraîner d'autres demandes de documents et des procédures d'application du DOL. S'il ne fournit pas ce document, le DOL peut également imposer une amende de 156 dollars par jour (maximum de 1 566 dollars par demande).
• L'utilisation par le participant d'autres éléments de preuve ou d'affirmations de l'employeur pour étayer des demandes de prestations ou des actions en justice contre l'employeur est également autorisée en l'absence d'un DOCUP.

Comment distribuer les spds

La distribution des DOCUP aux employés peut se faire de différentes manières. Si le document est envoyé par courrier, il est essentiel de s'assurer que toutes les personnes figurant sur la liste de diffusion le recevront. Les employeurs peuvent distribuer les DPU à leurs employés par les moyens suivants

• Courrier (première, deuxième ou troisième classe)
• les encarts spéciaux dans les publications de l'entreprise - à condition qu'un avis indiquant que le DOCUP est inclus soit placé bien en vue sur la couverture.
• Remise en main propre
• Distribution électronique (téléchargez le guide de distribution numérique pour connaître les exigences en matière de distribution électronique)

Qu'est-ce qui distingue une description sommaire du régime d'un document du régime ?

Document du plan

Les régimes conformes à l'ERISA doivent être "constitués et maintenus en vertu d'un instrument écrit" appelé document du régime. Le document du plan est un document détaillé décrivant les droits des participants et des bénéficiaires du plan. Il sert également de manuel au promoteur et à l'administrateur du régime pour la prise de décision et l'exécution de leurs tâches. Il décrit les prestations offertes, les personnes éligibles, la manière dont elles sont soutenues, le fiduciaire désigné, la manière dont le régime peut être modifié et les étapes de l'attribution des tâches liées au régime.

Description sommaire du régime

Le SPD est une exigence de l'ERISA pour les programmes d'avantages sociaux des employés. L'objectif principal du SPD est de fournir aux participants un résumé clair des détails du régime. De nombreux sujets spécifiques, notamment des informations sur l'identification et l'éligibilité au régime, une description des prestations du régime et des événements susceptibles d'entraîner leur perte ou leur refus, les procédures de demande de prestations et une déclaration des droits des participants en vertu de l'ERISA, doivent être inclus dans le SPD. Il doit être fourni à certains moments à des personnes spécifiques et être rédigé de manière à être compris par le participant ordinaire au régime.

Que contient la description sommaire d'un régime ?

La description sommaire du régime doit paraître professionnelle, car il s'agit d'un document juridique remis par une société à ses employés.

Le nom et l'année du régime, le numéro d'identification fiscale de l'employeur, le nom et l'adresse de l'employeur, ainsi que le nom et les coordonnées de l'administrateur du régime doivent y figurer. Les régimes de retraite et de soins de santé doivent également inclure un résumé des avantages, les caractéristiques du régime, les droits du salarié, les garanties de l'employeur et du fournisseur du régime, ainsi que toute autre donnée pertinente.

Conclusion

Si vous mettez en place un système de remboursement des frais de santé (HRA) ou d'autres avantages sociaux pour votre entreprise, la préparation d'un ensemble de documents relatifs au régime est l'une des premières exigences de la loi sur la sécurité des revenus de retraite des employés (ERISA) pour les administrateurs de régime. L'un de ces documents essentiels est le résumé de la description du régime (SPD).

La mise en place de votre première prestation conforme à la loi ERISA et la création de tous les documents nécessaires au régime peuvent sembler insurmontables, mais avec les ressources et l'assistance adéquates, cela peut être simple.