Politique de conservation des documents

Le service des ressources humaines traite une multitude de documents relatifs aux employés, depuis les documents d'accueil jusqu'aux évaluations des performances et aux documents de fin de contrat. En l'absence d'une politique adéquate de conservation des dossiers, il peut être difficile de savoir ce qui doit être conservé et pendant combien de temps.

Politique de conservation des documents

Résumé de la politique et objectif

L'objectif de cette politique de conservation des documents est d'établir des lignes directrices et des procédures pour la conservation, le stockage et l'élimination des documents afin de maintenir la conformité avec les exigences légales, réglementaires et opérationnelles. Cette politique vise à garantir la bonne gestion des documents tout au long de leur cycle de vie, de la création à la destruction, tout en favorisant l'efficacité et en minimisant les risques pour l'organisation.

Champ d'application

Cette politique s'applique à tous les employés, départements et filiales de l'organisation qui génèrent, reçoivent, conservent ou éliminent des documents sous quelque forme que ce soit, y compris, mais sans s'y limiter, les documents électroniques, numériques, physiques et verbaux. Elle englobe les documents créés et reçus dans le cadre de la conduite des affaires et comprend, sans s'y limiter, les documents financiers, les dossiers des clients, les dossiers des employés, les documents juridiques, les contrats et tout autre document nécessaire au fonctionnement de l'organisation.

Éléments de politique

1. Définition de la conservation des documents

La conservation des documents fait référence au processus de conservation et de gestion des documents pendant une période donnée, conformément aux exigences légales, réglementaires, opérationnelles et historiques. Elle implique la maintenance, le stockage et l'élimination des documents archivés conformément aux lois, aux réglementations et aux meilleures pratiques du secteur.

2. Respect des exigences légales et réglementaires

Tous les enregistrements doivent être conservés conformément aux lois, réglementations, obligations contractuelles et normes industrielles applicables. L'organisme doit établir et maintenir une compréhension globale des exigences légales et réglementaires pertinentes en matière de conservation des enregistrements et veiller au respect de ces exigences.

3. Classification et identification des enregistrements :

Les documents sont classés en fonction de leur nature, de leur importance et de leurs obligations légales et réglementaires. Un plan de classement des documents doit être élaboré et tenu à jour pour faciliter l'identification, l'organisation et la récupération des documents. Chaque document doit être correctement étiqueté, y compris les métadonnées pertinentes, afin d'identifier avec précision son contenu, son créateur et sa date de création.

4. Périodes de conservation des enregistrements :

L'organisme doit fixer des délais de conservation pour chaque type d'enregistrement en fonction des exigences légales, réglementaires, opérationnelles et historiques. Ces délais de conservation doivent tenir compte de facteurs tels que le secteur d'activité de l'organisme, les mandats légaux spécifiques, les obligations contractuelles et la nécessité d'une référence future ou d'une défense juridique.

5. Stockage et sécurité des documents :

Tous les documents, quel que soit leur format, doivent être conservés en toute sécurité afin d'éviter tout accès non autorisé, toute perte, tout dommage ou toute destruction. Des mesures de sécurité efficaces, y compris des mesures de protection physique, des contrôles d'accès, le cryptage, la protection par mot de passe et des procédures de sauvegarde, doivent être mises en œuvre pour protéger les enregistrements contre toute divulgation ou altération non autorisée.

6. Élimination et destruction des documents :

À l'issue de leur période de conservation, les documents archivés doivent être éliminés d'une manière sûre et appropriée. L'organisme doit établir des procédures pour la destruction systématique et confidentielle des documents, en veillant à ce que les informations sensibles et confidentielles soient correctement déchiquetées, effacées ou détruites afin d'empêcher toute récupération ou utilisation non autorisée.

7. Responsabilités en matière de gestion des dossiers :

Des rôles et des responsabilités clairs doivent être attribués aux personnes ou aux services responsables de la création, de la maintenance, de la conservation et de l'élimination des documents. Des programmes réguliers de formation et de sensibilisation sont mis en place pour informer les employés de l'importance de la gestion des documents et des obligations qui leur incombent en vertu de la présente politique.

8. Audits et contrôle des enregistrements :

Des audits et des contrôles périodiques doivent être effectués pour évaluer la conformité à la présente politique, identifier les domaines à améliorer et garantir le respect constant des exigences en matière de conservation des documents. L'organisme doit conserver une documentation et des enregistrements appropriés des activités de gestion des enregistrements, y compris les calendriers de conservation, les rapports d'élimination et les conclusions des audits.

9. Révision et mise à jour des politiques :

La présente politique est revue périodiquement pour s'assurer de sa pertinence et de son efficacité à répondre aux besoins de l'organisation en matière de conservation des documents. Toute mise à jour ou révision nécessaire de la politique est communiquée à l'ensemble des employés et des parties prenantes.

10. Exceptions :

Des exceptions à cette politique peuvent être accordées dans les cas où des exigences légales ou réglementaires nécessitent de s'écarter des périodes de conservation désignées. Toute exception doit être documentée, approuvée par le personnel autorisé et clairement communiquée à toutes les parties concernées.

En adhérant à cette politique de conservation des documents, l'organisation vise à maintenir un système de gestion des documents efficace et sécurisé qui soutient ses obligations légales, réglementaires et opérationnelles tout en protégeant les informations sensibles et en promouvant des pratiques efficaces de gestion des documents.

Conclusion

En conclusion, une politique de conservation des documents est un outil essentiel pour les entreprises afin de minimiser le risque de litiges juridiques, de conserver des documents précis et organisés et d'optimiser l'efficacité opérationnelle. Le modèle fourni sert de point de départ aux entreprises pour élaborer leur propre politique de conservation des documents, adaptée à leurs besoins spécifiques et aux exigences de leur secteur d'activité.