Indemnités journalières

Qu'est-ce qu'une indemnité journalière ?

Le terme "per diem" est dérivé du latin et se traduit par "par jour" ou "pour chaque jour". L'indemnité journalière est le montant journalier accordé aux employés par leur employeur pour couvrir leurs frais de déplacement professionnel.

Les employeurs versent à leurs employés une certaine somme d'argent pour couvrir les frais de la vie quotidienne, tels que le logement, la nourriture et les frais accessoires. Les indemnités journalières ne peuvent être utilisées que pour payer les repas et les frais accessoires.

Les travailleurs qui se déplacent souvent pour des raisons professionnelles prévoient souvent de percevoir une rémunération lorsqu'ils sont absents du bureau. Cette rémunération sert à couvrir les frais liés aux déplacements professionnels.

Les employés apprécient les indemnités journalières parce qu'elles leur permettent de voyager pour le travail sans avoir à les payer eux-mêmes. D'autre part, les employeurs ne sont pas obligés de verser des indemnités journalières à leur personnel.

Que couvrent les indemnités journalières ?

Les dépenses souvent couvertes par une indemnité journalière sont les suivantes :

• Hébergement
• Repas
• Frais accessoires (pourboires, honoraires, nettoyage à sec)

Comment fonctionnent les indemnités journalières ?

L'utilisation d'indemnités journalières est une alternative à l'approche du remboursement des dépenses réelles. Les employeurs paient leurs employés sur la base d'indemnités journalières plutôt que sur la base du montant exact dépensé lors d'un voyage (dépenses réelles). 

Les employeurs peuvent offrir des indemnités journalières à l'avance, avant que les employés ne se déplacent pour des raisons professionnelles, ou ils peuvent également fournir des indemnités journalières après le déplacement.

Les employeurs sont toujours tenus de collecter des rapports de dépenses, même lorsqu'ils se contentent de fournir aux employés un taux d'indemnité journalière prédéterminé plutôt qu'une rémunération réelle. Contrairement à ce qui se passe lorsque les entreprises rémunèrent leurs employés en utilisant l'approche des dépenses réelles, moins d'informations sont requises sur les notes de frais.

Dans les 60 jours suivant l'utilisation de leurs indemnités journalières, les employés sont tenus de soumettre un rapport de dépenses et de le remettre à la direction.

Comment déterminer les taux d'indemnités journalières ?

Les indemnités journalières peuvent être calculées de deux manières distinctes.

1. Méthode du taux journalier standard

La première méthode consiste à calculer vos taux conformément aux indemnités journalières normalisées par le gouvernement de votre pays. Par exemple, les règlements de la GSA sur le territoire continental des États-Unis (CONUS) ou les règlements du HMRC au Royaume-Uni (UK).

Vous pouvez adopter cette méthode simple et universelle avec peu ou pas de contraintes administratives. Il suffit d'étudier les taux et de les mettre en pratique. L'adoption de taux uniformes peut être simple, mais elle est souvent en deçà des exigences des travailleurs, rigide et peu flexible.

2. Taux déterminés par l'entreprise

L'administration de l'entreprise peut également décider des indemnités journalières à verser au personnel en déplacement. En général, les données historiques sur les dépenses de voyage sont utilisées pour calculer ces taux. Bien que cette méthode offre une certaine flexibilité, elle est beaucoup plus coûteuse et demande beaucoup de travail. En outre, il est nécessaire de disposer de données qui ne sont pas toujours facilement accessibles.

Que sont les indemnités journalières de déplacement ? Qui les fixe ?

La GSA publie chaque année des taux d'indemnités journalières. Le gouvernement paie les fonctionnaires fédéraux qui voyagent à l'intérieur du pays pour des raisons officielles en utilisant ces taux, qui sont largement suivis par le secteur privé.

En effet, les indemnités journalières utilisées par les entreprises pour rembourser le logement, les repas et les frais accessoires des travailleurs doivent être égales ou inférieures à celles spécifiées par le gouvernement fédéral pour que l'entreprise puisse les déduire fiscalement et que les travailleurs n'aient pas à payer d'impôts.

Comment les indemnités journalières sont-elles versées aux employés ?

L'entreprise a le choix entre plusieurs méthodes pour payer les indemnités journalières à ses employés :

• Encaissements : L'indemnité journalière est versée à l'avance à l'employé pour qu'il l'utilise selon ses besoins.
• Cartes de crédit d'entreprise : Elles peuvent faire l'objet de restrictions et être contrôlées afin de s'assurer qu'aucun employé ne les utilise à mauvais escient.
• Dépenses privées : S'il s'agit d'un voyage de longue durée, l'employé le paie de sa poche et est payé à son retour, ou plus souvent, par exemple le dernier jour du mois.

Les indemnités journalières sont-elles imposables ?

Si un employé omet ou ne fournit pas d'informations sur une note de frais, les indemnités journalières sont imposées. Si vous versez à l'employé une somme forfaitaire, celle-ci est également imposée. Si vous versez à un employé un montant supérieur au montant autorisé pour les indemnités journalières, le surplus est imposé.

Souvent, les employeurs ne soumettent pas leurs employés à des obligations fiscales supplémentaires lorsqu'ils leur versent des indemnités journalières égales ou inférieures à celles prévues par le gouvernement fédéral. Toutefois, la loi prévoit que les notes de frais doivent être soumises dans un délai de 60 jours.

Les entreprises qui facturent plus que les taux journaliers du gouvernement doivent déclarer l'argent supplémentaire en tant que revenu imposable.

Que doit contenir une note de frais ?

Le rapport doit contenir les informations suivantes : 

• L'objectif professionnel du voyage
• La date et le lieu du voyage
• Reçus d'hôtel (en cas d'utilisation de l'indemnité journalière pour les repas uniquement)

L'employé doit soumettre la déclaration de dépenses à l'employeur dans les délais impartis (60 jours). Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, le paiement est imposable pour l'employé.

Avantages des indemnités journalières

Les directives relatives aux indemnités journalières sont bénéfiques à la fois pour l'entreprise et pour le salarié. Elles peuvent aider les entreprises à établir un budget initial pour les frais professionnels des employés, ce qui permet une planification financière minutieuse.

Lorsqu'ils voyagent pour le compte de leur entreprise, les indemnités journalières offrent aux employés une certaine liberté et une certaine confiance. Elles facilitent la planification des voyages d'affaires, réduisent l'imprévisibilité des dépenses et minimisent la charge administrative pesant à la fois sur l'employé et sur l'entreprise.

Conclusion

Le versement d'indemnités journalières aux employés, à la direction et aux équipes financières qui voyagent est une excellente méthode pour alléger la charge administrative liée à la couverture des frais de voyage.

En y regardant de plus près, on se rend compte à quel point les indemnités journalières sont avantageuses pour les entreprises en termes de fiscalité et de paperasserie, et à quel point elles permettent d'organiser les déplacements du personnel de manière flexible. Étant donné que les coûts varient en fonction de l'endroit où se trouve un employé dans le monde, les taux d'indemnités journalières changent selon qu'il voyage dans le pays ou à l'étranger.