Procédure d'embauche

Qu'est-ce qu'un processus d'embauche ?

Le processus de recrutement est le processus de recherche, de sélection et d'embauche de nouveaux employés pour une organisation.

Selon la Society of Human Resource Management (SHRM), le délai moyen pour pourvoir un poste est de 42 jours, alors que d'autres études indiquent un délai de 27 jours. Quoi qu'il en soit, pour embaucher les meilleurs candidats, votre objectif doit être de raccourcir au maximum ce délai.

Chaque entreprise est unique et possède son propre processus de recrutement. Cependant, chaque processus de recrutement comporte 15 étapes communes, réparties en trois phases : la planification, le recrutement et la sélection des employés.

Quelles sont les 15 étapes du processus d'embauche ?

Planification

Étape 1 : Identifier les besoins en matière de recrutement

L'identification d'un besoin au sein de votre organisation est la première étape du processus de recrutement. La raison principale peut être n'importe quoi, qu'il s'agisse de pourvoir un poste vacant, de mieux gérer la charge de travail d'une équipe ou d'élargir l'étendue des tâches de l'organisation. Ces besoins peuvent résulter de la vacance récente d'un poste ou de la nécessité d'en créer un nouveau.

Étape 2 : Élaborer un plan de recrutement

L'élaboration d'un plan de recrutement adéquat vous permettra non seulement d'être plus efficace, mais aussi de mieux appréhender les besoins actuels et futurs de l'entreprise. À cette fin, il est judicieux de discuter des dates d'entrée en fonction et d'autres détails avec les responsables du recrutement et les autres parties concernées.

Étape n° 3 : Rédiger des descriptions de postes

L'équipe chargée du recrutement doit rédiger une description de poste. Étant donné que la description du poste est la première fois qu'un candidat rencontre votre entreprise, elle doit être conçue de manière convaincante pour le groupe cible afin que les candidats postulent. Veillez à inclure les éléments suivants dans votre description de poste : description de l'entreprise, critères du poste, tâches et responsabilités, salaire, avantages et, enfin, lettre de motivation. Veillez à ce que votre description de poste soit aussi attrayante que possible et qu'elle contienne tous les détails essentiels.

Vous pouvez lire cet article pour un guide plus approfondi sur la manière de rédiger une description de poste attrayante.

Étape 4 : Publier et promouvoir le(s) poste(s)

La publication d'offres d'emploi en ligne ne doit pas être négligée dans votre stratégie de recherche de candidats, car elle permet d'accroître la visibilité de vos postes vacants et d'atteindre de nouveaux groupes de candidats. Il existe un grand nombre d'options, allant de l'affichage gratuit à l'affichage payant, en passant par les sites d'emploi généraux ou ciblés par secteur d'activité, les plateformes de médias sociaux, etc. Veillez à identifier les plateformes qui attirent votre public cible afin de recevoir des candidatures correspondant à vos besoins.

Recrutement

Étape 5 : Recherche de candidats

Outre les offres d'emploi, les responsables du recrutement peuvent contacter activement les candidats adéquats directement via LinkedIn, les médias sociaux et les salons de l'emploi. Le recrutement actif, s'il est bien mené, augmentera la qualité des candidats et élargira votre vivier en atteignant des candidats qui ne sont pas activement à la recherche d'un nouvel emploi mais qui seraient idéaux pour le poste à pourvoir.

Étape 6 : Examen des candidatures

Une fois que les candidats ont rempli leur dossier de candidature, il est temps d'examiner leurs formulaires de candidature et d'analyser leur CV, leur lettre de motivation ou tout autre document complémentaire (portfolio, etc.).

Étape n° 7 : Planifier les entretiens

Pour commencer, préparez une liste de questions d'entretien potentielles en rapport avec le poste. Un processus d'entretien clair doit également être défini, car il se peut qu'un ou plusieurs entretiens doivent être programmés en fonction du poste, de la taille de l'organisation et des responsables du recrutement. Un bon entretien est celui où l'intervieweur et la personne interrogée ont obtenu des informations précises et sont en mesure de prendre une décision en toute connaissance de cause.

Étape n° 8 : Mener des entretiens

Vous pouvez choisir de mener un entretien structuré ou non structuré. Un entretien structuré consiste à poser la même série de questions à chaque candidat. L'accent est généralement mis sur leur expérience professionnelle, leur formation et les atouts qu'ils peuvent apporter à l'organisation. Les réponses du candidat sont ensuite enregistrées et notées. Les entretiens non structurés ne comportent pas de questions pré-écrites. L'intervieweur pose plutôt des questions ouvertes sur des sujets liés au poste et s'efforce de faire en sorte que la conversation se déroule naturellement.

Le suivi des candidats non retenus, en particulier ceux qui ont passé un entretien, est une courtoisie professionnelle qui ne doit pas être ignorée. La rédaction d'une lettre de refus aimable peut contribuer à accroître la probabilité que le candidat se tourne vers d'autres postes vacants au sein de votre organisation, qui pourraient lui convenir davantage. Vous pouvez utiliser ce modèle pour vous aider à rédiger une lettre de refus professionnelle.

Étape n° 9 : Évaluation du candidat

Après le processus d'entretien, il est courant que les entreprises fassent passer aux candidats des tests standardisés qui mesurent un large éventail de compétences et de caractéristiques, telles que la résolution de problèmes, l'intelligence émotionnelle, les traits de personnalité, la compréhension de l'écrit, etc. Ces évaluations des candidats sont utilisées par les entreprises pour mesurer les capacités des demandeurs d'emploi et des employés afin de s'assurer qu'ils possèdent les compétences requises pour exercer leur fonction avec succès.

Étape n° 10 : Vérification des antécédents

La vérification des antécédents, qui comprend la vérification de la solvabilité, des antécédents criminels et des antécédents professionnels. Certaines entreprises examinent également les comptes de médias sociaux des travailleurs potentiels (Facebook, Instagram, Twitter, etc.) pour voir s'ils sont susceptibles de représenter l'entreprise de manière professionnelle. Selon le poste, des tests de dépistage de drogues peuvent également être exigés.

Étape n° 11 : Vérification des références

La vérification des références est un type de processus de recrutement dans lequel les responsables du recrutement contactent les anciens employeurs des candidats pour en savoir plus sur eux. L'obtention de références permet aux recruteurs non seulement de vérifier l'exactitude des informations, mais aussi de prendre des décisions sur la base d'une conversation avec une personne qui a déjà travaillé avec le candidat.

Sélection des employés

Étape n° 12 : Décision

L'équipe d'embauche sélectionne son meilleur candidat après avoir vérifié ses antécédents et ses références. Si le premier candidat décline l'offre d'emploi ou ne signe pas la lettre d'offre, l'équipe d'embauche se tourne vers le deuxième candidat.

Étape n° 13 : Offre d'emploi

Lorsqu'un candidat de premier plan a été choisi, l'entreprise doit faire une première offre. Une lettre/un courriel d'offre d'emploi formelle est un document qu'un employeur envoie à un candidat choisi afin de lui proposer un emploi dans son entreprise pour un certain poste. L'offre d'emploi doit contenir des informations détaillées sur le salaire, les avantages sociaux, les congés payés, la date d'entrée en fonction, les indemnités de licenciement éventuelles et d'autres conditions.

Étape n° 14 : Embauche

Le candidat est embauché après avoir accepté l'offre d'emploi, rempli les formalités administratives et signé le contrat.

Étape n° 15 : L'intégration

En offrant une bonne expérience d'accueil aux nouveaux employés, on développe des relations qui les aident à se sentir mieux accueillis et intégrés dans la culture de l'entreprise. L'intégration consiste à présenter la culture et le personnel de l'entreprise, ainsi qu'à leur fournir toutes les informations et formations nécessaires pour leur permettre d'exceller dans leur travail le plus rapidement possible.

Conclusion

Lorsqu'une organisation constate la nécessité de pourvoir un poste, le processus d'embauche commence et s'achève lorsque le candidat accepte l'offre d'emploi et a suivi la procédure d'intégration. Le processus d'embauche varie en fonction de l'organisation et du poste à pourvoir, mais il s'articule souvent autour des trois étapes suivantes : la planification, le recrutement et la sélection du personnel.