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La loi oblige les employeurs à payer des charges sociales pour chacun de leurs employés. L'impôt sur la sécurité sociale, l'impôt sur le chômage au niveau de l'État, l'impôt sur Medicare et l'impôt sur le chômage au niveau fédéral constituent les quatre parties de l'impôt sur la masse salariale de l'employeur.
En outre, les employés doivent payer l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale et l'assurance-maladie. Ces impôts doivent être déduits du salaire des employés par l'employeur.
Les employeurs sont tenus de payer quatre charges sociales différentes pour chaque salarié.
12,4 % du salaire de base d'un employé, jusqu'à 147 000 $, sont soumis au prélèvement fédéral de sécurité sociale. L'employeur et l'employé sont tous deux responsables du paiement de 6,2 % de cet impôt. Les employeurs sont tenus de déduire les cotisations de sécurité sociale du salaire de leurs employés.
L'impôt sur l'assurance-maladie, qui n'est pas plafonné, s'élève à 2,9 % du salaire de base d'un employé. L'employeur et le salarié sont tenus de payer ensemble 1,45 % de cette taxe. Les taxes Medicare dont les employés sont redevables doivent être déduites de leur salaire par leur employeur.
Les salariés doivent également payer un impôt supplémentaire de 0,9 % sur l'assurance-maladie si leur salaire de base est supérieur à 200 000 dollars. Bien que les employeurs ne soient pas tenus de payer cette taxe, ils doivent la déduire du salaire des employés, tout comme un certain nombre d'autres charges sociales décrites ci-dessous.
Les 7 000 premiers dollars qu'une entreprise verse à un salarié au cours d'une année donnée sont soumis à un impôt fédéral sur le chômage de 6 %. Il n'y a qu'un seul payeur : l'employeur.
Les cotisations à l'assurance chômage varient d'un État à l'autre. Dans la majorité des États, elles ne sont couvertes que par l'employeur, bien que certains imposent également des taxes de chômage aux travailleurs.
Contrairement aux impôts d'État, dont le calendrier de paiement varie d'un État à l'autre, les employeurs sont tenus de payer les charges sociales de l'employeur et les retenues à la source des employés à l'IRS sur une base mensuelle ou semi-hebdomadaire. La plupart des logiciels de paie sont conçus pour simplifier ces paiements.
Les entreprises doivent également soumettre à l'IRS un certain nombre de formulaires relatifs à l'impôt sur les salaires. Les formulaires 940 et 945 doivent être soumis chaque année, et le formulaire 941 doit être envoyé chaque trimestre. Un formulaire W-2 pour chaque employé doit également être soumis chaque année par l'employeur.
Des pénalités sont prévues si votre entreprise ne produit pas ces documents fiscaux ou les charges sociales dans les délais impartis. Des pénalités pouvant aller jusqu'à 15 % du montant annuel des charges sociales fédérales dues par votre entreprise peuvent être imposées en cas de soumission des formulaires 940 et 945 après la date limite.
La sécurité sociale, l'assurance-maladie, l'impôt fédéral sur le chômage et l'impôt d'État sur le chômage sont tous inclus dans les charges sociales de l'employeur. En outre, les employeurs doivent retenir et verser les cotisations de sécurité sociale, d'assurance-maladie et les impôts sur le revenu au nom des personnes qu'ils emploient. Les charges sociales doivent être payées à temps, faute de quoi les entreprises s'exposent à de lourdes amendes de la part de l'IRS.
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