Journée mondiale de la sécurité informatique : Comment sécuriser les données de vos candidats

Les violations de données et le manque de protection de la vie privée font partie des problèmes les plus urgents dans le monde d'aujourd'hui, dominé par les données. Chaque jour, nous entendons parler de pirates informatiques qui volent des informations personnelles, d'usurpation d'identité, d'attaques par ransomware et d'autres cybermenaces qui mettent nos données en danger.

En tant que recruteur, vous traitez régulièrement des données sensibles concernant les candidats, telles que les CV, les coordonnées, les références, les vérifications d'antécédents et les évaluations. Comment vous assurez-vous de protéger les données de vos candidats contre tout accès non autorisé, toute utilisation abusive ou toute perte ? À l'occasion de la Journée mondiale de la sécurité informatique, examinons comment, en tant que recruteur, vous pouvez construire un mur plus solide pour sécuriser vos données.

Le processus de collecte des données

En tant que recruteur, vous recueillez des données sur les candidats à partir de diverses sources, telles que les sites d'emploi, les médias sociaux, les recommandations, les salons de l'emploi et votre propre site web. Vous stockez ces données dans votre base de données, qui peut être hébergée sur vos propres serveurs ou chez un fournisseur de services en nuage. Vous traitez ces données pour présélectionner les candidats, organiser des entretiens, procéder à des évaluations et prendre des décisions d'embauche. Vous partagez également ces données avec vos clients, les responsables du recrutement et les autres parties prenantes impliquées dans le processus de recrutement.

Si la collecte et le traitement des données des candidats sont essentiels pour votre entreprise, ils vous exposent également à divers défis en matière de sécurité des données. Par exemple, vous pouvez être confronté aux scénarios suivants :

• Vous recevez un CV d'un candidat par courrier électronique, mais vous oubliez de le supprimer après l'avoir téléchargé dans votre base de données. Le compte de messagerie est piraté et le hacker accède au CV et à d'autres informations confidentielles.
• Vous faites appel à un fournisseur de services en nuage pour héberger votre base de données, mais vous ne disposez pas d'un contrat clair précisant les responsabilités des deux parties en matière de sécurité des données. Le fournisseur de services en nuage subit une violation de données et vos données sont compromises.
• Vous envoyez les données d'un candidat à un client par le biais d'une pièce jointe non cryptée. L'e-mail est intercepté par un tiers malveillant, qui utilise les données à des fins d'usurpation d'identité ou de fraude.
• Vous utilisez un mot de passe faible pour accéder à votre base de données ou vous partagez votre mot de passe avec quelqu'un d'autre. Un pirate informatique devine ou vole votre mot de passe et accède à votre base de données.

Comment sécuriser les données des candidats

La sécurité des données n'est pas un événement ponctuel, mais un processus continu qui nécessite une vigilance et une amélioration constantes. Voici quelques bonnes pratiques pour assurer la sécurité des données de vos candidats :

1. Utiliser le cryptage

Le cryptage est le processus de transformation des données dans un format illisible, de sorte que seules les parties autorisées peuvent y accéder à l'aide d'une clé de décryptage. Il peut protéger vos données au repos (lorsqu'elles sont stockées dans votre base de données ou votre appareil) et en transit (lorsqu'elles sont transférées sur l'internet ou d'autres réseaux). C'est un bon début d'utiliser le cryptage pour protéger vos données contre l'accès, la modification ou la suppression non autorisés. Vous pouvez utiliser des outils de cryptage tels que des certificats SSL/TLS, des VPN ou des logiciels de cryptage pour crypter vos données.

2. Utiliser une authentification forte

L'authentification est le processus de vérification de l'identité d'un utilisateur qui souhaite accéder à vos données. Il est conseillé d'utiliser des méthodes d'authentification fortes, telles que les mots de passe, la biométrie ou l'authentification multifactorielle, afin d'empêcher tout accès non autorisé à vos données. Il est également important de modifier régulièrement vos mots de passe et de ne jamais les partager avec qui que ce soit. Vous pouvez utiliser des gestionnaires de mots de passe, tels que LastPass ou Dashlane, pour générer et stocker des mots de passe forts pour vos comptes.

3. Utiliser le contrôle d'accès

Le contrôle d'accès est le processus qui consiste à accorder ou à refuser l'accès à vos données en fonction du rôle, de la responsabilité ou du besoin de l'utilisateur. Vous devez utiliser le contrôle d'accès pour limiter les personnes autorisées à accéder à vos données, à les consulter, à les modifier ou à les supprimer. Vous devez également surveiller et auditer les activités d'accès de vos utilisateurs et révoquer l'accès si nécessaire. Vous pouvez contrôler l'accès aux données par le biais de permissions, de rôles ou de groupes.

4. Utiliser la sauvegarde et la récupération

La sauvegarde et la récupération sont les processus de création et de restauration de copies de vos données en cas de perte ou d'altération de celles-ci. C'est une bonne pratique d'utiliser la sauvegarde et la récupération pour s'assurer que vous pouvez récupérer vos données en cas de cyberattaque, d'erreur humaine ou de catastrophe naturelle. Testez régulièrement vos sauvegardes et stockez-les dans un endroit sûr, de préférence hors site ou dans le nuage. Vous pouvez sauvegarder et restaurer vos données à l'aide d'outils tels que les disques durs externes, le stockage en nuage ou les logiciels de sauvegarde.

5. Utiliser la conformité

La conformité est le processus qui consiste à adhérer aux lois et réglementations en matière de sécurité des données qui s'appliquent à votre secteur d'activité et à votre lieu d'implantation. Il est essentiel d'utiliser la conformité pour s'assurer que vous respectez la vie privée et les droits de vos candidats, de vos clients et d'autres parties, et pour éviter les sanctions juridiques ou les atteintes à la réputation. Vous devez mettre à jour vos politiques et procédures de sécurité des données en fonction de l'évolution du paysage réglementaire. Veillez à suivre des réglementations telles que GDPR, CCPA ou SOC 2, afin de vous conformer aux normes et exigences en matière de sécurité des données.

Garantir la sécurité des données avec ATS

L'un des moyens les plus efficaces de mettre en œuvre ces bonnes pratiques est d'utiliser un système de suivi des candidats (ATS) qui peut vous aider à gérer les données relatives aux candidats de manière sécurisée et conforme. Manatal est un ATS qui offre une solution complète et conviviale pour vos besoins de recrutement. Il est également certifié SOC 2 Type II, ce qui signifie que le logiciel respecte les normes les plus strictes en matière de sécurité et de confidentialité des données, sur la base des cinq principes du service de confiance que sont la sécurité, la disponibilité, l'intégrité du traitement, la confidentialité et la protection de la vie privée. Manatal vous offre également les caractéristiques et avantages suivants en matière de sécurité des données :

• Cryptage : Manatal crypte vos données au repos et en transit, en utilisant des certificats SSL/TLS et des protocoles HTTPS. Le logiciel crypte également vos sauvegardes, qui sont stockées sur les serveurs d'Amazon Web Services (AWS), l'un des fournisseurs de services en nuage les plus sûrs et les plus fiables au monde.
• Authentification : Manatal vous permet également de modifier votre mot de passe à tout moment et vous déconnecte automatiquement après une période d'inactivité.
• Contrôle d'accès : Manatal utilise le contrôle d'accès pour limiter qui peut accéder, voir, modifier ou supprimer vos données, en fonction du rôle, de la responsabilité ou du besoin de l'utilisateur. Vous pourrez créer différents rôles d'utilisateur, tels que administrateur, gestionnaire, consultant, recruteur ou invité, et attribuer des autorisations et des niveaux d'accès différents à chaque rôle. Vous pouvez également contrôler et auditer les activités d'accès de vos utilisateurs et révoquer l'accès si nécessaire.
• Conformité : Manatal utilise la conformité pour s'assurer que vous respectez la vie privée et les droits de vos candidats, clients et autres parties, et que vous évitez les sanctions légales ou les atteintes à la réputation. Outre le SOC 2 Type II, Manatal se conforme aux lois et réglementations sur la sécurité des données qui s'appliquent à votre secteur et à votre lieu de travail, telles que le GDPR et le CCPA. Le logiciel vous permet également de mettre à jour vos politiques et procédures de sécurité des données en fonction de l'évolution du paysage réglementaire.

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Liste de contrôle : Votre agence de recrutement est-elle vulnérable ?

Comment savoir si votre agence de recrutement est vulnérable aux violations de données ou à la non-conformité ? Voici une liste de questions qui vous aidera à évaluer votre position actuelle en matière de sécurité des données et à identifier les points à améliorer :

• Disposez-vous d'une politique et d'une procédure de sécurité des données qui couvrent tous les aspects de la collecte, de la conservation, du traitement et du partage des données ?
• Chiffrez-vous vos données au repos et en transit, en utilisant des méthodes et des outils de chiffrement puissants ?
• Utilisez-vous des méthodes et des outils d'authentification solides, tels que les mots de passe, la biométrie ou l'authentification multifactorielle, pour empêcher l'accès non autorisé à vos données ?
• Utilisez-vous des méthodes et des outils de contrôle d'accès, tels que des autorisations, des rôles ou des groupes, pour limiter les personnes autorisées à accéder à vos données, à les consulter, à les modifier ou à les supprimer ?
• Sauvegardez-vous et récupérez-vous vos données régulièrement, en utilisant des méthodes et des outils de sauvegarde et de récupération fiables ?
• Vous conformez-vous aux lois et réglementations en matière de sécurité des données qui s'appliquent à votre secteur d'activité et à votre lieu de travail, telles que le GDPR, la CCPA ou la conformité SOC 2 ?
• Mettez-vous à jour votre politique et vos procédures de sécurité des données en fonction de l'évolution du paysage réglementaire et des meilleures pratiques ?
• Contrôlez-vous et vérifiez-vous les activités et les incidents liés à la sécurité des données, et les signalez-vous aux autorités et aux parties concernées ?
• Sensibilisez-vous et formez-vous votre personnel et vos utilisateurs à la sécurité des données ?

Si vous avez répondu oui à toutes ces questions, félicitations ! Vous faites du bon travail en sécurisant les données de vos candidats. Si vous avez répondu non à l'une de ces questions, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez encore améliorer la sécurité de vos données en suivant les meilleures pratiques et les conseils présentés dans cet article.

Conclusion

La sécurité des données n'est pas seulement une question technique, mais aussi une question commerciale et éthique. En tant que recruteur, vous avez la responsabilité de protéger les données de vos candidats contre les violations et la non-conformité, et de respecter leur vie privée et leurs droits. Ce faisant, vous pouvez également renforcer votre réputation, votre confiance et votre loyauté auprès de vos candidats, de vos clients et d'autres parties prenantes, et améliorer vos résultats et vos performances en matière de recrutement.

Pour garantir la sécurité des données de vos candidats, vous devez suivre certaines bonnes pratiques en matière de sécurité des données, telles que le cryptage, l'authentification, le contrôle d'accès, la sauvegarde et la récupération, ainsi que la conformité. Si vous souhaitez en savoir plus sur les principes de base de la sécurité des données, vous pouvez consulter les ressources suivantes :

• La cybersécurité pour les nuls : Un livre qui explique les principes fondamentaux de la cybersécurité d'une manière simple et attrayante.
• Cybrary: Un site web qui propose des cours en ligne gratuits et des certifications sur divers sujets et compétences en matière de cybersécurité.
• Rester en sécurité en ligne: Un autre site qui fournit des conseils et des ressources sur la manière de se protéger et de protéger ses données en ligne.