Qu'est-ce qu'une lettre de vérification d'emploi et quand les RH doivent-elles en émettre une ?

Notre main-d'œuvre mondiale est très différente aujourd'hui de ce qu'elle était avant que le monde ne se mette progressivement en veilleuse à partir du début de l'année 2020. Alors que les entreprises tentent de s'adapter au marché post-Covid, elles essaient en même temps d'anticiper l'impact de la "nouvelle normalité" sur leurs processus de recrutement et d'embauche. 

 Ce nouvel environnement se traduit notamment par l'adoption généralisée de travailleurs à distance, les organisations essayant de tirer parti des économies considérables qui peuvent être réalisées grâce à une main-d'œuvre hybride. 

La concurrence intense pour les talents et la volatilité torride de notre marché de l'emploi actuel n'ont fait que renforcer l'importance de la vérification de l'emploi dans le recrutement moderne.  

Alors que les professionnels des ressources humaines tentent de comprendre la dynamique de ce nouveau marché de l'emploi, les étapes de la vérification de l'emploi n'ont jamais été aussi importantes, compte tenu de la dispersion géographique de notre main-d'œuvre. Les nouvelles technologies RH, y compris les progrès de l'intelligence artificielle et les systèmes robustes de suivi des candidats (ATS), émergent pour rendre le processus de vérification des nouveaux employés moins risqué et moins chronophage pour les professionnels RH, y compris les étapes de la vérification de l'emploi.

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Définition de la vérification de l'emploi

Les mauvaises embauches peuvent être extrêmement coûteuses, surtout sur un marché de l'emploi hyperconcurrentiel. Devoir réembaucher quelqu'un après avoir découvert qu'il n'était pas qualifié pour le poste, après tout, équivaut à environ 50 000 dollars, soit entre 30 et 100 % du salaire du poste. Avec une telle somme d'argent et de ressources en jeu, les professionnels des ressources humaines et les recruteurs sont tenus de rendre des comptes au plus haut niveau pour ce qui est de la vérification des candidats, qui ne se limite pas à l'examen de leur CV - la vérification de l'emploi est un élément essentiel de cette responsabilité.

La vérification de l'emploi, ou vérification de l'emploi (VOE) comme on l'appelle parfois, est un processus qui permet de vérifier la crédibilité d'un candidat en termes d'absolus au cours du processus d'entretien et d'intégration. De nombreuses organisations disposent d'un personnel RH interne capable de gérer les processus de vérification de l'emploi avec suffisamment de compétence, bien que certaines organisations s'appuient sur des relations avec des tiers pour administrer des étapes de vérification de l'emploi et des vérifications d'antécédents approfondies.

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Qu'est-ce qu'une lettre de vérification d'emploi ?

La lettre de vérification d'emploi est simplement un document d'une ou deux pages fourni par un ancien employeur qui vérifie les dates d'emploi et les titres des postes occupés par l'ancien employé. Dans la plupart des cas, ces lettres fournissent également des détails sur le rôle que le salarié occupait chez son ancien employeur.  

 Également appelés "lettre de vérification d'emploi" ou "lettre d'embauche", ces documents fournissent parfois des informations un peu plus complètes sur les organisations qui les délivrent, par exemple sur le secteur d'activité dans lequel elles travaillent.

Objectifs

La lettre de vérification de l'emploi peut être utilisée à diverses fins. Les prêteurs automobiles et les propriétaires d'appartements s'en servent couramment pour s'assurer que les candidats disposent des revenus nécessaires pour payer leurs factures mensuelles.  

Les prêteurs hypothécaires utilisent également ces lettres pour évaluer plus précisément les qualifications des emprunteurs. Cependant, dans le monde du recrutement, les professionnels des ressources humaines ont évidemment leur propre besoin de précision lorsqu'il s'agit d'évaluer les antécédents professionnels des candidats qu'ils envisagent d'embaucher. Le processus de vérification de l'emploi n'est pas toujours aussi simple que quelques appels téléphoniques. Les employeurs peuvent se heurter à des obstacles si les anciens employeurs cessent leur activité ou si les candidats se montrent réticents à toute demande de contact avec leurs anciens employeurs.

En effet, la lettre de vérification d'emploi peut servir de source officielle d'informations provenant directement d'un ancien employeur, et elle évite aux professionnels des ressources humaines d'avoir à rechercher d'anciens employeurs.  

En fin de compte, le processus de vérification de l'emploi est administré de manière à révéler toute incohérence entre les antécédents professionnels réels d'un candidat à l'emploi et les informations qu'il fournit dans son curriculum vitae ou dans son formulaire de demande d'emploi.

Les lettres de vérification d'emploi sont devenues si importantes aujourd'hui pour une raison essentielle :

En 2020, une enquête a été menée auprès de 400 demandeurs d'emploi et de 400 responsables de recrutement afin de déterminer à quelle fréquence les demandeurs d'emploi font de fausses déclarations lorsqu'ils sont à la recherche d'un emploi. Selon l'enquête, près de 80 % des demandeurs d'emploi ont fait de fausses déclarations ou ont envisagé d'en faire sur leurs candidatures et leurs CV.

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Quels sont les éléments constitutifs ?

Bien que ces documents soient d'une importance vitale pour vérifier les antécédents professionnels des candidats à l'emploi, une lettre de vérification d'emploi ne contient pas beaucoup plus que quelques informations de base. Si l'on vous demande d'en préparer une, voici les éléments clés que vous devez inclure : 

• Indiquer le nom de l'entreprise qui demande la vérification.
• Nom complet de l'ancien employé
• Date(s) d'embauche
• Progression des titres d'emploi
• Description des tâches
• Salaire des employés
• Motif de la séparation / du licenciement

Bien entendu, vous pouvez trouver en ligne un grand nombre de ressources et de modèles qui suggèrent d'inclure d'autres éléments, mais la meilleure stratégie consiste à reconnaître spécifiquement ce qui a été inclus dans la demande initiale de la lettre.

Comment en rédiger un

Les meilleures lettres de vérification d'emploi sont rédigées de manière brève et concise. Elles doivent toujours être distribuées sur le papier à lettres officiel de votre organisation - de préférence avec le logo de votre organisation.  

Lorsque vous recevez une demande de rédaction d'une lettre de vérification d'emploi, vérifiez auprès de la personne ou de l'organisation qui la demande si une version électronique de la lettre est acceptable ou si une lettre physique est nécessaire. Les lettres de vérification d'emploi sont généralement rédigées selon le format standard d'une lettre d'affaires : les coordonnées de votre organisation, la date et les coordonnées du destinataire dans le coin supérieur gauche.

Dans l'introduction de votre lettre, identifiez qui vous êtes et définissez votre titre (rôle) au sein de l'entreprise. Indiquez le nom de l'entreprise pour laquelle vous travaillez et précisez la raison pour laquelle vous écrivez cette lettre.  

Dans certains cas, des informations supplémentaires peuvent être demandées pour vérifier l'emploi. Par exemple, on peut vous demander si vous envisageriez de réembaucher le salarié en question. Ce que vous décidez de communiquer dans la lettre dépend en grande partie des informations relatives aux ressources humaines que votre organisation vous autorise à partager avec d'autres organisations au sujet d'anciens salariés.  

S'il y a quelque chose que votre organisation juge confidentiel ou sensible au sujet de ses activités et qu'elle ne vous autorise pas à partager, expliquez simplement et brièvement dans le contexte de votre lettre qu'il n'est pas dans la politique de votre organisation de révéler ce type d'information. Il n'est pas recommandé d'ignorer totalement ces demandes, car cela pourrait donner une mauvaise image de votre propre organisation si aucune explication n'est fournie pour les informations demandées mais non communiquées.

L'important est de ne fournir que les informations demandées, sans rien ajouter. Ne transformez pas une lettre de vérification d'emploi en un document promotionnel. Enfin, vous devez conclure en proposant de répondre à toute question qui n'aurait pas été abordée. N'oubliez pas de toujours indiquer vos coordonnées dans la lettre.

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Quand les lettres de vérification d'emploi sont-elles délivrées ? 

Il existe aujourd'hui une myriade de scénarios qui peuvent justifier l'émission d'une lettre de vérification d'emploi. Le scénario le plus courant auquel sont confrontés les professionnels des ressources humaines est la nécessité de vérifier les antécédents professionnels figurant dans le curriculum vitae ou le formulaire de candidature d'un candidat potentiel.  

D'un point de vue financier, les organisations peuvent être amenées à délivrer l'un de ces documents lorsqu'un employé souhaite acheter ou louer un logement. Si un employé souhaite demander un prêt ou une carte de crédit, ces situations peuvent également nécessiter la délivrance d'une lettre de vérification de l'emploi afin que les institutions financières disposent d'un moyen de vérifier la situation professionnelle et puissent être sûres que les nouveaux bénéficiaires d'un prêt seront en mesure de respecter leurs obligations financières.

Enfin, certaines personnes peuvent avoir besoin de l'un de ces documents pour demander leur statut d'immigrant ou un visa de travail afin de trouver un emploi à l'étranger. Dans ce cas, il est probable qu'un bureau gouvernemental demande une lettre de vérification d'emploi.

Conclusion

Les lettres de vérification d'emploi peuvent sembler être une petite pièce, peut-être même insignifiante, du puzzle de l'embauche, mais nous espérons vous avoir montré pourquoi elles constituent un élément important du processus de vérification des candidats à l'embauche.

Il est important de comprendre que les barrières géographiques du marché du travail que nous connaissions autrefois s'érodent lentement. Alors que de plus en plus d'organisations s'orientent vers l'adoption d'une main-d'œuvre hybride, elles s'appuient fortement sur les innovations en matière de technologie des ressources humaines pour servir de plateforme à l'administration d'un processus de vérification de l'emploi fiable et complet, dont les lettres de vérification ne constituent qu'une petite partie, quoique cruciale.

Les entreprises avant-gardistes d'aujourd'hui gagnent la guerre des talents en investissant dans des technologies RH capables d'accélérer et de simplifier de manière fiable les processus de vérification de l'emploi, le tout à partir d'un simple tableau de bord en ligne.  

Les systèmes ATS basés sur le cloud avec des moteurs de recommandation IA améliorés, les logiciels de gestion des relations avec les candidats (CRM) et les analyses des bases de données de candidats sont au cœur de chaque organisation qui attire actuellement les meilleurs et les plus brillants du marché.

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