Le travail des responsables et des professionnels des ressources humaines semble souvent interminable, car il y a toujours quelque chose à faire, à compléter et à mémoriser. Il est souvent difficile de suivre toutes les activités tout en assurant la satisfaction des employés et en veillant à ce que tout se passe bien.
Après tout, les praticiens des ressources humaines doivent s'occuper de la paie, répondre aux demandes des travailleurs et maintenir les niveaux de productivité sous contrôle. Dans le même temps, ils doivent effectuer les tâches les plus fastidieuses qui prennent du temps, mais qui sont rarement significatives, ce qui entraîne l'épuisement.
Par exemple, ces professionnels passent jusqu'à 25 % de leur temps de travail à lire ou à répondre à des courriels. Pendant ce temps, ils doivent réfléchir à des stratégies de recrutement, maintenir une communication régulière avec les candidats et rendre compte à la direction.
IndeedMais ce n'est pas une entreprise facile, contrairement aux stéréotypes sur la profession de RH et les tâches quotidiennes. Ces praticiens ont besoin de méthodes efficaces et fiables pour accélérer leur travail et rationaliser leurs responsabilités.
C'est pourquoi de nombreuses entreprises et organisations utilisent un SIRH. Cette technologie aide les professionnels des ressources humaines à s'acquitter plus rapidement de leurs obligations, à gérer leur productivité et à améliorer leurs résultats.
Les possibilités offertes par le SIRH expliquent pourquoi la taille du marché des technologies RH atteindra 90 milliards de dollars d' ici 2025. Voici tout ce qu'il faut savoir sur ce système multifonctionnel qui constitue souvent le meilleur soutien des RH.
Qu'est-ce que le SIRH ?
SIRH est l'acronyme des mots Système d'information des ressources humaines. Les responsables et les professionnels des ressources humaines utilisent donc ce système pour compiler et stocker les informations et les données relatives aux salariés.
En bref, il s'agit d'une intégration des technologies de l'information et des activités et tâches liées aux ressources humaines. Chaque SIRH possède au moins des fonctions élémentaires, permettant le suivi et la gestion des données, la saisie des données, la paie des employés, les avantages sociaux et la comptabilité.
Toutefois, ce système a considérablement évolué au cours des dernières années et offre généralement davantage de fonctionnalités qui rendent le travail des RH beaucoup plus accessible. La plupart des organisations et des entreprises utilisent les SIRH pour aider leurs équipes RH à améliorer l'organisation et les processus.
C'est pourquoi tout praticien des ressources humaines devrait être familiarisé avec ce logiciel et ses fonctions élémentaires. Le SIRH couvre donc de multiples responsabilités en matière de ressources humaines, notamment le recrutement, l'apprentissage et le développement, la gestion des performances et d'autres activités pertinentes.
De nombreux professionnels des ressources humaines ne sont pas d'accord sur la signification du nom de ce logiciel. Certains affirment que le S signifie logiciel, tandis que d'autres insistent sur le fait qu'il s'agit d'un système.
C'est pourquoi on peut rencontrer des variations dans les textes sur les SIRH : certains parlent de logiciels SIRH et d'autres de systèmes SIRH. Les deux termes sont acceptables, bien qu'il soit plus sûr de l'appeler seulement SIRH ou système SIRH.
Les entreprises peuvent utiliser leur propre infrastructure technologique pour héberger le SIRH ou opter pour l'option "cloud". Néanmoins, cette dernière est plus courante en raison des nombreux avantages qu'elle offre, tels qu'une maintenance plus facile, des prix plus avantageux et une plus grande efficacité.
Les solutions SIRH basées sur le cloud ne nécessitent pas non plus d'installation ni de mises à jour compliquées. Grâce à cela, les professionnels des RH peuvent se concentrer sur l'utilisation du SIRH pour accélérer leurs activités au lieu de se préoccuper de la conformité ou du fonctionnement du logiciel.
Le SIRH est également connu sous le nom de SGRH (système de gestion des ressources humaines), mais tous ces termes ont la même signification. Néanmoins, dans cet article, nous parlerons de systèmes SIRH.
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Caractéristiques du produit SIRH
Voici ce que peut faire un SIRH efficace :
1. Centralisation de la base de données
L'exécution des tâches RH est beaucoup plus facile lorsque tout est accessible et regroupé en un seul endroit. Les recruteurs et les gestionnaires gagnent ainsi du temps dans la recherche de documents et d'informations sur les employés et peuvent accomplir leurs tâches plus rapidement.
Une base de données centralisée est l'une des caractéristiques les plus précieuses des systèmes SIRH. Grâce à l'automatisation, la plateforme rassemble, stocke et affiche des informations pertinentes, cohérentes et actualisées concernant les équipes, les employés, les procédures, les politiques et les stratégies en matière de ressources humaines.
En outre, les praticiens des ressources humaines peuvent accéder à leurs fichiers, feuilles de calcul et analyses en un seul clic, ce qui accélère la prise de décision. Les systèmes SIRH stockent également des données confidentielles dans le nuage, protégeant ainsi les entreprises contre d'éventuels problèmes, fuites et pertes de données.
Chaque utilisateur peut naviguer plus facilement dans la plateforme grâce à un tableau de bord centralisé. Cela permet d'éviter les silos de données, les doublons et les pertes de temps liées à la synchronisation manuelle.
2. Paie des employés
Bien que de nombreuses entreprises utilisent une plateforme différente pour suivre et gérer les salaires de leurs employés, le SIRH dispose de cette fonctionnalité, ce qui évite aux professionnels des ressources humaines d'avoir à gérer plusieurs programmes. Mais le système SIRH peut prendre en charge ce processus à chaque étape.
Il comporte généralement diverses fonctions, dont l'automatisation du processus de paiement, le calcul des taxes, la conformité à la législation, les rappels automatiques et de multiples options en libre-service. Toutefois, les professionnels des ressources humaines peuvent intégrer le SIRH dans leur système de gestion et leur module de comptabilité actuels.
Ils réduisent ainsi les risques de problèmes financiers et juridiques et d'erreurs manuelles. Les responsables des ressources humaines peuvent également s'assurer que les employés ne s'inquiètent pas de recevoir leur salaire à temps ou d'obtenir les mises à jour nécessaires.
3. Libre-service pour les employés
Les systèmes SIRH accélèrent les processus en permettant aux travailleurs d'accéder et de modifier leurs données personnelles, telles que l'état civil, les avantages sociaux ou les congés. Sans cette option, les responsables des ressources humaines devraient passer des heures à mettre à jour ces informations quotidiennement.
De plus, les options en libre-service permettent aux employés de mieux contrôler leurs données. Le SIRH paie est avantageux pour les professionnels des ressources humaines parce qu'il réduit le travail de bureau et le temps d'administration tout en stimulant l'engagement des employés.
Les travailleurs ne devraient pas avoir à passer des heures à échanger des courriels dans l'espoir d'accéder ou de gérer leur crédit ou leurs jours de vacances. Les options en libre-service rendent les processus plus efficaces, en permettant aux personnes de modifier leurs propres informations, de télécharger des données liées à leur travail et d'envoyer des rapports.
4. Suivi et gestion du temps et des absences
Les responsables des ressources humaines gèrent souvent quotidiennement les registres de présence, les horaires et les feuilles de temps des employés. Ces activités requièrent également du personnel supplémentaire et des efforts qu'ils pourraient consacrer à des missions plus significatives qui ajoutent de la valeur à l'entreprise.
Par exemple, les professionnels des ressources humaines qui ne disposent pas de plateformes de gestion des temps et des absences doivent suivre les messages électroniques contenant des demandes de vacances et de congés tout en ajustant les horaires et en tenant compte des changements de charge de travail. Après tout, ils doivent exporter toutes les données relatives aux présences et aux absences vers leurs systèmes comptables, ce qui leur demande plus de temps et d'efforts.
Cependant, le SIRH élimine ces problèmes en offrant des fonctionnalités complètes, telles que le suivi et la gestion des congés, la transmission automatique, l'enregistrement des feuilles de temps, l'analyse détaillée, l'intégration de la comptabilité des salaires et la planification du déploiement du personnel.
En outre, un traitement inadéquat des feuilles de présence et d'absence et des demandes non traitées peuvent entraîner divers problèmes. Cela peut affecter la qualité de l'environnement de travail et la satisfaction professionnelle des employés.
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5. Gestion des talents
Le capital humain est l'un des actifs les plus précieux de chaque entreprise. C'est pourquoi la manière dont les recruteurs et les responsables des ressources humaines développent les talents et gèrent leurs employés est essentielle.
Mais la gestion des talents est un défi et comprend plusieurs points de contact nécessitant une efficacité et un traitement adéquat. Le SIRH aide les professionnels des ressources humaines à mettre en œuvre les processus plus rapidement, en améliorant le recrutement, le développement des employés, la fidélisation et la satisfaction au travail.
Grâce à cela, les entreprises peuvent réduire la rotation du personnel et cultiver des travailleurs plus heureux et plus productifs. La réputation de l'entreprise et l'attraction des talents s'en trouvent également renforcées.
6. Performance des employés
La réussite d'une entreprise dépend des performances de son personnel et de ses employés. Il est donc essentiel d'en assurer le suivi et de traiter les problèmes potentiels en temps utile.
Les systèmes SIRH permettent aux entreprises d'évaluer les rapports de performance et les analyses, de superviser les réalisations des employés, de générer des évaluations et de repérer les erreurs potentielles. Ce logiciel fournit des notes factuelles et des suggestions concernant la productivité des employés.
Les professionnels des ressources humaines et les managers obtiennent ainsi une image plus complète de la réussite et du potentiel de leurs employés. Cela leur permet d'optimiser la gestion des performances de leurs employés et de les aider à assumer leurs responsabilités en toute simplicité.
7. Formation des employés
Le SIRH peut aider les entreprises à gérer et à planifier la formation des employés et à offrir une expérience améliorée qui contribue à accroître la satisfaction au travail, la fidélisation et l'engagement. En outre, les professionnels des ressources humaines peuvent l'utiliser pour planifier, calculer et contrôler l'impact de leurs efforts et initiatives en matière de formation des employés.
8. Planification de la succession
Les futurs dirigeants sont le carburant qui permet à une entreprise de fonctionner. Les entreprises ont besoin d'outils technologiques efficaces pour planifier la relève et créer un vivier de talents pertinent.
Grâce à cela, ils prépareront les remplaçants disponibles pour les fonctions cruciales, assurant ainsi la continuité de l'entreprise. Le SIRH dispose de fonctions qui permettent de planifier les successions, ce qui rend ce processus facile et fluide.
9. Intégration du SIRH avec l'ATS et le CRM
Bien que ce point puisse être une compilation des précédents, il est nécessaire de le mentionner séparément. Les systèmes SIRH sont polyvalents et les recruteurs et les gestionnaires des ressources humaines peuvent les intégrer à d'autres applications pertinentes - y compris les systèmes de suivi des candidatures - en utilisant leurs interfaces de programmation.
Elles peuvent ainsi transférer des données entre ces plateformes et synchroniser toutes les informations et activités. Par exemple, les entreprises peuvent intégrer leur SIRH avec des applications d'accueil des employés, des systèmes ATS comme Manatal ou des CRM.
L'intégration des SIRH présente de nombreux avantages, tels que l'élimination des silos de données, la prise d'une longueur d'avance pour les nouveaux employés, l'amélioration de l'expérience des employés et le maintien de données de haute qualité.
Avantages des systèmes SIRH
Les systèmes SIRH offrent de nombreux avantages, ce qui explique pourquoi de nombreuses entreprises et organisations les mettent en œuvre.
Voici ce qui le rend avantageux :
- Aide à la tenue des dossiers - La tenue des dossiers est l'une des caractéristiques essentielles de tout système SIRH. Ces plates-formes suivent et mémorisent les modifications apportées par les utilisateurs aux données et aux activités des employés. Grâce à cela, le SIRH est la référence en matière de données du personnel.
- Aide à la conformité - Les systèmes SIRH collectent, stockent et protègent les données afin de prévenir les problèmes de conformité. Par exemple, ils sauvegardent les informations nécessaires sur les employés en cas de fraude, de vol, de mauvais comportement et d'accident. En outre, les systèmes SIRH suivent les réglementations GDPR pour conserver les données critiques en toute sécurité.
- Efficacité accrue - Les systèmes SIRH stockent toutes les données en un seul endroit, ce qui garantit leur exactitude et permet aux professionnels des ressources humaines de gagner du temps. Cependant, de nombreuses entreprises conservent encore les informations relatives à leurs employés sur papier. Or, il peut être difficile de trouver le dossier que l'on cherche et d'identifier la bonne feuille, ce qui nuit à l'efficacité.
- Amélioration des stratégies RH - Le suivi des données nécessaires à l'amélioration des stratégies commerciales et RH est l'un des meilleurs avantages des systèmes SIRH. Le SIRH peut identifier les priorités et les objectifs de l'entreprise pour pinpoint et suivre les informations essentielles.
- Un tableau de bord en libre-service - L'avantage le plus efficace des systèmes SIRH est le tableau de bord en libre-service pour les employés et les responsables des ressources humaines. Grâce à lui, les travailleurs peuvent gérer leurs données, ce qui libère les professionnels des ressources humaines de la pression qu'ils subissent.
Types de systèmes SIRH à connaître
Voici les cinq types de systèmes SIRH que vous devez connaître.
1. SIRH opérationnel
Le SIRH opérationnel fournit les données nécessaires pour soutenir les décisions élémentaires, routinières et répétitives en matière de ressources humaines. Ils collectent généralement des informations telles que les détails des postes, les dossiers des travailleurs et les informations sur les performances des employés.
Grâce à cela, les gestionnaires peuvent gérer la gestion des performances, les changements internes de personnel, le recrutement et les promotions. Ces systèmes sont avantageux car ils prennent en charge les fonctions standard des ressources humaines.
Par exemple, ils sont idéaux pour les entreprises qui consacrent trop de temps à des tâches fastidieuses de gestion du personnel ou à la recherche de dossiers, de feuilles de calcul et de fichiers désorganisés. Un système SIRH opérationnel les aiderait à organiser leurs activités et à accroître leur efficacité.
Les systèmes d'information des employés et les systèmes de contrôle des postes sont les deux principales subdivisions de ce type. Le premier permet de suivre et de stocker les données et les dossiers des salariés, tandis que le second permet d'identifier chaque poste de travail dans une entreprise.
2. SIRH tactique
Les systèmes SIRH tactiques sont axés sur l'utilisation et l'affectation des ressources concernant le recrutement, la rémunération des employés, la formation, les congés, etc. Ils sont donc utiles pour la prise de décisions à haut risque et l'analyse des emplois.
Toutefois, ces systèmes peuvent également traiter des données relatives aux exigences gouvernementales, à la concurrence ou aux informations syndicales. Les plateformes SIRH tactiques sont une bonne solution pour les entreprises qui ont besoin d'aide pour prendre des décisions au niveau macro, car cela les aiderait à comprendre comment utiliser leurs ressources de manière efficace.
En outre, ces systèmes comprennent généralement des systèmes d'analyse et de conception des emplois, des systèmes d'information sur le recrutement, des systèmes de rémunération et d'avantages sociaux, ainsi que des systèmes de formation et de développement. Chacun de ces systèmes aide les entreprises à comprendre comment établir des stratégies plus efficaces et tirer parti de leurs ressources.
3. SIRH stratégique
Le nom de ce système indique déjà qu'il aide les entreprises à prendre des décisions et à effectuer des analyses stratégiques. Il aide les praticiens des ressources humaines à planifier les effectifs et à fixer leurs objectifs.
Mais ces systèmes sont également utiles pour sensibiliser aux ressources en main-d'œuvre accessibles en traitant des données telles que les budgets d'exploitation ou les informations sectorielles. Ce sont les meilleures solutions pour les entreprises qui prévoient de se développer stratégiquement ou de prendre des décisions éclairées sur l'avenir de l'entreprise.
4. SIRH complet
De nombreux professionnels des ressources humaines perçoivent le SIRH global comme une combinaison de systèmes stratégiques, tactiques et opérationnels. Ces systèmes sont des bases de données rationalisées qui facilitent la gestion et la révision de diverses tâches RH, telles que les données sur les employés, l'analyse des emplois, l'inventaire des compétences et la gestion des performances.
Par conséquent, un SIRH complet stocke et présente les informations nécessaires à l'exécution de presque toutes les fonctions RH. Bien que ces systèmes soient généralement plus coûteux, ils peuvent transformer les départements RH et les aider à fonctionner plus efficacement.
5. SIRH à fonction limitée
Contrairement à d'autres systèmes SIRH, celui-ci n'a qu'un seul objectif et un pouvoir limité. Il est donc rarement utile pour la gestion et la planification stratégiques.
Toutefois, ces plateformes sont plus concrètes et leur fonction dépend du système spécifique. Par exemple, une entreprise peut utiliser un SIRH conçu pour la gestion des avantages sociaux ou la formation.
Par conséquent, le SIRH à fonction limitée est idéal pour les petites entreprises et les sociétés, car il est moins cher et plus facile à gérer. Ainsi, un seul gestionnaire suffit pour faire fonctionner ce système.
Bien que les systèmes SIRH soient divers et qu'il en existe sept types, les organisations doivent choisir celui qu'elles utiliseront en fonction de leurs objectifs commerciaux et des besoins de leurs employés. Elles doivent également prendre en compte les domaines des ressources humaines qui nécessitent un soutien plus important, ce qui les aidera à cibler un retour sur investissement spécifique.
Il est essentiel de connaître vos points faibles et vos besoins pour savoir quel système SIRH peut y répondre. Vous devez également tenir compte de l'intégration du SIRH et de la possibilité de connecter votre logiciel à d'autres applications pertinentes.
Par exemple, ces systèmes sont plus efficaces lorsque vous les combinez avec votre ATS, qui vous dotera des fonctionnalités nécessaires pour un recrutement et une gestion des employés efficaces.
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