Guide des modèles de suivi de recrutement pour les recruteurs

Les modèles Excel de suivi du recrutement sont spécialement conçus pour les recruteurs et les professionnels de l'embauche afin de gérer et de suivre efficacement leurs activités de recrutement. Ces modèles constituent une solution complète pour organiser les informations relatives aux candidats, suivre leur progression dans le processus de recrutement et analyser les données afin d'obtenir des informations utiles.

Si vous en avez assez de vous débattre avec des feuilles de calcul chaotiques ou des méthodes désuètes, les modèles Excel de suivi du recrutement sont l'une des solutions qui s'offrent à vous. Mais sont-ils le meilleur outil ? Jetons un coup d'œil plus approfondi sur les modèles Excel de suivi du recrutement et trouvons la réponse.

Modèle Excel de suivi du recrutement

Un modèle Excel de suivi du recrutement est une feuille de calcul dynamique qui offre une vue d'ensemble du processus de recrutement. Ce modèle facilite le suivi d'aspects essentiels tels que les offres d'emploi, les candidatures, les entretiens et d'autres détails cruciaux relatifs au processus d'embauche. Particulièrement utile pour les organisations qui doivent faire face à de multiples postes ouverts ou à une forte rotation du personnel, un modèle Excel de suivi du recrutement centralise et simplifie la gestion de ces tâches.

Nous avons créé un modèle de suivi du recrutement pour votre étude de cas, que vous pouvez télécharger ici.

Pourquoi ai-je besoin d'un modèle Excel de suivi du recrutement ?

Un outil de suivi du recrutement est un outil inestimable pour tout recruteur ou responsable de l'embauche chargé de traiter les données relatives aux candidats. Voici les raisons pour lesquelles vous devriez utiliser un modèle Excel de suivi du recrutement
‍Réduitle risque d'erreur humaine: L'utilisation d'un outil de suivi du recrutement permet de réduire le risque d'erreur humaine lors du traitement des données relatives aux candidats. Le modèle fournit un moyen structuré et organisé de saisir et de gérer les données, ce qui réduit la probabilité d'erreurs telles que les fautes de frappe ou la saisie de données incorrectes. Vous pouvez ainsi vous assurer que vos données sur les candidats sont exactes et à jour.
‍Suivi del'historique des candidats: Un outil de suivi du recrutement vous permet de suivre l'historique des candidats, ce qui facilite l'identification des candidats adéquats pour les futurs postes à pourvoir. Le modèle fournit un enregistrement de l'historique des candidatures de chaque candidat, y compris leurs compétences, leur expérience et leurs qualifications. Ces informations peuvent s'avérer utiles lors de l'examen des candidatures pour de futurs postes à pourvoir.

Comment utiliser le modèle Excel de suivi du recrutement

La mise en œuvre d'un modèle Excel de suivi du recrutement est simple et comporte quelques étapes clés :

1. Comprendre les exigences en matière de données : Vos flux de travail particuliers peuvent comporter des champs de données spécifiques qu'il peut être nécessaire d'ajouter au modèle. Évaluez les données que vous devez remplir en fonction de votre processus.
2. Personnalisation : Personnalisez le modèle pour l'aligner sur les processus de votre organisation. Incorporez votre marque, adaptez les sections du modèle pour qu'elles correspondent à votre poste vacant et aux exigences du candidat, et procédez à tous les ajustements nécessaires.
3. Saisie des données : Commencez à saisir les données pertinentes dans le modèle. Remplissez la section des postes vacants avec les détails des postes ouverts et mettez à jour la section des candidats au fur et à mesure que les candidatures sont reçues et traitées.
4. Suivi des progrès : Au fur et à mesure que le processus de recrutement se déroule, mettez régulièrement le modèle à jour avec de nouvelles informations. Vous disposerez ainsi d'une vue précise et actualisée du processus de recrutement.

Inconvénients de l'utilisation du modèle Excel de suivi du recrutement

Si le modèle Excel de suivi du recrutement peut sembler être un moyen simple et pratique de suivre vos candidats, il présente également des inconvénients importants qui peuvent affecter votre efficacité en tant que recruteur. Voici quelques-uns des défis auxquels vous pouvez être confronté :

• Une saisie et une mise à jour des données qui prennent du temps : L'un des principaux inconvénients de l'utilisation d'un modèle Excel de suivi du recrutement est que vous devez saisir et mettre à jour manuellement les données pour chaque candidat, un par un. Cela peut être très fastidieux et prendre beaucoup de temps, surtout si vous avez un grand nombre de candidats ou plusieurs responsables du recrutement impliqués dans le processus. Vous devez également vous assurer que les données sont exactes et cohérentes, ce qui peut s'avérer difficile sans un système de validation adéquat. Vous risquez de passer plus de temps à saisir et à mettre à jour les données qu'à dialoguer avec les candidats et à évaluer leur adéquation au poste. Et comme vous ne disposez que de 8 heures par jour, vous risquez de ne pas pouvoir gérer toutes les tâches et responsabilités liées au recrutement.
• Analyse des données et rapports limités : Un autre inconvénient de l'utilisation d'un modèle Excel de suivi du recrutement est que vous devez créer vos propres formules et graphiques pour analyser les données et générer des rapports sur vos indicateurs de recrutement, tels que le délai d'embauche, la source d'embauche, la qualité de l'embauche et la diversité de l'embauche. Cela peut s'avérer compliqué et fastidieux, surtout si vous n'êtes pas familiarisé avec les fonctions et les caractéristiques d'Excel. Vous devez également exporter et partager manuellement les rapports avec vos parties prenantes, ce qui peut s'avérer peu pratique et peu sûr. Vous risquez de ne pas pouvoir obtenir les informations et le retour d'information dont vous avez besoin pour améliorer votre processus de recrutement et prendre de meilleures décisions.

Une meilleure solution : Système de suivi des candidats

Si vous souhaitez surmonter ces difficultés et rationaliser votre processus de recrutement, vous pouvez envisager d'utiliser un système de suivi des candidatures (SSC) plutôt qu'un modèle Excel. Un ATS est un logiciel qui automatise et optimise le processus de recrutement en gérant les offres d'emploi, les candidatures, les informations sur les candidats et les communications avec les candidats au moyen d'une plateforme unique.

Voici un exemple d'ATS qui peut vous aider à améliorer votre processus de recrutement. Manatal. L'un de ses clients est ColorCrew, une entreprise qui fournit à la demande salesforce pour les efforts d'activation de la marque aux marques de luxe. ColorCrew a dû faire face à certains défis dans son processus d'embauche, tels que :

• Passer trop de temps sur des tâches manuelles, telles que la sélection des CV, la programmation des entretiens, l'envoi de courriels, etc.
• Difficulté à trouver des candidats qualifiés pour leurs fonctions spécifiques, telles que coloristes, agents de service à la clientèle, etc.
• Manque de visibilité sur les mesures et les performances en matière de recrutement.

En utilisant l'ATS de Manatal, ColorCrew a pu.. :

• Économiser 40 heures par mois sur les tâches manuelles en automatisant leur flux de travail et leur communication.
• augmentent leur vivier de candidats de 30 % en publiant leurs offres d'emploi sur plusieurs canaux.
• Améliorer la qualité de leur recrutement de 20 % en utilisant le jumelage de candidats alimenté par l'IA.
• Suivre leurs indicateurs de recrutement et leurs performances en utilisant les analyses et les rapports de Manatal.

Suivi des efforts de recrutement à l'aide d'une feuille de suivi du recrutement ou d'un système de gestion du recrutement (ATS)

L'utilisation de modèles Excel de suivi du recrutement est un excellent moyen de suivre les efforts de recrutement. Mais il existe d'autres options, telles que les systèmes de suivi des candidats (ATS), qui offrent un moyen encore meilleur et simplifié de suivre les efforts de recrutement. Un système de suivi des candidats tel que Manatal offre des fonctionnalités faciles à utiliser qui éliminent une grande partie des tâches manuelles, fastidieuses et chronophages qui sont nécessaires lors de l'utilisation d'un outil de suivi du recrutement dans Excel. Vous trouverez ci-dessous un tableau comparatif entre l'ATS de Manatalet le modèle Excel de suivi du recrutement. Nous allons maintenant nous plonger dans une comparaison des deux :

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Vous devez saisir manuellement les informations relatives aux candidats dans Excel

Vous pouvez facilement personnaliser les étapes de la réserve de travail

Le choix entre une feuille de suivi du recrutement et un système de gestion des candidatures dépend des besoins de votre entreprise, de votre budget et du niveau d'automatisation que vous souhaitez. Par exemple, les petites entreprises ou les organisations dont les processus de recrutement sont simples et les ressources limitées peuvent se contenter d'une feuille de suivi du recrutement. En revanche, les grandes entreprises ou celles qui ont des besoins complexes en matière de recrutement peuvent bénéficier des fonctions avancées et de l'automatisation offertes par un système de gestion des candidatures.

Cependant, si vous considérez le temps qu'un recruteur passe à publier des offres d'emploi, à copier les données des candidats dans une feuille de suivi, à consulter quotidiennement les sites d'emploi pour trouver des candidats et à lire des CV... Il est très facile de justifier l'investissement dans un ATS pour économiser du temps, des heures de travail ou des coûts de main-d'œuvre.

En résumé

Lorsqu'il s'agit d'organiser votre processus de recrutement, le modèle Excel de suivi du recrutement que nous avons fourni ci-dessus est parfaitement utilisable. Mais lorsqu'il s'agit de solutions de suivi du recrutement, Manatal s'impose comme une plateforme puissante et efficace qui rationalise l'ensemble du processus d'embauche. Bien que les modèles Excel soient utiles, Manatal élève le suivi du recrutement à un niveau supérieur grâce à ses fonctionnalités avancées, son interface conviviale et ses capacités complètes. Voici quelques raisons qui expliquent pourquoi :

1. Tableau de bord centralisé : Manatal propose un tableau de bord centralisé qui offre une vue d'ensemble de vos activités de recrutement. Cette vue d'ensemble en temps réel vous aide à gérer plusieurs offres d'emploi et candidats de manière transparente.
2. Pipeline personnalisable: Il se distingue par sa fonction de pipeline hautement personnalisable. Contrairement aux modèles Excel, Manatal fournit une plateforme intuitive où vous pouvez concevoir et configurer votre flux de recrutement.
3. Flux de travail automatisé : Contrairement aux modèles Excel traditionnels qui nécessitent des mises à jour manuelles, le flux de travail automatisé de Manatal garantit que lorsque les candidats passent par les différentes étapes du processus de recrutement, le système met automatiquement à jour leur statut, ce qui réduit les efforts manuels et minimise les erreurs. Manatal offre également une synchronisation native des e-mails et des calendriers, le tout en un seul endroit.
4. Base de données des candidats : Manatal propose une base de données complète des candidats dans laquelle vous pouvez stocker et organiser les informations relatives aux candidats. Il s'agit notamment des coordonnées, des CV, des réactions aux entretiens et de l'historique des communications.
5. Modèles personnalisables : Tout comme les modèles Excel, Manatal permet la personnalisation. Cependant, il va encore plus loin en proposant des modèles d'e-mail, des formulaires d'évaluation d'entretien et des critères de notation personnalisables, garantissant ainsi une expérience cohérente et personnalisée pour les candidats.