À une époque où nous pourrions être confrontés à une pénurie mondiale de talents pouvant aller jusqu'à 85 millions d'emplois dans moins de 10 ans, les recruteurs et les gestionnaires d'embauche doivent plus que jamais améliorer leur façon de recruter.
Une façon de commencer est de s'assurer que la méthode que vous utilisez pour contrôler et qualifier les candidats est optimale dès le départ, en termes de temps et de qualité globale des candidats que vous recrutez à l'aide de méthodes telles que les entretiens téléphoniques.
La plupart des recruteurs utilisent déjà des méthodes telles que les entretiens téléphoniques pour examiner les candidats avant de les convoquer à un entretien en personne, à un entretien par appel vidéo ou à une évaluation technique. Bien qu'il s'agisse de l'une des premières méthodes de recrutement moderne, les appels téléphoniques sont encore utilisés aujourd'hui, en raison de leur rapidité et de la facilité avec laquelle ils permettent de passer un moment en tête-à-tête avec chaque candidat.
C'est précisément la raison pour laquelle les questions que vous posez lors de chaque entretien téléphonique sont cruciales pour la manière dont vous qualifiez les candidats à l'avenir. Si vous pouvez poser des questions qui aident à qualifier les candidats de manière plus précise et plus cohérente, vous pouvez augmenter le volume de vos candidats de qualité, tout en économisant du temps par candidat.
Dans cet article, nous allons vous donner six conseils pour vous aider à élaborer des questions d'entretien téléphonique de qualité, afin que vous puissiez qualifier plus de candidats en moins de temps, et être plus compétitif dans la bataille pour les meilleurs talents.
Comprendre pourquoi les recruteurs et les responsables du recrutement utilisent les entretiens téléphoniques
Malgré les progrès technologiques et les conséquences de la pandémie, qui ont probablement favorisé les entretiens à distance, les entretiens téléphoniques restent l'un des principaux choix des recruteurs et des responsables de l'embauche.
Avant d'aborder les conseils pour élaborer vos questions d'entretien téléphonique, il est important d'expliquer pourquoi elles constituent un élément crucial de toute stratégie de recrutement réussie.
Voici les principaux avantages de l'utilisation des entretiens téléphoniques pour sélectionner les candidats :
1. Les entretiens téléphoniques peuvent servir à évaluer les compétences des personnes interrogées.
Pour certaines offres d'emploi, en particulier celles qui requièrent des appels téléphoniques quotidiens, vous pouvez tester et enregistrer les compétences du candidat en matière de conversations téléphoniques.
Ces emplois comprennent le service à la clientèle, la vente, l'assistance à la clientèle et le service hôtelier, entre autres emplois administratifs. Cela signifie également que vos questions d'entretien téléphonique peuvent être personnalisées afin de tirer le meilleur parti du temps que vous passerez avec les candidats lors de l'appel téléphonique.
2. Ils vous permettent d'interviewer plusieurs candidats en une seule fois.
Les entretiens téléphoniques utilisent très peu de ressources - un téléphone de bureau ou un smartphone, et la disponibilité de l'intervieweur et de la personne interrogée (partout dans le monde).
Comparez cela à l'organisation d'entretiens en personne, qui nécessitent de nombreuses ressources telles que des salles de réunion, des ordinateurs portables, des documents imprimés, ainsi que des frais de déplacement pour se rendre sur le lieu de l'entretien.
Dans le cas des entretiens téléphoniques, c'est généralement vous, le recruteur, qui êtes assis à un bureau (ou qui faites parfois les cent pas) et qui vous lancez dans une série d'entretiens avec plusieurs appels à la fois.
3. Vous n'avez pas à vous soucier de l'emplacement.
Réserver des salles de réunion au bureau, préparer l'équipement et s'assurer que les personnes interrogées arrivent au bon endroit et à l'heure, tout cela peut s'avérer fastidieux.
C'est pourquoi il est souvent plus judicieux de mener des entretiens téléphoniques - en posant de bonnes questions de qualification - avant de convoquer les candidats à un entretien physique. Vous savez ainsi que vous consacrez votre temps précieux aux bons candidats.
4. Vous pouvez écrire et vous référer à des notes pendant l'entretien sans mettre le candidat mal à l'aise.
Une expérience positive du candidat est cruciale pour sa décision finale de travailler ou non pour vous (nous aborderons ce point en détail ci-dessous).
Prendre des notes au milieu de l'entretien peut mettre la personne interrogée mal à l'aise. Il est donc préférable de prendre des notes détaillées au cours de l'entretien téléphonique, lorsque la personne ne peut pas voir physiquement que vous recueillez des informations sur elle.
Pourquoi les questions de l'entretien téléphonique sont-elles cruciales pour réussir ?
Maintenant que nous avons abordé les avantages de l'utilisation des entretiens téléphoniques pour qualifier les candidats, passons à ce que l'élaboration des bonnes questions d'entretien téléphonique signifie pour l'ensemble du processus d'entretien.
La formulation des bonnes questions d'entretien téléphonique sera bénéfique pour le processus de recrutement, tant en interne qu'en externe, dans les domaines suivants :
1. En externe : Expérience des candidats
Comme indiqué plus haut, des questions pertinentes lors des entretiens téléphoniques peuvent améliorer l'expérience globale de votre candidat lors des différentes étapes du recrutement.
En un mot, "l'expérience du candidat" fait référence à l'ensemble du processus de recrutement, tel qu'il est perçu par le candidat. Il s'agit sans doute de l'un des principaux facteurs qui influencent la décision d'un candidat de choisir votre organisation lorsqu'il est à la recherche d'un emploi. Parmi les éléments qui contribuent à une expérience positive du candidat, citons la durée du processus d'entretien, la modernité du processus, la manière dont l'entreprise décide de traiter les candidats et les questions posées lors des entretiens.
En fait, selon les données de LinkedIn, environ 4 candidats sur 5 pensent que leur expérience de candidature indique à quel point l'entreprise apprécie ses employés. En outre, 89 % des talents déclarent qu'ils accepteraient une offre d'emploi plus rapidement s'ils étaient contactés en premier lieu par leur recruteur.
Bien qu'une partie de l'expérience du candidat dépende fortement de la politique de votre entreprise ou de votre client, une grande partie de cette expérience dépend en fait de la manière dont vous affinez votre processus. L'une des façons d'y parvenir est de commencer par les questions de l'entretien téléphonique, car les appels téléphoniques font souvent partie des premiers points de contact entre vous et le candidat.
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2. En interne : Facilite la vie des recruteurs en leur faisant gagner du temps.
Le fait de disposer d'une série de questions d'entretien téléphonique éprouvées vous permet également de gagner du temps, ce qui est indispensable dans le secteur moderne du recrutement.
Une liste simplifiée de questions de qualification doit être utilisée lors des appels téléphoniques, afin de pouvoir traiter plusieurs offres d'emploi à la fois. En effet, les recruteurs et les gestionnaires d'embauche doivent traiter en moyenne 30 à 40 demandes d'emploi à la fois.
En outre, il faut généralement un certain nombre d'entretiens avant qu'une décision d'embauche ne soit prise. Selon la BBC, Google a besoin de quatre entretiens en moyenne pour embaucher quelqu'un.
Ces facteurs chronophages font qu'il est extrêmement difficile pour les recruteurs et les gestionnaires de recrutement de gérer un flux constant de demandes d'emploi, surtout si l'objectif est de fournir à l'entreprise ou aux clients des candidats qualifiés.
C'est précisément la raison pour laquelle l'élaboration d'un processus de questionnement permettant d'obtenir la qualité souhaitée des candidats vous aidera à augmenter votre rendement en moins de temps. Et cela commence par l'apprentissage de questions d'entretien téléphonique éprouvées et permettant d'évaluer la qualité, que nous aborderons dans la section suivante.
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6 conseils pour créer des questions d'entretien téléphonique de qualité
Pour affiner votre processus d'entretien, tenez compte des six points suivants lorsque vous élaborez vos questions d'entretien téléphonique, afin de pouvoir les utiliser la prochaine fois que vous examinerez des candidats :
1. Découvrez ce que le candidat attend de l'emploi.
Au cours de l'entretien téléphonique, vous apprendrez probablement ce que le candidat attend de votre offre d'emploi. Une grande partie de ces attentes peut être utilisée dans le cadre du processus de sélection, car certaines attentes peuvent être en parfaite adéquation avec le poste à pourvoir, tandis que d'autres peuvent être trop élevées ou trop faibles par rapport à ce qui est demandé.
Ces informations sont particulièrement utiles lorsque vous établissez une liste de candidats à convoquer pour un entretien en personne ou un appel vidéo ultérieur.
Il convient donc de garder ces facteurs à l'esprit lorsque l'on cherche à savoir ce que le candidat attend de l'emploi, et de les comparer à ce que l'offre d'emploi peut réellement apporter :
- Horaires de travail - Tenez compte des questions du candidat concernant les horaires de travail spécifiés dans le poste. Sont-ils satisfaits des horaires de travail exigés par le poste ? Que pensent-ils des horaires flexibles en cas de forte charge de travail ? A-t-il besoin d'une compensation pour les heures supplémentaires ?
- Possibilités d'évolution - Il convient de vérifier si le candidat souhaite évoluer rapidement au sein de l'entreprise ou s'il recherche quelque chose de plus stable. Cette question est directement liée aux attentes du poste en question.
Si le poste exige que le candidat accède à un poste d'encadrement, un candidat cherchant à jouer la carte de la sécurité ne sera probablement pas le bon candidat, par exemple.
- Politique de travail à distance / trajet domicile-travail - Cet article de Forbes rapporte qu'environ 60 % des travailleurs préfèrent un régime de travail hybride. Il est donc essentiel de tenir compte de tout ce que votre candidat dit à propos de ses préférences en matière de travail ou de ses choix en matière de trajet domicile-travail.
Le poste offre-t-il un régime de travail à distance ou hybride ? Quelle est la distance entre le domicile du candidat et le bureau ? Le candidat aura-t-il besoin d'une compensation plus importante lorsqu'il se rendra au bureau ?
Les questions relatives à ces facteurs peuvent directement influencer la décision du candidat d'accepter une offre s'il en reçoit une. Elles seront également cruciales dans votre décision de les sélectionner.
- Culture et hiérarchie - Comment le candidat gère-t-il les processus spécifiques d'une entreprise ? Peut-il faire face à une gestion descendante ou préfère-t-il quelque chose de plus linéaire ?
Les styles de travail reflètent directement la culture d'une entreprise, et le type d'environnement de travail qu'un candidat préfère est un signe révélateur de sa capacité à s'adapter à votre poste.
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2. Veillez à communiquer les souhaits et les besoins de l'organisation.
Si les préférences du candidat sont importantes, l'un des objectifs incontournables de chaque entretien téléphonique est de permettre au candidat de comprendre les exigences et les besoins du poste à pourvoir.
Plus important encore, ils doivent comprendre les attentes du poste du point de vue de l'organisation. Si le poste exige un travailleur routinier ou une personne qui doit être responsable de son propre développement et de sa progression, il faut le faire savoir dès le départ en posant des questions lors de l'entretien téléphonique.
Pensez également à la vision de l'entreprise pour les prochaines années, en termes d'objectifs à atteindre, et à la manière dont le candidat s'inscrira dans cette vision s'il est sélectionné. En confirmant ces éléments dès le départ, vous gagnerez du temps à un stade ultérieur du processus de recrutement.
3. Élaborer un portrait-robot du candidat idéal pour le poste à pourvoir.
Ce conseil doit être envisagé dès que vous recevez une demande de la part d'un client ou de votre cadre pour pourvoir un poste.
Il est préférable d'élaborer le profil d'un candidat idéal pour chaque poste, en fonction du secteur dans lequel il travaille actuellement, de son expérience professionnelle, de ses compétences de base et de ses traits de personnalité. Bien qu'il ne doive pas être utilisé de manière extrêmement rigide, le profil d'un candidat peut servir de critère ou de bref point de repère pour déterminer quel type de personne conviendrait le mieux.
Une fois que vous disposez d'un persona, il devient beaucoup plus facile d'élaborer les questions de l'entretien téléphonique pour chaque candidat, car vous avez désormais un idéal à atteindre.
En outre, les profils de candidats permettent aux candidats de gagner du temps grâce à un processus de qualification plus rapide. Cela vous sera particulièrement utile lorsque vous avez un candidat qui n'est peut-être pas la bonne personne pour un poste dans l'immédiat, mais que vous souhaitez conserver dans votre vivier de talents pour de futurs postes à pourvoir.
4. Inclure des questions axées sur les objectifs.
Une autre bonne pratique pour élaborer des questions d'entretien téléphonique efficaces consiste à lier vos questions aux objectifs de carrière et de vie des candidats.
Demandez-leur où ils se voient dans les prochaines années et ce qu'ils feront à ce moment-là. Vous pourrez ainsi savoir si une personne a l'intention de posséder une entreprise dans les prochaines années ou si elle cherche encore à se former dans ce domaine, par exemple.
Ces informations vous aideront à choisir la bonne personne en termes d'investissement dans la fonction, ce qui est essentiel pour les postes de haut niveau qui exigent des candidats qu'ils dirigent d'autres personnes.
5. Gagner du temps en rendant le processus aussi reproductible que possible.
Les entretiens téléphoniques ne devraient généralement pas durer plus de 30 minutes, surtout si vous devez passer des dizaines d'appels par jour.
Il s'agit essentiellement de disposer d'une série de questions d'entretien téléphonique fiables pour chaque poste. Une liste fiable de questions peut souvent être obtenue en remarquant des tendances au fur et à mesure que vous interviewez d'autres candidats.
Si vous constatez que les candidats qui répondent aux questions d'une certaine manière (probablement en relation avec votre persona idéal pour le poste) ont tendance à passer à l'étape suivante, centralisez vos questions autour de ces résultats.
Par exemple, si vous demandez aux candidats comment ils résoudraient un problème hypothétique et que vous constatez que la plupart des candidats favorables ont répondu "en équipe", soyez attentif à ce type de réponses en tant que point de référence.
Un autre moyen de rendre l'ensemble du processus de recrutement aussi reproductible que possible est de le rationaliser à l'aide d'un système de suivi des candidats (ATS).
Les entretiens téléphoniques peuvent être difficiles à suivre, surtout si vous devez en faire plusieurs par jour et mettre à jour le statut de chaque candidat manuellement dans des feuilles de calcul. Avec un système de gestion des candidatures, cependant, vous pouvez suivre l'ensemble du processus de recrutement à partir d'un tableau de bord personnalisable, comme celui de Manatal :
L'utilisation d'outils de ce type vous aide à rendre l'ensemble du processus reproductible, ce qui vous permet de contacter plus de candidats, de mener plus d'entretiens et d'améliorer votre rendement global.
6. Poser des questions relatives à leur caractère.
Dernier conseil de cette liste, poser des questions lors de l'entretien téléphonique sur le caractère et l'attitude d'un candidat peut aider à déterminer dans quelle mesure ce dernier correspond à la culture de l'entreprise.
Bien que ces questions - par exemple, s'ils comprennent ou non pourquoi l'entreprise souhaite figurer dans le Top 10 d'un secteur d'ici trois ans - puissent être posées lors d'entretiens ultérieurs, c'est généralement une bonne idée de les poser dès le début du processus. Vous obtiendrez ainsi davantage d'informations dans le cadre du processus de sélection, en vous permettant de déterminer qui est le plus susceptible de s'investir dans le poste.
Toutefois, vous pouvez également poser des questions relatives à la vision de l'entreprise et à la culture de travail de leur point de vue, si vous estimez qu'il n'est pas bon pour l'expérience du candidat d'être trop en prise directe avec les besoins de l'entreprise.
Gardez à l'esprit que l'objectif doit être d'en apprendre le plus possible sur le candidat en termes de personnalité et de traits de caractère qui le caractérisent, afin de pouvoir prendre la meilleure décision possible au cours du processus de sélection.
PLUS DE RESSOURCES : Modèles de questions d'entretien spécifiques à l'industrie (utilisation gratuite)
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Prochaines étapes pour les recruteurs et les gestionnaires d'embauche
Les entretiens téléphoniques sont l'une des formes les plus utiles de qualification des candidats, car il s'agit sans doute de la méthode d'entretien qui prend le moins de temps et de ressources. Par conséquent, le fait de savoir comment formuler les bonnes questions d'entretien téléphonique vous aidera certainement à trouver les meilleurs talents pour chaque poste à pourvoir.
Maintenant que vous disposez d'une liste de conseils pour élaborer vos questions, l'étape suivante consiste à tirer le meilleur parti des outils disponibles pour simplifier l'ensemble de votre processus de recrutement. Combiné à l'utilisation des bonnes questions d'entretien téléphonique, le recrutement à l'aide d'un système de gestion des candidatures vous permettra de trouver davantage de talents et de les gérer plus efficacement que si vous utilisiez des feuilles de calcul manuelles.
L'ATS de Manatal propose actuellement un essai gratuit de 14 jours, qui comprend un tableau de bord complet et personnalisable pour les candidats, une base de données centralisée des candidats, des recommandations de candidats pilotées par l'IA, la création automatisée de profils de candidats et la génération de rapports.
Il comprend également une liste d'activités facile à consulter où les recruteurs peuvent voir leur emploi du temps, de sorte qu'ils ne manquent plus jamais un entretien ou une mise à jour concernant un candidat :
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