Les 5 principaux avantages de l'intégration d'un STA dans votre SIRH

Le secteur des logiciels RH devrait presque doubler en valeur en moins de 10 ans, passant de plus de 17 milliards de dollars US en 2021 à 33,5 milliards de dollars US en 2030. Cette catégorie d'outils numériques comprend notamment les systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) et les systèmes de suivi des candidats (ATS).

Mais que signifie cette croissance pour les professionnels des ressources humaines ? Quel sera l'impact réel sur leur façon de travailler dans les dix prochaines années ?

Avec des milliers d'outils de RH et de recrutement disponibles sur le marché, la principale préoccupation du personnel des RH sera d'apprendre à sélectionner et à exploiter au mieux ces outils.

L'une des principales façons de tirer le meilleur parti de ces outils est d'utiliser des systèmes RH généraux avec des outils plus spécialisés lorsque cela est nécessaire. L'une des pratiques les plus courantes consiste à combiner un système SIRH complet avec une technologie de recrutement spécialisée, telle qu'un système de suivi des candidatures (ATS), afin de s'assurer que tous les processus RH internes (comme la paie et les avantages sociaux) sont pris en charge, tandis que les fonctions RH externes importantes (comme le recrutement et l'embauche) restent compétitives.

Toutefois, avant de décider de s'abonner à un logiciel ATS et à un système SIRH, il est important de savoir pourquoi les professionnels des ressources humaines le font en premier lieu.

Dans cet article, nous aborderons les cinq principaux avantages de l'intégration d'un SEA dans vos systèmes SIRH afin que vous puissiez rester en tête de la croissance prévue de la technologie RH au cours de la prochaine décennie.

Pour commencer, examinons ce que signifie l'"intégration logicielle" dans le contexte du travail des RH et pourquoi elle devrait vous intéresser.

Ce que signifie l'intégration des logiciels RH

L'intégration logicielle se réfère le plus souvent à deux ou plusieurs logiciels qui fonctionnent ensemble, sans avoir à passer d'une plate-forme à l'autre. 

En règle générale, l'intégration consiste à relier des bases de données, des fonctions et des interfaces au sein d'une plateforme solide, sans perdre les avantages et les caractéristiques spécifiques de chaque logiciel. Cela signifie que l'intégration des logiciels ne peut être considérée comme réussie que si toutes les fonctionnalités combinées aboutissent à un résultat souhaitable, tel qu'une augmentation de la productivité ou le respect des indicateurs clés de performance en matière de ressources humaines.

L'intégration est possible si le logiciel que vous utilisez est doté d'une certaine forme de capacité d'interfaçage, le plus souvent sous la forme d'une interface de programmation d'application (API). Par définition, les API sont des interfaces qui aident les utilisateurs à utiliser deux logiciels ou plus en même temps sans avoir à passer manuellement de l'un à l'autre.

Il s'agit d'un ensemble de règles communes que deux logiciels différents doivent respecter. Ou comme une seconde langue couramment utilisée par les outils pour communiquer entre eux, au lieu de leur langue maternelle - le code dans lequel ils ont été écrits à l'origine.

Par exemple, si vous disposez d'un système SIRH compatible avec l'API qui s'occupe déjà des données de vos employés, de la paie, des avantages sociaux et des cours de formation, vous pouvez également intégrer un système de gestion des ressources humaines compatible avec l'API pour prendre en charge l'ensemble de votre travail de recrutement. 

Le système SIRH et l'ATS utiliseront alors une API pour partager les données entre eux et offrir une expérience transparente qui ne vous demandera pas plus de temps et d'efforts pour utiliser les deux outils en même temps.Sans API, les systèmes ATS et SIRH auraient des ensembles de données distincts. Sans API, les systèmes ATS et SIRH disposeraient d'ensembles de données distincts, ce qui nécessiterait la gestion d'un nombre encore plus important de feuilles de calcul et ne constituerait pas une utilisation efficace de votre temps. 

Ceci est particulièrement crucial dans le domaine des ressources humaines et du recrutement, car les fonctions de ressources humaines nécessitent le stockage d'informations importantes sur les employés et de données financières. Pour les équipes de recrutement, il s'agit également de créer, de stocker et de protéger de grandes quantités de données sur les candidats, la progression des candidats et les statistiques d'embauche réussies.

Sans centraliser le tout sur une interface commune, le personnel RH sera sujet aux risques suivants liés à l'intégration :

Les plus grands risques liés à l'absence d'intégration de différents logiciels RH

L'absence d'intégration réussie des outils de RH et de recrutement comporte trois risques principaux :

1. Vous risquez d'être à la traîne de la concurrence.

La concurrence à laquelle un professionnel des ressources humaines est régulièrement confronté est plus écrasante que la plupart des gens ne le pensent.

Si l'on peut penser que le personnel des RH n'est en concurrence avec personne d'autre - contrairement aux recruteurs et aux chasseurs de têtes qui sont en concurrence les uns avec les autres - c'est en fait tout le contraire.

Comme vous le savez peut-être, le travail des RH couvre tous les domaines. Qu'il s'agisse de veiller à ce que les besoins des employés soient satisfaits, d'assurer leur développement professionnel ou de trouver de nouvelles recrues pour rejoindre l'équipe, chacune de ces fonctions fait l'objet d'une concurrence plus ou moins forte.

En interne, chaque professionnel des RH doit s'assurer qu'il crée continuellement de la valeur dans son rôle, car son évolution de carrière compte autant que celle des autres employés. En sachant comment tirer le meilleur parti des outils RH, ils peuvent devenir plus efficaces et produire davantage. 

Cela les rend automatiquement plus précieux et plus désirables dans leur entreprise, ainsi que sur le marché de l'emploi. Il s'agit d'un employé capable de faire le travail de deux personnes des ressources humaines à la fois, par exemple.

En externe, c'est-à-dire dans le domaine du recrutement, les professionnels des ressources humaines qui gèrent les talents et le recrutement doivent rivaliser avec les meilleurs recruteurs et chasseurs de têtes pour réussir à embaucher les meilleurs talents qui contribueront à la croissance de leur entreprise. 

Et si l'on considère que près de 5 millions d'organisations dans le monde utiliseront un logiciel de recrutement d'ici 2022, on peut affirmer que de nombreux recruteurs les utilisent déjà comme clockwork.

Ainsi, s'ils n'utilisent pas les outils disponibles sur le marché - tels que les systèmes SIRH et les logiciels ATS - les professionnels des RH risquent de stagner dans leur fonction et de perdre du terrain par rapport à d'autres professionnels qui appliquent une approche plus moderne et axée sur la technologie.

2. Vous vous exposez à d'éventuelles violations des informations et des données. 

La vérité est que les données sont plus difficiles à suivre si elles sont stockées à plusieurs endroits. Qu'il s'agisse de données relatives à des services technologiques, d'informations financières ou simplement de l'adresse du domicile des employés, il est toujours préférable de les stocker dans un seul endroit sûr, plutôt que dans des silos de données.

Plus on ouvre de portes, plus il est difficile de les fermer. Et en matière de protection des données, il est souvent préférable de ne pas prendre ce risque. 

3. Vous risquez de compromettre votre santé en tant que professionnel des ressources humaines.

D'un point de vue plus humain, le personnel des RH est exposé quotidiennement à des situations stressantes, comme le fait de se sentir généralement débordé par la gestion de toutes les fonctions RH pour plusieurs employés à la fois.

Il n'est pas surprenant que 90 % du personnel des ressources humaines ait signalé une augmentation du niveau de stress au cours de l'année écoulée, le principal facteur de stress étant la pandémie et ses effets sur les travailleurs et l'embauche.

C'est pourquoi les systèmes SIRH - associés à un ATS de recrutement compatible avec l'API - devraient être utilisés pour alléger votre charge de travail. Sans un moyen centralisé de travailler et d'intégrer d'autres outils utiles, il sera très difficile de surmonter ce stress, à moins que votre charge de travail ne diminue, ce qui est peu probable dans le monde des RH.

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5 avantages de l'intégration d'un STA dans votre SIRH

Maintenant que nous avons abordé la question de l'intégration des logiciels et des obstacles à la non-intégration d'un STA dans votre SIRH, il est temps de passer aux cinq principaux avantages que vous tirerez d'une intégration réussie des deux systèmes : 

1. L'intégration des systèmes ATS et HRIS permet de gagner du temps.

De nombreux professionnels des ressources humaines travaillent plus de 40 heures par semaine, selon le Bureau des statistiques du travail des États-Unis. Bien qu'il s'agisse là de statistiques, certains professionnels des ressources humaines commentant sur des forums diront probablement que la charge de travail peut atteindre 50 à 60 heures par semaine pendant les périodes de pointe. Apparemment, cela se produit souvent lorsqu'ils recrutent pour plusieurs postes tout en gérant la documentation de dizaines d'employés simultanément.

La dernière chose dont ces professionnels ont besoin, c'est d'un logiciel qui leur fasse perdre du temps. C'est là que l'intégration des logiciels peut intervenir et réduire les heures de travail hebdomadaires.

Pour gagner du temps, les systèmes ATS et SIRH doivent vous permettre d'automatiser tout ce qui peut l'être. Du côté des RH, cela implique des outils de paie automatisés ou des systèmes de suivi des congés automatisés, pour n'en citer que quelques-uns.

C'est au niveau du recrutement que les choses se compliquent un peu, car il s'agit de l'un des aspects les plus chronophages du travail dans les RH. En fait, LinkedIn indique qu'il faut jusqu'à 49 jours pour embaucher quelqu'un avec succès.

Si l'on multiplie ce chiffre par cinq nouveaux postes, on obtient plusieurs heures par jour consacrées au recrutement, tandis que les autres tâches liées aux ressources humaines sont mises en veilleuse jusqu'à ce qu'il soit temps d'éteindre un autre incendie.

Un système de gestion des candidatures puissant et fiable doit être capable d'automatiser la publication d'offres d'emploi sur plusieurs plateformes à la fois, de recommander des candidats à partir de sites d'emploi et de votre vivier de talents, et de vous fournir un tableau de bord simple pour les candidats afin d'éliminer la nécessité d'utiliser des feuilles de calcul pour organiser les progrès du recrutement.

Plus important encore, l'ATS doit être en mesure d'envoyer automatiquement toutes les candidatures à vos systèmes SIRH existants, afin de garantir que vous disposez d'une base de données commune pour toutes les informations. Tout système qui n'offre pas cette fonctionnalité ne vaut probablement pas la peine que vous y consacriez du temps.

2. Il améliore la qualité de votre production.

En relation avec le premier avantage, le temps gagné en automatisant les choses qui peuvent - et devraient - être automatisées contribue directement à la qualité de votre travail.

Par exemple, si un responsable du recrutement peut économiser quatre heures (qu'il aurait autrement consacrées à la publication manuelle d'offres d'emploi sur plusieurs plateformes et au suivi des statuts des candidats), il peut consacrer le temps restant à des tâches plus utiles.

Qu'il s'agisse d'élaborer des stratégies de recrutement plus efficaces ou d'organiser davantage d'entretiens pour accélérer le processus de recrutement, les possibilités sont infinies.

Grâce à l'intégration des systèmes ATS et SIRH, les professionnels des ressources humaines peuvent également réduire la quantité de tâches manuelles et superviser les listes d'employés ou de candidats générées automatiquement au lieu de tout remplir manuellement.

Pour illustrer ce que cela signifie, voici une capture d'écran du tableau de bord du pipeline de candidats de l'ATS de Manatal, qui montre à quel point vous pouvez limiter votre implication dans la gestion manuelle du pipeline :

Comme vous pouvez le constater, un système de gestion des candidatures digne de ce nom doit simplifier les processus afin de gagner du temps et d'améliorer la qualité du travail. Dans ce cas, le tableau de bord des candidats de Manatal est une interface de type "glisser-déposer" qui élimine la nécessité de saisir les noms des candidats à chaque fois qu'un candidat est choisi.

Toutes les informations sur les candidats et les postulants sont également envoyées directement au système SIRH principal, ce qui simplifie grandement la gestion des données sans devoir passer d'une plateforme à l'autre.

3. Il permet d'éviter la duplication des informations.

Une autre tâche qui prend du temps dans le domaine des ressources humaines et du recrutement est l'examen des candidatures et des profils de candidats en double. En interne, cela peut également concerner l'utilisation de plusieurs feuilles de calcul qui stockent les mêmes informations. On sait que cela crée généralement de la confusion parmi les employés concernés qui travaillent avec les données en question.

Avec les deux systèmes intégrés, la base de données centralisée garantit qu'il n'y a pas d'entrées en double de quelque nature que ce soit. Par exemple, l'ATS de Manatal, convivial pour l'API, organise automatiquement les demandes d'emploi en combinant toutes les entrées en double dans un profil de candidat par candidat.

Cela signifie que les responsables du recrutement n'auront pas à surveiller les doubles entrées d'un candidat et qu'ils pourront consulter le profil complet d'un candidat ainsi que tous les postes pour lesquels il a postulé au sein de votre organisation.

Gardez toutefois à l'esprit que cette fonction ne sera utile qu'avec les systèmes SIRH et ATS qui disposent d'une API. Sans API, les sources d'information seraient séparées et donc plus difficiles à maintenir.

4. L'intégration facilite l'établissement de rapports.

En ce qui concerne l'avantage 3 ci-dessus, la réduction de la possibilité d'informations en double contribue directement à l'obtention de données plus précises, telles que le nombre de candidatures uniques par offre d'emploi ou le nombre de candidats.

L'intégration permet donc d'établir des rapports et des projections plus réalistes, car toutes les données proviennent de la même source. Cela permet d'obtenir des rapports qui ont une réelle valeur commerciale et qui peuvent être transformés en actions concrètes.

Dans cet exemple de rapport automatisé de Manatal, vous pouvez voir des ratios clairs de candidats provenant de chaque canal :

Cela aide les professionnels des ressources humaines à appliquer une approche du recrutement davantage axée sur les données, en leur indiquant (ainsi qu'aux dirigeants de l'organisation) où ils devraient investir leur temps, leur budget et leurs ressources.

5. Il protège les informations à des fins de conformité.

L'un des principaux objectifs de l'intégration basée sur l'API des systèmes SIRH et d'un STA est de disposer d'une base de données centralisée. En ce qui concerne les informations confidentielles telles que les données personnelles des employés, les données relatives aux candidats ou même les documents internes importants, il est généralement préférable de les protéger en un seul endroit.

Prenons par exemple les informations relatives à l'assurance des employés. Selon le cabinet d'avocats Baker McKenzie, les violations des normes de confidentialité du Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) sont passibles d'une amende pouvant aller jusqu'à 50 000 USD par infraction.

Bien que les lois pénalisent généralement les fuites intentionnelles, il est plus sage de rester prudent et d'éviter la possibilité d'un litige, car cela fait partie du travail d'un professionnel des ressources humaines de maintenir l'intégrité lorsqu'il s'agit de données personnelles de ses employés.

La gestion des données personnelles peut sembler anodine dans les petites équipes, mais il s'agit néanmoins d'une obligation professionnelle de protéger les informations. Si vous devez gérer les informations privées et personnelles de 100 employés à la fois, un léger écart peut s'avérer plus que gênant.

PLUS : Types de systèmes SIRH à connaître

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Choisir un ATS compatible avec l'API

Compte tenu de tous les avantages de l'intégration logicielle que nous venons d'évoquer, on peut affirmer sans risque de se tromper qu'une intégration réussie ne serait pas possible si les outils que vous utilisez ne disposaient pas d'une API.

Cependant, il peut être difficile de visualiser à quel point les systèmes ATS et SIRH compatibles avec les API peuvent collectivement transformer la façon dont vous travaillez en tant que professionnel des ressources humaines.

Si vous êtes curieux de savoir comment fonctionne l'intégration, Manatal ATS prend en charge l'intégration API et est actuellement disponible pour un essai gratuit de 14 jours.

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