8 techniques de gestion du temps utilisées par les recruteurs experts

En moyenne, les professionnels de l'acquisition de talents consacrent près d'un tiers de leur semaine de travail (environ 13 heures) à la recherche de candidats pour un seul poste[1]. [Cependant, la recherche de candidats n'est pas la seule tâche des recruteurs. Ils doivent également présélectionner, interviewer, embaucher et assurer le suivi des candidats, ainsi que communiquer avec les clients et les parties prenantes. Avec autant de tâches et de responsabilités, comment les recruteurs peuvent-ils gérer leur temps ? Ils doivent travailler plus intelligemment et utiliser leur temps plus efficacement en hiérarchisant leurs tâches et en se concentrant sur celles qui ont le plus d'impact. Cependant, il ne suffit pas d'établir des priorités. C'est là que nos conseils sur la gestion du temps pour les recruteurs entrent en jeu pour vous aider à en faire plus tout en restant productif.

8 conseils de gestion du temps pour les recruteurs

La gestion du temps est la capacité des recruteurs à planifier et à contrôler la manière dont ils consacrent leur temps aux différentes tâches liées à la recherche, à l'attraction, à l'évaluation et à l'embauche de candidats appropriés pour leur organisation. Elle implique de fixer des priorités, d'organiser son emploi du temps, d'utiliser des outils et des techniques pour rationaliser le flux de travail et de mesurer les résultats. Dans cette section, nous allons explorer quelques conseils qui vous aideront à y parvenir.

1. Évaluer et hiérarchiser les tâches

Le fait de hiérarchiser vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance peut vous éviter bien des maux de tête, car toutes les tâches ne se valent pas. Certaines tâches sont plus critiques et plus urgentes que d'autres. Par exemple, interviewer un candidat pour un poste vacant est plus urgent et plus important que de mettre à jour son profil LinkedIn.

Pour classer vos tâches par ordre de priorité, vous pouvez utiliser différentes méthodes ou cadres, tels que

• La matrice d'Eisenhower : Cette matrice divise vos tâches en quatre quadrants en fonction de leur urgence et de leur importance. Les quadrants sont les suivants : faire d'abord (urgent et important), programmer (important mais pas urgent), déléguer (urgent mais pas important) et éliminer (ni urgent ni important).
• La méthode ABCDE : Cette méthode attribue une lettre à chaque tâche en fonction de sa priorité. Les lettres sont les suivantes : A (doit faire), B (devrait faire), C (agréable à faire), D (déléguer) et E (éliminer).
• Le principe de Pareto: ce principe stipule que 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts. Vous devez donc vous concentrer sur les 20 % des tâches qui ont le plus d'impact sur vos objectifs.

2. Création d'un calendrier

Une autre étape de la gestion efficace du temps consiste à créer un calendrier qui alloue des plages horaires spécifiques aux différentes activités de recrutement. Un calendrier peut vous aider à gérer votre temps plus efficacement, à éviter les engagements excessifs et à respecter les délais.

Voici différents outils ou techniques que vous pouvez utiliser pour créer un emploi du temps efficace :

• Les calendriers : Les calendriers peuvent être utilisés pour planifier vos activités quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. Vous pouvez également synchroniser vos calendriers avec d'autres plateformes ou appareils pour garder une trace de vos rendez-vous et événements.
• Applications: Les applications de gestion telles que Todoist ou Clickup vous permettent de créer et de gérer votre emploi du temps sur votre smartphone ou votre tablette. Certaines applications proposent également des fonctions telles que des rappels, des notifications, des minuteries ou des analyses.
• Blocage du temps : Vous pouvez utiliser le blocage du temps pour diviser votre journée en blocs de temps consacrés à des tâches ou à des activités spécifiques. Par exemple, vous pouvez réserver une heure à la recherche de candidats, deux heures aux entretiens avec les candidats, une heure à la pause déjeuner, etc.

3. Délégation et externalisation

En tant que recruteur, surtout lorsque vous traitez un grand nombre de candidats, vous devez identifier les tâches qui peuvent être déléguées ou externalisées à d'autres personnes ou organisations. La délégation et l'externalisation peuvent vous aider à libérer votre temps, à réduire votre charge de travail et à vous concentrer sur vos compétences essentielles.

Certaines tâches répétitives, de faible valeur ou qui ne relèvent pas de votre expertise peuvent être déléguées ou externalisées :

• Tâches de saisie de données telles que la mise à jour de profils de candidats, de CV ou de bases de données.
• Les contrôles d'antécédents, comme la vérification de la formation, des antécédents professionnels, du casier judiciaire ou des références.
• Vérification des références, par exemple en contactant d'anciens employeurs ou collègues pour obtenir un retour d'information sur les candidats.
• La gestion des médias sociaux, comme la création de contenu, la publication de mises à jour, l'engagement avec les adeptes ou le suivi des analyses, peut également être déléguée.

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4. Utilisation de la technologie et des outils

Une autre stratégie consistera à utiliser la technologie et les outils qui peuvent vous aider à gagner du temps et à automatiser certaines de vos tâches. Grâce à la technologie, vous pouvez améliorer votre productivité, votre efficacité et votre efficience.

Voici quelques technologies et outils qui peuvent vous aider à rationaliser vos processus, à améliorer la qualité de vos recrutements et à réduire les erreurs humaines :

• Système de suivi des candidats (ATS) : Le système de suivi des candidats est un logiciel qui vous aide à gérer l'ensemble du processus de recrutement, de la recherche de candidats à l'embauche. Il peut vous aider à publier des offres d'emploi, à collecter des CV, à présélectionner des candidats, à planifier des entretiens, à envoyer un retour d'information et à générer des rapports. Par exemple, vous pouvez utiliser un ATS basé sur le cloud comme Manatal pour automatiser la publication des offres d'emploi et la présélection des candidats, communiquer avec un grand nombre de candidats et les tenir au courant, planifier les entretiens, etc.

• ChatGPT: Ce logiciel peut vous aider à effectuer des recherches et à générer des questions d'entretien et des descriptions de postes. Il utilise un vaste modèle linguistique développé par OpenAI. Par exemple, si vous avez besoin de trouver des informations sur des sujets liés à votre secteur ou à votre fonction, tels que les tendances, les meilleures pratiques ou les concurrents, il vous suffit de demander à ChatGPT de faire une recherche sur le web pour vous et de vous fournir des sources pertinentes et fiables. Le logiciel peut également vous aider à générer des questions d'entretien qui testent les connaissances, les capacités ou l'adéquation des candidats avec le poste, les compétences ou l'expérience que vous recherchez. Par ailleurs, le logiciel permet également de créer des descriptions de poste qui attirent des candidats qualifiés et intéressés. Voici un exemple de description d'emploi utilisant ChatGPT.

• Logiciel de planification des entretiens: Il s'agit d'applications logicielles qui vous aident à planifier les entretiens avec les candidats sans les inconvénients des courriels ou des appels téléphoniques. Ils vous permettent de gagner du temps, d'éviter les conflits et d'améliorer l'expérience des candidats. Vous pouvez utiliser des logiciels de planification d'entretiens tels que Calendly, Google Workspace ou Doodle pour créer vos propres créneaux de disponibilité, les partager avec les candidats et leur permettre de réserver l'heure de leur choix. Vous pouvez également synchroniser votre logiciel de planification des entretiens avec votre calendrier, votre messagerie électronique ou votre système de gestion des candidatures pour que tout soit organisé.
• Constructeur de page de carrière: Il s'agit d'une fonction qui vous permet de créer votre propre page de carrière personnalisée qui met en valeur votre marque d'employeur et l'identité de votre entreprise. Elle peut vous aider à attirer davantage de candidats, à accroître votre visibilité et à améliorer votre réputation. Vous pouvez utiliser le générateur de pages de carrière de Manatalpour créer ou relier votre page de carrière en quelques secondes. L'avantage de Manatal est qu'il n'est pas nécessaire de savoir coder. Vous pouvez commencer à personnaliser votre page en utilisant différentes couleurs, images et mises en page en fonction de vos préférences.
• CRM de recrutement : Il s'agit d'une fonctionnalité qui vous permet de gérer vos clients, vos communications et votre pipeline de manière centralisée et organisée. Il peut vous aider à prospecter de nouveaux clients, à entretenir les relations existantes, à suivre les placements et les revenus, et à collaborer avec votre équipe. Vous pouvez utiliser le CRM de recrutement de Manatalpour créer et séparer les organisations (départements, clients, etc.), gérer les pistes et les opportunités, envoyer des courriels et des notes, et générer des factures et des contrats.

5. Minimiser les distractions

Les distractions peuvent interrompre votre flux et vous faire perdre du temps, ce qui risque de limiter votre productivité. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à minimiser les distractions et à mieux utiliser votre temps :

• Le fait de consulter vos courriels à des moments précis de la journée, de mettre en place des filtres ou des dossiers, de vous désabonner des lettres d'information inutiles ou d'utiliser des réponses automatiques peut vous faire gagner du temps.
• Éteindre son téléphone ou le mettre en mode silencieux, utiliser la messagerie vocale ou l'identification de l'appelant, ou programmer les appels à l'avance.
• Vous pouvez réduire les distractions liées aux médias sociaux en vous déconnectant de vos comptes, en désactivant les notifications, en bloquant ou en limitant l'accès à certains sites ou applications, ou en utilisant des minuteurs ou des traceurs.
• Désactiver ou personnaliser vos notifications, choisir les applications ou plateformes dont vous souhaitez recevoir des notifications, ou utiliser le mode "ne pas déranger".
• Portez un casque ou des bouchons d'oreille, mettez de la musique ou un bruit blanc, ou travaillez dans un endroit calme.

6. Fixer des objectifs réalistes

La fixation d'objectifs réalistes, conformes à votre vision et à votre mission, peut vous aider à vous motiver, à suivre vos progrès et à célébrer vos réussites.

Pour fixer des objectifs réalistes, vous pouvez utiliser les critères SMART :

• Spécifiques : vos objectifs doivent être clairs et bien définis. Par exemple, au lieu de dire "Je veux embaucher plus de candidats", vous pouvez dire "Je veux embaucher 10 candidats qualifiés pour le poste de directeur des ventes d'ici la fin du mois".
• Mesurable: Il doit être quantifiable et vérifiable. Au lieu de dire "Je veux améliorer mes compétences en matière de sourcing", vous pouvez dire "Je veux augmenter mon taux de sourcing de 20 % au cours du prochain trimestre".
• Réalisables: Les objectifs doivent être ambitieux mais réalisables. Évitez de dire "Je veux embaucher 100 candidats en une semaine" et dites plutôt "Je vais embaucher 20 candidats en une semaine".
• Pertinent : Vos objectifs doivent être pertinents par rapport à votre rôle et à votre organisation. Plutôt que de dire "Je veux apprendre à jouer de la guitare", vous devriez dire "Je vais apprendre à utiliser un nouveau STA".
• Limités dans le temps : Utilisez des objectifs assortis d'une date limite ou d'un calendrier. Par exemple, au lieu de dire "Je veux élargir mon vivier de talents", vous devriez dire "Je veux contacter plus de candidats et élargir mon vivier de talents d'ici la fin du mois".

7. Suivi et analyse du temps

Le suivi et l'analyse du temps peuvent vous aider à évaluer vos performances, à identifier vos forces et vos faiblesses et à procéder à des ajustements en conséquence.

Pour suivre et analyser votre temps, vous pouvez utiliser différentes méthodes ou outils, par exemple :

• Feuilles de temps : Il s'agit de documents qui enregistrent le temps passé sur chaque tâche ou projet. Vous pouvez utiliser les feuilles de temps pour contrôler votre productivité, votre facturabilité ou votre rentabilité.
• Les journaux : Il s'agit de documents qui indiquent l'heure de début et de fin de chaque activité. Vous pouvez utiliser les journaux pour mesurer votre efficacité, votre précision ou votre qualité.
• Rapports : Il s'agit de résumés ou de visualisations de vos données temporelles. Vous pouvez utiliser les rapports pour comparer votre temps réel avec votre temps planifié, identifier des modèles ou des tendances, ou découvrir des opportunités d'amélioration.

8. Établir et maintenir des relations

Gérer efficacement votre temps tout en entretenant des relations avec les candidats et les clients peut vous aider à améliorer votre réputation, votre confiance et votre loyauté.

Pour équilibrer votre temps entre la communication avec les candidats et celle avec les clients, vous pouvez utiliser différents canaux ou plates-formes, tels que

• Les courriers électroniques: Les courriels peuvent être utilisés pour envoyer des messages formels ou professionnels, tels que des offres d'emploi, des contrats, des commentaires ainsi que des pièces jointes ou des documents. Vous pouvez également utiliser des modèles d'e-mails ou des signatures pour gagner du temps et maintenir une certaine cohérence.
• Appels téléphoniques: Vous pouvez utiliser les appels téléphoniques pour des communications personnelles ou urgentes, telles que la confirmation d'entretiens, la négociation d'offres ou la résolution de problèmes.
• Textes : Les textes peuvent être utilisés pour envoyer des messages rapides ou informels, tels que des rappels, des mises à jour ou des salutations.
• Les médias sociaux: Vous pouvez utiliser les médias sociaux pour développer votre marque et votre réseau, ainsi que pour partager du contenu, des idées ou des opportunités.

Conclusion

La gestion du temps est une compétence qui s'apprend et s'améliore avec la pratique. Lorsque vous y parviendrez, vous obtiendrez de meilleurs résultats, vous réduirez votre stress et vous améliorerez l'équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée. En mettant en œuvre ces stratégies, vous pouvez

• Gagnez du temps et évitez la procrastination en évaluant et en hiérarchisant vos tâches.
• Gérer son temps et respecter les délais en établissant un calendrier.
• Libérez du temps et concentrez-vous sur vos compétences essentielles en déléguant et en externalisant des tâches.
• Rationaliser les processus et améliorer la qualité des embauches en utilisant la technologie et les outils.

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Citations

1. Linkedin Pulse