Le temps est une denrée précieuse pour tous les recruteurs. 67 % des personnes interrogées déclarent qu'il faut entre 30 minutes et 2 heures pour mener un seul entretien. Avec 56% des entreprises ayant une personne dédiée à la planification des entretiens au sein de leur équipe de recrutement, il est clair que la planification des entretiens est une partie importante du processus de recrutement [1].
L'utilisation d'un logiciel de planification permet de détecter automatiquement les conflits d'horaires et de proposer d'autres dates ou heures. Proposer des options de programmation flexibles, telles que des entretiens vidéo ou des créneaux d'entretien tôt le matin ou le soir, permet de répondre aux besoins de candidats ayant des emplois du temps différents.
Approfondissons ces défis et ces solutions, en vous donnant des conseils pratiques et des idées pour optimiser votre processus de planification des entretiens. C'est parti !
Outils pour planifier les entretiens
Vous avez donc besoin du bon outil pour planifier les entretiens en douceur. Découvrons quelques outils de planification des entretiens et améliorons votre parcours de recrutement.
Calendly
Cette plateforme vous permet d'afficher vos disponibilités et laisse les candidats choisir le moment qui leur convient le mieux, en automatisant les confirmations et les rappels. Calendly s'intègre à d'autres logiciels de calendrier tels que Google et Outlook. Il prend également en charge les outils de vidéoconférence tels que Zoom et Microsoft Teams.
Manatal
Vous pouvez intégrer Gmail ou Outlook à Manatal pour une communication plus transparente avec les candidats dans votre pipeline. Vous pouvez créer un modèle d'e-mail à l'aide de modèles prêts à l'emploi sur Manatal. Vous pouvez ensuite créer et gérer des actions automatisées personnalisées déclenchées par des événements spécifiques dans la plateforme. Définissez une action déclenchant l'envoi d'un e-mail avec votre lien Calendly lorsque vous faites passer un candidat à l'étape de l'entretien.
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Google Agenda
Un outil de planification des entretiens couramment utilisé par les recruteurs. Vous pouvez créer des événements spécifiques pour les entretiens, fixer des rappels et inviter facilement les candidats et les responsables du recrutement à l'événement. Il permet également aux utilisateurs de mettre en place des entretiens récurrents et de personnaliser les rappels en fonction de leurs besoins. L'utilisation de Google Agenda est gratuite avec un compte Google et ses fonctionnalités conviennent à la plupart des utilisateurs individuels. Pour les entreprises qui recherchent des fonctionnalités plus avancées, vous pouvez consulter le tableau ci-dessous :
Comment rédiger un courriel de convocation à un entretien
La rédaction d'un courriel de convocation à un entretien donne le ton de votre professionnalisme et de l'intérêt que vous portez au candidat. Voici un guide étape par étape sur la manière de rédiger un courriel de convocation à un entretien efficace :
- L'objet du message: L'objet du message doit être concis et exprimer clairement l'objectif de l'e-mail. Par exemple, "Demande d'entretien : [Votre nom] - [Titre du poste]".
- Salutation: Commencez le courriel par une salutation professionnelle, en vous adressant de préférence au destinataire par son nom.
- Introduction: Présentez-vous brièvement et mentionnez le poste pour lequel vous avez postulé ou la raison de votre demande d'entretien.
- Disponibilité: Fournissez une liste des dates et heures auxquelles vous êtes disponible pour l'entretien. Indiquez clairement le fuseau horaire pour éviter toute confusion.
- Confirmation: Demandez poliment au destinataire de confirmer l'heure de l'entretien et de vous fournir ses coordonnées au cas où il aurait besoin de vous contacter pour plus de détails.
- Remerciement: Exprimez votre gratitude pour l'opportunité qui vous a été donnée de participer à l'entretien et remerciez le destinataire pour le temps qu'il vous a consacré et l'attention qu'il vous a accordée.
Automatisez votre processus d'entretien d'embauche
Pour automatiser la planification des entretiens, leur reprogrammation et les rappels, les recruteurs peuvent utiliser divers outils et plateformes qui rationalisent le processus. Voici quelques recommandations d'applications de calendrier et d'appel ou d'appel vidéo pour les recruteurs :
- Utilisez des outils de planification tels que Calendly ou Doodle pour permettre aux candidats de choisir des créneaux d'entretien en fonction de leur disponibilité, ce qui élimine les allers-retours pour la planification.
- Créez des courriels de rappel automatiques à envoyer aux candidats avant l'entretien, comprenant des détails sur l'heure de l'entretien, le lieu (le cas échéant) et tout matériel de préparation.
- Intégrer les outils de calendrier aux plateformes logicielles de recrutement pour assurer une communication transparente et des mises à jour sur les calendriers d'entretien, les reports et la disponibilité des candidats.
- Utilisez des courriels ou des messages de suivi automatisés pour remercier les candidats du temps qu'ils ont consacré à l'entretien et leur communiquer les prochaines étapes ou un retour d'information.
En intégrant ces applications de calendrier et d'appel/vidéo, ainsi qu'en mettant en œuvre des outils d'automatisation, les recruteurs peuvent rationaliser le processus de planification des entretiens, réduire les tâches manuelles et garantir un processus de recrutement plus efficace et plus efficient.
Conclusion
En conclusion, une planification efficace des entretiens est cruciale pour un processus d'embauche harmonieux et une expérience positive pour le candidat. Des outils tels que Manatal et Calendly, ainsi que des pratiques de communication efficaces, peuvent grandement contribuer à atteindre cet objectif. En automatisant et en rationalisant le processus de planification des entretiens, les recruteurs peuvent se concentrer davantage sur la sélection du bon candidat pour le poste.
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Citation
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