Recrutement SaaS vs. Recrutement avec Excel ou Google Sheets : Avantages et inconvénients

Le recrutement est un processus long et difficile qui exige l'utilisation de ressources, de la patience et du dévouement. En moyenne, une offre d'emploi d'entreprise reçoit 250 CV.

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Outre l'examen régulier d'un grand nombre de candidatures, les recruteurs doivent veiller à ce qu'aucune activité ne prenne trop de temps et à ce que chaque candidat vive une expérience positive. Pour faire avancer le recrutement, les responsables de l'embauche et les recruteurs doivent recourir à une variété de méthodes et de technologies.

C'est pourquoi les recruteurs utilisent des méthodes qui facilitent le processus et accélèrent l'embauche. En général, ces méthodes peuvent être traditionnelles ou modernes.

Bien que 81 % des cadres supérieurs aient déclaré "qu'ils n'auraient pas été en mesure de fonctionner efficacement pendant la pandémie sans la technologie des ressources humaines", un nombre surprenant de professionnels des ressources humaines s'appuient encore sur des méthodes de recrutement archaïques. 

C'est peut-être parce qu'ils veulent éviter d'investir dans la technologie moderne et la formation des employés. De ce fait, de nombreux recruteurs pourraient ne pas avoir les compétences et la confiance nécessaires pour utiliser les logiciels RH. 

Les gens se sentent souvent plus à l'aise avec les méthodes traditionnelles ou ignorent l'existence de logiciels plus abordables et plus innovants qui offrent des fonctionnalités efficaces.

Cependant, ne pas utiliser d'outils modernes pour le recrutement pourrait nuire à l'entreprise et rendre le processus d'embauche moins efficace qu'il ne pourrait l'être. 

Voici tout ce qu'il faut savoir sur ces deux approches. 

Outils traditionnels de recrutement

Avant l'essor de la transformation numérique, la plupart des départements RH utilisaient Excel et Google Sheets pour contrôler leurs données et objectifs de recrutement. En raison de leur facilité d'utilisation et de leur accessibilité, ces technologies sont devenues un élément essentiel du processus. 

C'est pourquoi les professionnels de divers secteurs d'activité ont utilisé ces outils pendant plus de 20 ans pour toutes sortes de tâches, telles que la création d'une liste de clients potentiels, la planification des budgets, le suivi des revenus, etc. Bien qu'il s'agisse de programmes innovants il y a quelques décennies, la technologie a beaucoup évolué depuis. 

Malgré cela, de nombreuses entreprises et organisations continuent de s'appuyer sur Excel et d'autres produits Microsoft Office pour gérer leurs processus de recrutement. Voici les avantages et les inconvénients de leur utilisation.

Excel ou Google Sheets pour le recrutement

Les méthodes traditionnelles de suivi du processus de recrutement à l'aide de feuilles de calcul Excel ou Google Sheets consistent à créer des classeurs ou à télécharger des modèles sur l'internet. Les recruteurs peuvent y ajouter les données des candidats, les informations sur l'état des candidatures, les CV, les calendriers des entretiens, les résultats du processus de sélection, les informations sur l'intégration, etc.

Cependant, bien que ces plateformes offrent de nombreuses options de personnalisation, elles peuvent être extrêmement complexes et fastidieuses à utiliser en fonction des besoins et de la quantité de données stockées.

Avantages de l'utilisation d'Excel dans le recrutement

Voici les principaux avantages de l'utilisation d'Excel dans le domaine du recrutement :

• Largement disponible, abordable et "facile à utiliser " - En raison de leur polyvalence, la plupart des entreprises et des services utilisent Google Sheets ou Excel d'une manière ou d'une autre. La plupart des employés sont donc capables d'utiliser les fonctions de base de ces applications sans avoir besoin de formation.
• Stocker facilement de grandes quantités de données - Les recruteurs peuvent utiliser Excel pour stocker et résumer des données. Toutefois, cette solution n'est pas évolutive, car les utilisateurs auront du mal à trouver un candidat ou un client spécifique, se perdant dans des milliers de lignes et de feuilles de calcul. 
• Mettre l'accent sur les données grâce au formatage conditionnel - Les recruteurs peuvent utiliser le formatage conditionnel pour mettre en évidence des valeurs spécifiques. C'est très pratique lorsqu'ils discutent des feuilles de calcul avec leurs supérieurs et leurs équipes, ou lorsqu'ils produisent des analyses et des rapports.
• Hautement personnalisable - Cette affirmation est à prendre avec des pincettes. Si, en théorie, tout est possible avec Excel ou Google Sheets, en pratique, les personnalisations complexes sont hors de portée de l'utilisateur moyen et peuvent même nécessiter l'intervention d'un développeur. Enfin, bien que le résultat final puisse répondre aux exigences, les feuilles très complexes ne seront probablement pas aussi fonctionnelles qu'un logiciel de recrutement dédié.

Inconvénients de l'utilisation d'Excel et de Google Sheets dans le recrutement

Voici pourquoi ces programmes ne parviennent pas à s'adapter aux nouvelles technologies :

1. Il n'y a pas de système de suivi des candidats en place

L'un des principaux inconvénients d'Excel et de Google Sheets est qu'ils ne sont pas spécifiquement conçus pour le recrutement, ce qui signifie qu'ils ne permettent pas aux recruteurs d'accéder à tous les outils pertinents en un seul endroit et sans aucune difficulté. Ces programmes n'incluent pas le système de suivi des candidats (Applicant Tracking System), indispensable pour un recrutement rapide et fondé sur des données. 

L'ATS permet généralement aux responsables et aux équipes de recrutement d'exploiter diverses fonctions de recherche de candidats qui facilitent l'accès et l'identification du candidat le plus compatible. Cela signifie également qu'Excel et Google Sheets n'utilisent pas l'intelligence artificielle et ne parviennent pas à fournir des données significatives, à consolider des informations ou à effectuer des recherches dans des bases de données. 

2. Pas de logiciel de gestion de la relation client 

La plupart des solutions technologiques basées sur le cloud sont accompagnées d'un logiciel de gestion de la relation client (CRM), ce qui permet aux recruteurs de favoriser une communication continue avec les clients et les parties prenantes. Cependant, Excel et Google Sheets ne disposent d'aucun moyen pour soutenir la collaboration ou permettre la transmission de messages. 

Les chargés de clientèle doivent être en mesure de partager des informations limitées avec leur équipe et des tiers, et ils doivent utiliser des canaux externes pour communiquer. Excel et Google Sheets ne le permettent pas, ce qui désavantage votre équipe. 

3. Pas d'analyseur de CV

Bien qu'il soit possible d'ajouter des liens vers les CV des candidats dans Google Sheets et Excel, il est impossible de les analyser et d'utiliser les informations pour identifier les candidats les plus compatibles. Aujourd'hui, les technologies RH comprennent généralement un analyseur de CV, un outil qui évalue les données des candidats et les fait correspondre aux rôles et aux postes pertinents. 

4. Pas de rapports ni d'analyses

Excel et Google Sheets permettent certes d'utiliser des formules et des résumés de données, mais les outils modernes sont axés sur les données, plus précis et capables de traiter des volumes de données plus importants. La solution SaaS pour le recrutement inclut des rapports et des analyses, essentiels pour comprendre en profondeur les efforts de recrutement et identifier les meilleures améliorations. 

5. Pas de tableau de bord centralisé

Un pipeline facile à utiliser est nécessaire pour un processus de recrutement sans faille, car il permet de trouver facilement les profils des candidats à l'emploi, les données pertinentes et de suivre les progrès. Cependant, ni Excel ni Google Sheets ne disposent d'un tableau de bord centralisé et personnalisable, où les recruteurs peuvent trouver ce dont ils ont besoin en quelques clics. 

6. Pas d'outils de collaboration en équipe

Les outils de collaboration les plus proches d'Excel et de Google Sheets sont les commentaires et le partage de l'accès aux fichiers avec les membres de l'équipe. Pourtant, ces fonctionnalités sont nécessaires à un bon travail d'équipe et à une communication efficace. 

Par conséquent, Google Sheets et Excel ne disposent pas de fonctions permettant aux responsables du recrutement et aux tiers d'interagir directement dans le tableau de bord et de prendre des décisions concernant le processus de sélection et les ajustements stratégiques. 

7. Personnalisation limitée

Excel et Google Sheets ne disposent que de peu ou pas de mécanismes permettant de personnaliser facilement les données relatives au recrutement. Par conséquent, les recruteurs ont moins de liberté quant aux personnes auxquelles ils donnent accès à des données spécifiques, telles que les informations salariales ou les CV. 

8. Pas d'intégration des médias sociaux et des sites d'emploi

Les outils modernes pour le processus de recrutement, tels que le SaaS recrutement, permettent aux professionnels des ressources humaines de connecter le tableau de bord du logiciel à divers sites d'emploi et réseaux de médias sociaux. Excel et Google Sheets n'offrent pas cette possibilité, et les recruteurs et les gestionnaires de recrutement ne peuvent les utiliser que pour ajouter des données.

Si l'on considère que 71 % des recruteurs déclarent que le recrutement par les médias sociaux est efficace pour réduire le délai de pourvoi des postes salariés non managériaux, cette intégration constitue un avantage substantiel pour le recrutement. 

9. Pas de page carrière

Lorsqu'une entreprise entretient activement sa marque employeur, 75 % des demandeurs d'emploi sont plus enclins à postuler à un poste. Malheureusement, Excel et Google Sheets ne proposent pas de page de carrière ni d'autres outils pertinents permettant aux professionnels des ressources humaines de mettre en avant la marque, la culture ou les avantages de l'entreprise. 

10. Pas d'assistance à la clientèle

Excel et Google Sheets ne disposent pas d'un support client interactif ni d'un service de chat en direct. Vous devez faire appel au service d'assistance de Microsoft pour toute question ou problème que vous pourriez avoir, et il faut généralement trois jours pour recevoir une réponse. 

L'absence de ces dix caractéristiques se traduit généralement par

• Processus longs - Les entreprises qui comptent plus de dix employés ont probablement plusieurs postes vacants à pourvoir simultanément. Par conséquent, le suivi et l'évaluation de données provenant de différentes sources peuvent entraîner un long processus et une perte de temps. Excel et Google Sheets nécessitent de passer d'une feuille à l'autre, d'un onglet à l'autre et d'un courriel à l'autre pour trouver le bon candidat ou la bonne information, ce qui empêche les activités à forte valeur ajoutée. 
• Imprécisions - Près de neuf feuilles de calcul sur dix contiennent des erreurs. Même si votre entreprise fait de son mieux pour réduire ces erreurs au minimum, la plus petite d'entre elles peut avoir un impact sur votre activité. 
• Perdre des candidats en cours de route - Il est difficile de suivre les candidats dans Excel et Google Sheets en raison du nombre de feuilles de calcul ouvertes et de l'éparpillement des données dans diverses sources. De ce fait, vous pouvez oublier un candidat, perdre l'état de sa candidature et le voir démissionner en cours de route. 
• Diminution de la qualité de l'expérience des candidats - L'incapacité à suivre avec précision la progression des candidats dans l'entonnoir peut entraîner une communication irrégulière et des processus lents. Cela pourrait réduire la qualité de l'expérience du candidat, et quatre candidats sur cinq utilisent cet aspect pour évaluer l'importance que l'entreprise accorde à son personnel. 
• Répétition des mêmes tâches - Les recruteurs qui utilisent le courrier électronique et les feuilles de calcul pour le recrutement passent beaucoup de temps à copier et coller les mêmes données. 
• Impossibilité de promouvoir les postes vacants - Les professionnels des ressources humaines peuvent toujours publier des offres d'emploi sur les sites d'emploi et les médias sociaux. Mais ils devront se connecter chaque jour aux sites web et aux canaux et examiner chaque candidature, car Excel et Google Sheets ne disposent pas de cette intégration. 
• Questions de conformité - Les outils modernes tels que le SaaS de recrutement aident les clients à rester en conformité, mais Excel et Google Sheets n'offrent pas cet avantage. 
• Incapacité à stimuler l'efficacité des ICP - En raison de l'absence d'ATS, de rapports, d'analyses, de tableaux de bord holistiques et d'outils de collaboration, Google Sheets et Excel ne parviennent pas à stimuler l'efficacité des ICP. 

Outils modernes de recrutement

Les outils modernes de recrutement changent la donne car ils sont axés sur les données, efficaces et multifonctionnels. La technologie RH est l'alliée essentielle des ressources humaines du 21e siècle, car elle permet d'établir des processus plus précis et plus rationnels. 

Quatre-vingt pour cent des recruteurs estiment que l'intégration de la technologie RH dans leurs activités a eu un impact positif sur la satisfaction des employés. Il n'est donc pas surprenant que le secteur des logiciels de gestion des talents connaisse un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 13,5 % d ' ici à 2025.

Les chefs d'entreprise et les professionnels des ressources humaines adoptent de plus en plus la technologie parce qu'elle accélère leurs activités, offre de multiples fonctionnalités dans un tableau de bord centralisé et tire parti de la puissance de l'intelligence artificielle. L'un des meilleurs exemples est le SaaS de recrutement, un logiciel basé sur le cloud qui représentera une valeur de 60,36 milliards USD d'ici 2023. 

Avantages de l'utilisation de logiciels SaaS dans le domaine du recrutement

Recrutement SaaS est un logiciel en tant que service basé sur un système en nuage. Dans cette solution à la demande, toutes les données, fonctions et caractéristiques sont sur le nuage, stockées en toute sécurité et accessibles aux clients. 

Les utilisateurs y accèdent donc en se connectant à leur compte, car ce logiciel est disponible à tout moment et en tout lieu via une connexion internet. Son tableau de bord est multifonctionnel et permet de nombreuses fonctionnalités qui ne sont pas disponibles dans les systèmes sur site.

Voici les avantages d'un logiciel de recrutement :

1. Facilité d'utilisation

Le SaaS Recrutement dispose d'une interface fluide dans laquelle il est facile de naviguer et de trouver toutes les fonctionnalités disponibles en un seul endroit. Les professionnels des ressources humaines peuvent utiliser ce logiciel dès le début de l'abonnement et n'ont pas à se préoccuper des mises à jour et de la maintenance, qui relèvent de la responsabilité du fournisseur.

2. Rentabilité

Bien que de nombreux chefs d'entreprise pensent que les technologies innovantes sont coûteuses, le SaaS pour le recrutement est rentable, ne nécessite pas d'infrastructure informatique et permet aux clients de ne s'abonner qu'aux fonctions pertinentes pour leur activité.

3. Évolutif

Les clients ne paient que pour les fonctions dont ils ont besoin, de sorte qu'ils peuvent modifier leur contrat d'abonnement et ajouter d'autres possibilités au fur et à mesure que leur entreprise se développe. 

4. Ne nécessite pas de formation préalable

Grâce à sa facilité d'utilisation, les chefs d'entreprise, les équipes RH et les responsables du recrutement n'ont pas besoin de connaissances ou de compétences spécifiques pour utiliser le SaaS de recrutement. Par conséquent, il n'est pas nécessaire d'investir dans l'amélioration des compétences ou la formation.

5. Intégration harmonieuse avec d'autres outils

Les clients n'ont pas à s'inquiéter de leur infrastructure technique existante, car le SaaS de recrutement peut s'intégrer facilement à d'autres outils, tels que l'ATS.

6. Facile à mettre en œuvre

Les chefs d'entreprise n'ont pas besoin d'assistance technique pour mettre en œuvre le SaaS recrutement, et ils peuvent également être rassurés car ils peuvent importer rapidement des données existantes. 

7. Convivialité mobile

La connexion Internet est la seule exigence pour utiliser le SaaS recrutement. Les clients peuvent donc naviguer dans le tableau de bord à partir de leur téléphone, de leur ordinateur ou de leur ordinateur portable sans aucun problème. 

8. Comprend le STA

La solution SaaS de recrutement comprend un système de gestion des candidatures (ATS), qui permet aux utilisateurs de tirer parti de diverses fonctionnalités facilitant la recherche de la meilleure adéquation. L'ATS propose un pipeline facile à utiliser, un profil holistique du candidat, le formatage du CV et des outils de recherche. 

9. Comprend la gestion de la relation client (CRM)

La gestion des relations avec la clientèle est un système qui aide les entreprises et les agences de recrutement à favoriser une communication continue avec les clients, les parties prenantes et les tiers. Cet outil leur permet d'accélérer le processus de recrutement et de présélectionner efficacement les candidats.

10. Inclut des fonctions de recherche de candidats

La solution SaaS pour le recrutement comprend des outils de recherche de candidats qui permettent aux recruteurs de diffuser leurs offres d'emploi sur différents sites d'emploi et canaux de médias sociaux. En outre, ils peuvent analyser les informations publiques des candidats et les ajouter à leur profil.

11. Rapports et analyses

La compilation et l'évaluation des données sont essentielles pour un processus de recrutement précis et rapide. Recruitment SaaS donne accès à des rapports sur les candidats, à la personnalisation des tableaux de bord et à l'analyse des performances et des postes, ce qui permet aux recruteurs d'identifier des solutions exploitables.

12. Outils de collaboration

Le SaaS de recrutement offre diverses fonctionnalités, telles que le courrier électronique intégré et le chat d'équipe, qui aident les équipes à favoriser une communication continue et à collaborer avec des tiers. 

13. Recommandations intuitives

Les recommandations de l'IA permettent aux recruteurs de trouver les candidats les plus compatibles en analysant les descriptions de poste et en faisant correspondre les exigences essentielles aux candidats qualifiés. 

14. Gestion du temps

Grâce aux fonctionnalités de gestion du temps, les utilisateurs du SaaS recrutement peuvent accroître leur efficacité, planifier leurs tâches quotidiennes et améliorer la hiérarchisation des priorités à l'aide de listes de tâches.

15. Page des carrières

Le SaaS de recrutement comprend généralement une fonction de portail de carrière, qui permet aux équipes RH de renforcer l'image de marque de l'employeur et d'atteindre les talents qui correspondent le mieux à la culture de l'entreprise.

16. Soutien à la clientèle

Enfin, le logiciel de recrutement SaaS fournit une assistance interactive à tous les utilisateurs et veille à ce qu'ils puissent importer des données à partir de n'importe quel type de fichier ou partager des documents à partir de leur ancien logiciel de recrutement. 

Inconvénients de l'utilisation de logiciels SaaS dans le domaine du recrutement

Malgré ses multiples avantages, le SaaS de recrutement présente également quelques lacunes :

• Les fournisseurs ont un niveau de contrôle plus élevé - Le SaaS de recrutement est un logiciel à la demande, les utilisateurs doivent donc utiliser la dernière version de l'application et ne peuvent pas attendre les mises à jour et les changements de fonctionnalités.
• Les utilisateurs ont besoin d'une connexion Internet - Les utilisateurs ne peuvent utiliser le SaaS recrutement que lorsqu'ils sont en ligne.

Conclusion

Bien que de nombreux chefs d'entreprise et professionnels des ressources humaines pensent encore qu'Excel et Google Sheets sont les outils les plus efficaces et les plus rentables pour le recrutement, ces programmes deviennent obsolètes et manquent de nombreuses fonctionnalités. Leur utilisation peut entraîner des imprécisions, un vivier de talents limité, des délais d'embauche trop longs et un manque de réussite pour l'entreprise.

En revanche, les solutions basées sur le cloud, comme le SaaS de recrutement de Manatal, sont sûres, conformes, multifonctionnelles, axées sur les données et économiques. Il s'agit d'une solution idéale si vous souhaitez abandonner les méthodes traditionnelles, accélérer le processus de recrutement grâce à un logiciel actualisé et accroître l'efficacité.

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