En tant que recruteur ou professionnel des ressources humaines, vous savez à quel point il est important d'avoir un processus de recrutement efficace. En effet, si les candidats ont l'impression que votre processus est trop long et trop complexe, ils cesseront de remplir leur candidature à mi-parcours. En fait, 60 % des candidats le font à cause d'un processus inefficace et, en moyenne, un poste vacant coûte à une organisation 98 USD par jour[1] ! La question est donc de savoir comment mettre en place un processus de recrutement efficace. Si vous avez besoin d'une longueur d'avance, ce guide vous fournira les informations et les outils dont vous avez besoin pour optimiser votre processus de recrutement et obtenir les meilleurs talents pour votre organisation.
Le processus de recrutement étape par étape
Le processus de recrutement est un ensemble d'étapes qui vous guide depuis l'identification du besoin de recrutement jusqu'à l'offre finale. Il vous aide à rationaliser vos activités de recrutement, à améliorer l'expérience des candidats et à embaucher les meilleurs talents pour votre organisation. En voici les étapes :
1. Identifier les besoins
Vous pouvez consulter le responsable du recrutement, les membres de l'équipe et les autres parties prenantes qui seront impliquées dans le processus d'embauche afin de déterminer les compétences et les qualifications que les candidats doivent posséder et la manière dont ils s'intégreront dans votre équipe et votre organisation. Vous pouvez utiliser des outils basés sur l'intelligence artificielle (IA), tels que des logiciels de planification de la main-d'œuvre, des outils d'analyse des emplois ou des enquêtes, pour analyser vos besoins actuels et futurs en matière de personnel. Vous devez également tenir compte de votre budget, de votre calendrier et de vos attentes à l'égard du poste. Vous trouverez ci-dessous un modèle d'identification des besoins en matière de recrutement que vous pouvez utiliser et adapter à vos besoins spécifiques.
Modèle de demande d'embauche
2. Préparer une description de poste
L'étape suivante consiste à préparer une description de poste décrivant le rôle, les responsabilités, les exigences et les avantages liés au fait de travailler pour votre organisation. Une description de poste est un document qui résume ce que vous recherchez chez un candidat et ce que vous lui offrez en retour. Elle vous aide à attirer des candidats qualifiés qui correspondent à vos critères et à communiquer la marque et la proposition de valeur de votre employeur. Pour préparer une description de poste, vous pouvez utiliser des modèles, des bonnes pratiques et les commentaires du responsable du recrutement et d'autres parties prenantes. Vous pouvez également utiliser des logiciels tels que ChatGPT pour générer des descriptions d'emploi, des outils de recherche de mots clés ou des correcteurs grammaticaux pour créer une description d'emploi claire, concise et convaincante.
3. Recherche et sélection
La recherche de candidats consiste à identifier et à attirer ceux qui répondent aux exigences du poste et à les contacter. Ensuite, vous devez présélectionner chaque candidat - traiter leurs candidatures, parcourir les CV pour trouver les candidats qui correspondent le mieux à la description du poste, en tenant compte des qualifications, de l'expérience, de l'ensemble des compétences et de l'adéquation prévue entre le candidat et l'organisation.
Cependant, la rareté des talents, la concurrence pour les meilleurs, l'évolution des attentes des demandeurs d'emploi et les ressources limitées sont quelques-uns des défis auxquels les recruteurs doivent faire face. Supposons que vous recherchiez des candidats pour un poste technique. Or, les candidats maîtrisant des langages de programmation tels que Java ou Python sont rares sur le marché.
Le système de suivi des candidats (ATS) de Manatal vous permet d'enrichir vos profils de candidats avec des données provenant de LinkedIn et de plus de 20 plateformes sociales. En outre, vous pouvez utiliser ses outils de recherche booléenne et de notation des candidats pour trouver les meilleurs talents dans votre base de données.
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4. Examiner les candidats
Au cours de la quatrième étape, vous devrez examiner les candidats qui ont postulé pour le poste. Il s'agit d'analyser leurs CV, lettres de motivation, portfolios ou autres documents afin de vérifier leurs qualifications, leur expérience et leur adéquation avec le poste. Dans le même temps, vous devez également filtrer les candidats non qualifiés ou inadaptés en fonction de vos critères. Cela vous aidera à réduire votre vivier de candidats et à identifier les candidats les plus prometteurs en vue d'un examen plus approfondi. Vous pouvez utiliser des outils tels que les ATS, les logiciels de sélection de CV ou l'intelligence artificielle (IA) pour vous assurer que vous avez les meilleurs candidats parmi les meilleurs. Utilisez des systèmes de notation, des échelles d'évaluation ou des notes pour enregistrer et comparer vos impressions sur chaque candidat.
5. Phase d'entretien
Cette étape consiste à s'entretenir avec les candidats afin d'évaluer leurs compétences, leur personnalité, leur motivation et leur potentiel. Il convient de fournir aux candidats des informations sur le rôle, l'organisation et les attentes. De cette manière, vous pouvez vérifier les affirmations des candidats, évaluer leur adéquation au rôle et à la culture, et établir une relation avec eux. Pour mener les entretiens, vous pouvez utiliser un logiciel de vidéoconférence, des appels téléphoniques ou des réunions en face à face. Vous pouvez également utiliser des guides d'entretien, des questionnaires ou des listes de contrôle pour préparer et mener des entretiens efficaces.
6. Vérifier les références
Après l'entretien, il est essentiel de vérifier les références du candidat. Il s'agit de contacter les anciens employeurs ou collègues du candidat pour valider ses performances, sa conduite et ses réalisations. La vérification des références permet de s'assurer que le candidat est apte à occuper le poste. Si vous devez vérifier plusieurs références, vous pouvez utiliser l'envoi massif d'e-mails de Manatal pour le faire efficacement.
7. Étape de l'offre
Une fois que les références ont été vérifiées avec succès, l'étape suivante consiste à faire une offre d'emploi formelle. Cette lettre d'offre doit détailler les conditions d'emploi, y compris le salaire, les avantages et la date d'entrée en fonction. La rédaction d'une offre convaincante est essentielle pour obtenir l'acceptation du candidat et finaliser le processus de recrutement. Si vous êtes au Canada ou aux États-Unis, vous pouvez utiliser la fonction SMS de Manatal pour envoyer un lien vers la lettre d'offre. De cette façon, le candidat retenu peut y jeter un coup d'œil et répondre dès qu'il le peut.
8. Contrôler et évaluer
Le suivi et l'évaluation du processus de recrutement font partie intégrante de sa réussite. En tirant parti de la fonction de rapport et d'analyse de Manatal, vous pouvez obtenir des informations approfondies sur vos activités de recrutement. Cet outil puissant fournit des rapports de performance détaillés, permettant une analyse complète des mesures de recrutement telles que le délai d'embauche, le coût par embauche et la qualité de l'embauche. Avec la possibilité d'exporter les données en un seul clic, la suite analytique de Manatal permet aux équipes d'apporter des améliorations basées sur les données et d'optimiser leurs stratégies de recrutement. La collecte de commentaires et l'analyse de données permettent non seulement d'affiner le processus de recrutement, mais aussi de prendre des décisions éclairées qui contribuent à l'acquisition des meilleurs talents.
Création d'un organigramme du processus de recrutement
Pour créer un organigramme de processus de recrutement, vous devez suivre les étapes suivantes :
Construire le plan du graphique
La première étape consiste à construire le schéma du diagramme en définissant le point de départ, le point d'arrivée et les principales étapes du processus de recrutement. Vous pouvez utiliser des formes telles que des ovales, des rectangles ou des losanges pour représenter ces éléments et les relier par des flèches pour indiquer la direction du flux.
Dessiner le processus
L'étape suivante consiste à dessiner le processus en ajoutant des détails à chaque étape, tels que les actions, les résultats, les critères et les outils impliqués. Vous pouvez utiliser des formes telles que des parallélogrammes, des cercles ou des étoiles pour représenter ces éléments et les relier par des flèches pour montrer la relation entre eux. Chaque forme doit être accompagnée d'une brève description de ce qu'elle représente.
Réviser et affiner le tableau
La dernière étape consiste à revoir et à affiner le diagramme en vérifiant sa précision, sa clarté et son exhaustivité. Vous devez vous assurer que le diagramme respecte les meilleures pratiques de conception des organigrammes, telles que l'utilisation de formes, de couleurs, de polices et de symboles cohérents. Évitez les lignes qui se croisent ou les formes qui se chevauchent, et alignez les éléments correctement. Vous pouvez utiliser des outils tels que des fonctions d'édition, des options de formatage ou des modèles pour améliorer l'apparence et la fonctionnalité de votre diagramme.
Voici un exemple de tableau que vous pouvez utiliser à titre de référence :
Conclusion
Un processus de recrutement n'est pas seulement une série d'étapes à suivre pour embaucher quelqu'un. C'est aussi un moyen de créer de la valeur pour votre organisation, vos candidats et vous-même. Un processus de recrutement efficace et complet peut vous apporter de nombreux avantages. Cependant, la création d'un processus de workflow de recrutement peut s'avérer difficile et chronophage, en particulier si vous devez le faire manuellement ou utiliser plusieurs outils qui ne sont pas intégrés ou conviviaux. C'est là qu'un outil comme Manatal intervient en tant que solution. Il est conçu pour rendre votre processus de recrutement plus rapide, plus intelligent et plus facile.
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Citation
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