Optimiser l'entretien téléphonique : Conseils et astuces

Bien que la technologie progresse rapidement, l'entretien téléphonique reste un élément crucial du processus d'embauche, en particulier à la lumière de la prévalence croissante des environnements de travail à distance et virtuels. Pour vous aider à affiner vos compétences en matière d'entretien téléphonique et à obtenir des résultats optimaux, nous allons explorer les meilleures pratiques pour mener des entretiens téléphoniques, des stratégies fiables et un outil utile pour maximiser l'expérience de l'entretien, ainsi que les pièges les plus courants à éviter. C'est parti !

Comment mener un entretien téléphonique ?

L'embauche par le biais de questions d'entretien téléphonique est une étape clé du processus de recrutement. Cette première sélection vous aide à déterminer si un candidat répond aux exigences de base du poste avant de passer à des entretiens plus approfondis. Voici quelques conseils et stratégies pour préparer efficacement un entretien téléphonique :

• Examinez les CV des candidats : Avant l'entretien téléphonique, examinez attentivement le curriculum vitae du candidat afin d'identifier son expérience professionnelle, ses compétences et ses qualifications qui correspondent aux exigences du poste. Cela vous permettra d'adapter vos questions d'entretien en conséquence.
• Préparez une liste de questions : Compilez une série de questions pertinentes à poser au candidat lors de l'entretien téléphonique. Ces questions doivent porter sur les antécédents du candidat, ses compétences et les raisons qui l'ont poussé à postuler. Pensez à intégrer des questions comportementales et situationnelles afin d'évaluer la manière dont le candidat gère des scénarios spécifiques.
• Gardez une attitude professionnelle : Lors de l'entretien téléphonique, maintenez une atmosphère professionnelle tout au long de la discussion. Assurez-vous d'être dans un environnement calme et discret et communiquez de manière claire et professionnelle afin de transmettre un sentiment de professionnalisme au candidat.
• Pratiquez l'écoute active : L'écoute active joue un rôle crucial dans un entretien téléphonique. Accordez toute votre attention aux réponses du candidat et posez des questions complémentaires pour clarifier certains points ou approfondir ses réponses. Cela vous aidera à mieux comprendre les qualifications du candidat et son aptitude à occuper le poste.
• Prenez des notes détaillées : Prenez des notes pendant l'entretien téléphonique pour vous y référer ultérieurement. Notez les points saillants, les points forts ou les sujets de préoccupation qui pourraient influer sur votre décision de faire progresser le candidat dans le processus de recrutement.
• Offrez des conseils instructifs : En tant que recruteur, il est important de fournir aux candidats des informations détaillées sur l'entreprise, le poste à pourvoir et les étapes suivantes du processus d'embauche. Cela aidera les candidats à se faire une idée plus précise de l'opportunité et à déterminer si elle correspond à leurs objectifs de carrière.
• Évaluer l'adéquation culturelle : Utilisez l'entretien téléphonique pour évaluer la compatibilité culturelle des candidats avec l'organisation. Posez des questions sur leur approche du travail, leur style de communication et leurs tactiques de travail en équipe afin d'évaluer leur adéquation à la culture de l'entreprise.
• Suivi : après l'entretien téléphonique, veillez à contacter les candidats pour leur faire part de vos commentaires et leur indiquer les étapes suivantes. Maintenez une communication professionnelle et courtoise, même si les candidats ne sont pas retenus pour la suite du processus de recrutement.

Lors des entretiens, vous pouvez utiliser un outil de recrutement tel que le système de suivi des candidats (ATS) de Manatalpour garantir un processus fluide et tirer le meilleur parti des informations fournies par les candidats. Pendant l'entretien, vous pouvez noter les qualités, les compétences, l'expérience, etc. des candidats et les enregistrer dans la base de données de Manatal. Vous pouvez également créer des notes sur certains candidats, ce qui permet aux responsables du recrutement de les consulter et d'y répondre, au cas où ils souhaiteraient poursuivre avec les candidats ou les laisser tomber. De plus, Manatal vous aide à mettre en place une collaboration transparente grâce à son système de notes qui permet à toutes les parties prenantes d'être sur la même longueur d'onde.

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Comment recueillir et enregistrer les commentaires lors des entretiens téléphoniques ?

Prendre des notes détaillées

Pendant l'entretien téléphonique, veillez à prendre des notes détaillées sur tout ce que dit le candidat. Notez ses réponses à chaque question, les points clés qu'il soulève et les informations intéressantes qu'il fournit. Cela vous aidera à vous souvenir des détails importants plus tard, lorsque vous discuterez du candidat avec d'autres membres de l'équipe.

Utiliser une échelle d'évaluation

Créez une échelle d'évaluation qui vous permette d'évaluer rapidement les réponses du candidat à chaque question. Il peut s'agir d'une simple échelle de 1 à 5, 1 étant mauvais et 5 excellent. Cela vous aidera à évaluer objectivement chaque candidat et à le comparer aux autres.

Enregistrer l'entretien

Avec l'autorisation du candidat, enregistrez l'entretien téléphonique afin de pouvoir vous y référer ultérieurement au moment de prendre votre décision. L'enregistrement vous permet également de partager l'entretien avec les membres de l'équipe qui n'étaient pas présents lors de l'appel, ce qui garantit que tout le monde dispose des mêmes informations lors de l'évaluation du candidat.

Demander l'avis des autres

Après l'entretien téléphonique, contactez les autres membres de l'équipe qui ont participé au processus de recrutement et demandez-leur leur avis sur le candidat. Demandez-leur de vous faire part de leurs réflexions sur les qualifications, l'expérience et l'adéquation générale du candidat au poste. Vous disposerez ainsi d'un large éventail d'opinions à prendre en considération.

Utiliser un formulaire de retour d'information

Créez un formulaire d'évaluation que les membres de l'équipe peuvent remplir après l'entretien téléphonique. Incluez des questions qui les incitent à évaluer les compétences en communication, les aptitudes techniques et l'adéquation culturelle du candidat. C'est ainsi que vous pourrez recueillir des commentaires cohérents de la part de tous les membres de l'équipe impliqués dans le processus de recrutement.

Planifier une réunion de débriefing

Organisez une réunion de bilan avec tous les membres de l'équipe qui ont participé à l'entretien téléphonique pour discuter de leurs réactions et de leurs impressions sur le candidat. Permettez à chacun de partager ses réflexions et ses idées, et travaillez ensemble pour parvenir à un consensus sur la question de savoir s'il faut ou non aller de l'avant avec le candidat.

Les erreurs à éviter lors d'un entretien téléphonique

• Manque de préparation : L'une des erreurs les plus fréquentes commises par les recruteurs lors des entretiens téléphoniques est de ne pas se préparer correctement à la conversation. Cela peut conduire à un entretien désorganisé et improductif, susceptible de faire perdre au candidat son intérêt pour le poste. Il est donc conseillé d'examiner le CV du candidat, de préparer des questions pertinentes et de se familiariser avec la description du poste avant l'appel.
• Ne pas définir clairement les attentes : Une autre erreur consiste à ne pas communiquer clairement au candidat l'objectif et les attentes de l'entretien téléphonique. Il est important d'expliquer le processus d'entretien, le calendrier et les prochaines étapes afin que les candidats sachent à quoi s'attendre et puissent se préparer de manière adéquate à la discussion.
• Mauvaises compétences en matière de communication : Vous devez faire attention à vos compétences en matière de communication lors d'un entretien téléphonique. Parler trop vite, utiliser du jargon ou interrompre les candidats peut conduire à des malentendus et à une expérience négative pour le candidat. Au lieu de cela, parlez clairement, écoutez activement et maintenez un comportement professionnel tout au long de la conversation.
• Poser des questions inappropriées : Les questions relatives à la race, à la religion, à l'état civil, à l'âge ou au handicap sont interdites et peuvent donner lieu à des plaintes pour discrimination. Il convient de s'en tenir à des questions liées à l'emploi, qui permettent d'évaluer les qualifications des candidats et leur adéquation au poste.
• Manque d'engagement : N'oubliez pas que l'entretien téléphonique est l'occasion de dialoguer avec les candidats et d'évaluer leur intérêt pour le poste. Si vous ne faites pas preuve d'enthousiasme, si vous ne posez pas de questions complémentaires ou si vous n'écoutez pas activement les réponses du candidat, vous donnerez l'impression que vous n'avez pas envie d'engager la conversation avec lui. Il faut donc faire preuve d'un intérêt et d'un engagement sincères tout au long de la conversation.
• Passer l'entretien à la hâte : Se précipiter lors de l'entretien téléphonique pour gagner du temps n'est pas la bonne façon de conclure votre tâche. Il est indispensable de prendre le temps d'évaluer les qualifications, l'expérience et l'adéquation du candidat au poste. Tous ces aspects vous aideront à prendre des décisions éclairées.

Conclusion

Comme indiqué précédemment, l'entretien téléphonique joue un rôle important dans le processus de recrutement, en vous aidant à identifier les candidats qualifiés avant de passer aux entretiens en face à face. Pour garantir la réussite de l'entretien téléphonique, il est indispensable d'être bien préparé avant de décrocher le téléphone. En suivant ces conseils et astuces, il y a de fortes chances que vous puissiez rationaliser votre processus de recrutement et mieux identifier les meilleurs talents. Avant de partir, n'oubliez pas qu'un entretien téléphonique bien mené est la première étape pour trouver le candidat idéal pour le poste.