Équipe RH composée d'une seule personne - 3 astuces pour gérer la charge de travail

Vous souvenez-vous de la première fois où vous avez travaillé pour une startup en tant qu'unique professionnel des ressources humaines ? En tant qu'équipe RH composée d'une seule personne, vous deviez assumer des responsabilités importantes et des priorités diverses qui entraient parfois en conflit les unes avec les autres.

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En plus d'être recruteur, vous portez de nombreuses casquettes au sein du département des ressources humaines, comme gestionnaire de paie, généraliste en ressources humaines, et bien d'autres encore. 

Par ailleurs, les tâches manuelles et quotidiennes liées au recrutement, telles que la gestion des CV provenant de différentes sources, la planification des entretiens et la documentation papier, peuvent prendre la majeure partie de votre temps et de votre énergie.

Au stade de la croissance d'une entreprise, le recrutement devient un facteur clé et constitue, sans surprise, l'une des principales fonctions qui permettent à l'entreprise de se développer. Examinons ce qui se passe généralement au cours du processus de recrutement. 

Lorsqu'un service a un poste à pourvoir, il vous fournit normalement les descriptions de poste. Ensuite, vous faites preuve de diligence et publiez l'offre d'emploi sur toutes les plateformes à votre disposition. 

Lorsque vous recevez les formulaires de candidature et les CV des candidats, vous devez parfois saisir manuellement toutes leurs données dans des feuilles de calcul telles que Google Sheets ou Excel. Il est compréhensible que les propriétaires de startups et de petites entreprises estiment qu'un logiciel de recrutement n'est pas nécessaire pour l'instant, simplement parce qu'ils n'ont pas besoin de procéder à des embauches massives. Mais à long terme, cette stratégie s'avérera peu pratique et non viable pour l'entreprise.

Avec un logiciel de recrutement, vous - en tant que seule personne chargée des ressources humaines et gérant également d'autres fonctions - pouvez rapidement filtrer des milliers de candidatures pour trouver le bon candidat. En investissant dans la technologie, votre processus de recrutement devient plus rapide et plus efficace, ce qui vous permet de vous concentrer sur la prise de décisions judicieuses et fondées sur des données concernant les candidats.

Ratio professionnels RH/salariés

Comme vous pouvez le constater, ce n'est pas une tâche facile à accomplir lorsque la responsabilité repose sur vos seules épaules. D'où la question suivante : combien de professionnels des ressources humaines le service doit-il avoir pour les employés actuels et futurs ? 

La règle empirique largement acceptée est que pour 100 employés, il devrait y avoir un professionnel des ressources humaines. Toutefois, cette règle s'applique généralement aux grandes organisations dotées d'un service des ressources humaines bien équipé. 

Approfondissons la question du ratio RH/salariés. Dans une petite entreprise ou une startup, le ratio diminue généralement lorsque le nombre d'employés augmente. Il n'est donc pas surprenant que les petites entreprises aient généralement un ratio professionnels RH/salariés plus élevé. 

Le ratio moyen entre le personnel RH et les employés pour l'ensemble des entreprises est d'environ 2,57, tandis que les petites entreprises ont le ratio le plus élevé, avec une moyenne de 3,40. Les moyennes entreprises suivent avec un ratio de 1,22 et les grandes entreprises avec un ratio de 1,03.

La règle standard est cependant que pour 100 employés, il doit y avoir 1,4 personne chargée des ressources humaines.

Comprendre ce que font les départements des ressources humaines

Alors que certains ont suivi une formation formelle en gestion des ressources humaines et ont été formés pour assumer ces responsabilités, d'autres peuvent s'être lancés dans le domaine des ressources humaines avec une connaissance pratique de base de la fonction. Par conséquent, travailler en tant que professionnel des ressources humaines avec des ressources limitées et une formation formelle peut s'avérer assez difficile.

À cet égard, comme vous n'avez pas beaucoup d'expérience dans le domaine des ressources humaines, vous risquez d'être confronté à ces problèmes :

• Attirer des talents de qualité
• Planification des entretiens
• Se tenir au courant des nouvelles technologies
• Litiges avec les employés
• Gérer leurs avantages
• Traitement des salaires
• Suivi des congés personnels et des congés de maladie des employés

Par ailleurs, lorsque l'on parle de ce que font généralement les personnes chargées des ressources humaines, on pense aux employés qui s'adressent à une personne des RH lorsqu'ils souhaitent déposer une plainte ou ont des préoccupations sur des questions telles que le package salarial, les heures supplémentaires ou les descriptions de poste. 

D'une certaine manière, on peut donc dire que vous, en tant que professionnel des ressources humaines, êtes un intermédiaire entre les employés et la direction. 

Les raisons d'une charge de travail élevée

Nous le comprenons. Une équipe de RH composée d'une seule personne peut se sentir dépassée par les tâches à accomplir. Mais dans le cas d'une petite entreprise, il y a peu d'employés à gérer. Cependant, il s'agit toujours d'une tâche intimidante pour une personne.

Les charges de travail élevées peuvent toucher n'importe qui, dans n'importe quel secteur, à n'importe quel moment. Elles peuvent entraîner l'inefficacité, l'épuisement et le stress des employés. Vous devez donc comprendre quand votre charge de travail est trop importante et apprendre à la gérer.

En règle générale, vous commencez à ressentir une charge de travail importante lorsque les responsabilités sont devenues trop lourdes par rapport à votre rôle. Vous y serez probablement confronté très tôt dans une petite entreprise, lorsque vous serez confronté à des demandes ou à des systèmes inattendus, ou lorsque la direction décidera de créer un nouveau département.

Maintenant que vous connaissez les raisons d'une charge de travail élevée, vous devez en connaître les effets négatifs pour établir vos limites. Savoir les reconnaître et les gérer peut vous permettre de fixer des attentes et d'atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Une charge de travail élevée peut avoir les conséquences négatives suivantes :

1. Plus d'erreurs au travail
2. Niveaux d'anxiété importants
3. Épuisement professionnel
4. Manque d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée
5. Facilement irritable au travail et à la maison
6. Manque d'engagement au travail
7. Insatisfaction au travail

Comment gérer la charge de travail d'un service RH composé d'une seule personne ?

Gérer un département des ressources humaines en tant qu'équipe unipersonnelle présente des inconvénients. Vous devez jongler avec de nombreuses tâches à la fois et veiller au respect de diverses règles et réglementations. En fait, vos journées au sein du service ne sont jamais les mêmes, car vous assistez les employés au quotidien. 

Mais il y a un côté positif à être une équipe de RH unipersonnelle. Tout d'abord, vous n'avez pas à vous soucier de respecter la structure typique d'un département des ressources humaines et vous pouvez concevoir votre propre système qui vous convient. Il y a également moins de procédures à gérer lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre de nouvelles réglementations ou d'essayer de nouvelles technologies.

Néanmoins, les méthodes de gestion de la charge de travail peuvent vous aider à travailler plus efficacement et à atteindre vos objectifs professionnels. 

Voici quelques stratégies pour équilibrer une lourde charge de travail et passer le cap de la journée. Poursuivez votre lecture pour savoir comment relever tous les défis liés aux ressources humaines comme un chef !

1. Planifiez vos pauses

Il n'y a pas de mal à faire des pauses entre les heures de travail. Prenez de courtes pauses pour vous reposer et rebondir chaque fois que vous vous sentez débordé par le travail. Cela signifie que vous maintenez votre productivité et que vous reprenez votre travail avec une attitude positive. 

Il vous suffit d'utiliser toutes les ressources disponibles pour programmer des pauses au cours de la journée. En fonction de vos tâches et de vos responsabilités, essayez de prévoir une pause de 15 minutes pour chaque heure de travail. Pendant chaque pause, vous pouvez faire une promenade à l'extérieur ou des étirements.

2. Limiter le multitâche au minimum

Le multitâche semble être un bon moyen de faire les choses en même temps. Cependant, la recherche montre que notre cerveau n'est pas aussi doué pour le multitâche que nous le pensons. En fait, la recherche montre que le multitâche peut nuire à votre productivité en diminuant votre compréhension des tâches qui vous sont assignées, votre attention et votre performance globale.

Il est possible de se défaire de l'habitude du multitâche. Faites une brève évaluation des nombreuses tâches que vous tentez d'accomplir lorsque vous envisagez de les traiter toutes en même temps. Décidez ensuite de la tâche à laquelle vous devez vous atteler en premier. Efforcez-vous de.. :

• Limitez les tâches que vous souhaitez accomplir à une seule. 
• Utilisez toute l'attention dont vous disposez pour un travail pendant 20 minutes avant de passer à d'autres tâches.
• Regroupez les tâches similaires et fixez une heure pour les traiter.
• Trouvez un endroit plus calme pour travailler ou éteignez votre téléphone.

3. Obtenir l'aide de la technologie

Il est essentiel de consacrer du temps à l'identification de vos compétences et de vos limites. En effet, en les reconnaissant, vous pourrez élaborer une stratégie pour atteindre vos objectifs, une fois que vous aurez compris que vos limites sont votre force. Ainsi, l'identification d'une charge de travail importante peut également vous aider à trouver un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle.

Utilisez donc la technologie à votre disposition, car l'automatisation est une bénédiction ! L'investissement dans une technologie de recrutement peut être la meilleure décision que vous puissiez prendre en tant qu'équipe RH unipersonnelle. Avec la bonne technologie, vous pouvez réduire jusqu'à 50 % le temps consacré aux tâches administratives .

Accélérez votre processus de recrutement grâce à l'ATS

Gérer le recrutement en tant qu'équipe RH unipersonnelle est une tâche ardue. Vous devez publier un poste ouvert sur les médias sociaux, les sites d'emploi, les alertes d'emploi par courriel et les pages de carrière. Ensuite, vous commencez à collecter et à stocker les données des candidats et, enfin, à sélectionner les candidats adéquats pour les entretiens.

Un système de suivi des candidatures efficace vous permet de publier des offres d'emploi sur différents sites d'emploi de premier ordre, de renforcer l'image de marque de votre entreprise et de rester régulièrement en contact avec les candidats. Vous serez ainsi plus actif et plus impliqué.

En outre, avec l'ATS, vous pouvez créer une page de carrière solide et profiter des autres avantages et fonctionnalités du système. Son utilisation peut accélérer votre processus de recrutement et améliorer la qualité des embauches. 

Le système vous permet de trouver des candidats adéquats à partir de diverses sources, d'acheminer les CV vers une plateforme unique, de suivre et de gérer les candidats. Il améliore ainsi la qualité de l'embauche. Avant d'embaucher, vous pouvez recueillir davantage d'informations auprès des candidats et procéder à des évaluations complètes à l'aide d'un système de gestion des candidatures. Vous pouvez également passer plus de temps à dialoguer avec les candidats au cours du processus de sélection en automatisant les activités administratives.

L'organisation acquiert ainsi un avantage concurrentiel en termes de réputation d'employeur. Toutefois, le système de suivi des candidats (ATS) permet une sélection plus approfondie des candidats et met en relation vos offres d'emploi avec les meilleurs candidats.

La prise de décision s'améliore au fil du temps, ce qui se traduit par des résultats plus satisfaisants à long terme. Vous pourrez ainsi gagner des heures sur la procédure de sélection.

En outre, le fournisseur de STA est responsable de la mise à jour du système et de l'absence de problèmes. En outre, comme il s'agit d'un logiciel basé sur l'informatique en nuage, vous pouvez accéder à la plateforme de n'importe où et utiliser plus d'un appareil.

Comme le cloud stocke toutes vos données et tous vos contacts, vous pouvez y accéder depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion internet. Vous pourrez ainsi communiquer avec les candidats où qu'ils se trouvent et vous assurer qu'ils ne manquent pas de rendez-vous ou de dates importantes.

Trouver des moyens et des outils pour faire avancer les choses 

Lorsque vous travaillez dans une petite organisation, vous pouvez vous attendre à effectuer des tâches qui vont au-delà de votre description de poste. Comme nous l'avons déjà mentionné, faire face à une lourde charge de travail peut arriver à n'importe qui, dans n'importe quel secteur et dans n'importe quelle organisation, quelle que soit sa taille. Cela peut affecter votre productivité en raison de la fatigue, du stress et de l'épuisement professionnel. 

Par conséquent, vous devez savoir quand vous sentez que vos tâches sont devenues trop lourdes pour vous. Cherchez à gérer votre charge de travail de manière à ce qu'elle n'affecte pas votre productivité.

Il existe de nombreuses méthodes pour faire avancer les choses. Faites une pause entre deux travaux si vous devez accomplir plusieurs tâches quotidiennes. Ne vous sentez pas coupable d'aller marcher ou de faire des étirements à votre bureau. 

De plus, il est tentant de terminer plusieurs tâches à la fois, mais vous vous sentirez débordé et stressé à la fin de la journée. Limitez donc le multitâche et décidez de la tâche à laquelle vous voulez vous atteler en premier.

Enfin, vous devez vous rappeler que vous êtes un être humain et que vous avez des limites. Une fois que vous savez que vos limites sont vos forces, vous pouvez élaborer une stratégie pour atteindre vos objectifs en reconnaissant vos limites.

Profitez donc de notre plateforme de recrutement SaaS pour accélérer votre processus de recrutement. Investissez dans un système de suivi des candidats pour découvrir les candidats adéquats à partir de diverses sources, regrouper les CV dans un système unique, et suivre et gérer les candidats.

Comme il s'agit d'un logiciel basé sur l'informatique en nuage, vous pouvez accéder à la plateforme de n'importe où, à l'aide de n'importe quel appareil tel qu'un smartphone. De plus, toutes vos données et informations sont stockées dans le nuage. Vous pouvez donc entrer en contact avec les candidats où qu'ils se trouvent dans le monde.

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