Processus d'intégration : 6 façons de le rendre plus fluide

Le processus d'intégration des candidats est essentiel pour toute entreprise souhaitant fidéliser ses nouvelles recrues. Un processus plus fluide et plus attentif aux détails permet d'obtenir des résultats à long terme et un faible taux de rotation du personnel.

‍Glassdoor a indiqué que lorsque les entreprises procèdent à une intégration harmonieuse et efficace, les taux de fidélisation augmentent de 80 % et la productivité de plus de 70 %.

D'autre part, lorsque le processus n'est pas bien défini pour les nouvelles recrues, il en résulte un taux de rotation élevé, certaines organisations constatant jusqu'à 20 % de rotation dans les 45 premiers jours de l'emploi .

Lors de la création d'un processus harmonieux, il est essentiel de comprendre que les types et le nombre de tâches qu'un nouvel employé doit entreprendre - et le temps accordé pour mener à bien l'ensemble du processus - peuvent varier en fonction de la structure et de la nature de l'organisation.

Nous allons nous efforcer de faciliter le processus en comprenant comment fixer des objectifs et des étapes, en examinant les erreurs à éviter et en montrant comment l'utilisation de la technologie RH peut alléger certaines procédures longues et fastidieuses.

Onboarding : Une brève introduction

L'intégration, dans l'ensemble, peut être perçue comme une activité que tous les employeurs bien intentionnés entreprennent pour accueillir les nouveaux employés. Pour certains, cela signifie que les nouveaux employés doivent effectuer une série de tâches pendant un mois, et pour d'autres, pendant quelques mois.

La plupart des entreprises ont tendance à faire preuve de créativité - ou à ne pas en faire du tout - lorsqu'il s'agit d'onboarding, mais l'essentiel du processus reste relativement le même. Pour toute entreprise désireuse de retenir les talents et d'établir des liens solides, il est utile de se familiariser avec les différentes phases.

Pré-embarquement

Pour réussir, il est essentiel de comprendre comment alléger la charge de travail des nouveaux embauchés. L'un de ces moyens consiste à opter pour un processus d'intégration préalable une fois que le candidat a accepté l'offre d'emploi. 

Pendant la phase d'intégration, les tâches administratives telles que l'attribution des comptes d'entreprise au personnel et toute autre documentation peuvent être effectuées avant le début de la première journée de travail. Si l'organisation utilise des applications de communication spécifiques, celles-ci doivent également être mises en place pour le nouvel employé au cours du processus de préintégration. 

En savoir plus : 8 façons de maintenir l'engagement des candidats à l'aide d'un STA

Orientation

Les processus d'intégration et d'orientation sont souvent confondus, mais ils sont totalement différents. L'intégration peut durer plusieurs mois, alors que l'orientation se déroule généralement en une journée. L'orientation reste une partie importante de l'onboarding global car, en tant qu'entreprise, vous voulez toujours montrer aux nouveaux employés qu'ils sont les bienvenus.

L'orientation permet aux entreprises de montrer leur valeur aux nouveaux employés. C'est également à ce moment-là que se déroulent les présentations, notamment celles des travailleurs à leurs coéquipiers et à leurs supérieurs. Certains processus d'orientation comprennent des visites des installations de l'organisation.

Formation

Certains nouveaux employés sont issus d'un milieu très riche, avec des années d'expérience professionnelle, mais on attend toujours d'eux qu'ils suivent une formation, car toutes les organisations n'ont pas le même environnement de travail, la même culture, ni le même nombre d'employés. 

Par exemple, un nouvel employé peut avoir travaillé dans une entreprise de 50 personnes. En revanche, la nouvelle entreprise en compte 100, ce qui signifie qu'il devra suivre des sessions de formation spécifiques pour s'immerger et comprendre pleinement la culture de la nouvelle entreprise. 

Les entreprises qui ne disposent pas d'un processus d'intégration complet peuvent se contenter d'organiser des sessions de formation technique distinctes pour les différents services. Certaines sessions de formation visent à s'assurer que le nouveau personnel comprend l'infrastructure et les processus technologiques de l'entreprise. Si la spécification du poste exige une technologie et un équipement spécialisés, ce point sera également abordé lors de la formation. 

La formation peut être séparée de l'intégration, mais pour toute entreprise désireuse de réussir, la formation des employés devrait faire partie intégrante de l'ensemble du processus. Les deux vont de pair : le personnel apprend à s'adapter à un nouvel environnement de travail et à une nouvelle culture, et acquiert des compétences techniques qui l'aideront à atteindre ses objectifs personnels et ceux de l'entreprise. 

Embarquement : Les erreurs à éviter

À première vue, l'intégration des nouveaux employés peut sembler facile à réaliser. Après tout, il s'agit d'aligner les nouvelles recrues sur les objectifs, la vision et la mission de l'organisation. Plus encore, il s'agit de faciliter une transition en douceur d'un ancien environnement de travail à un nouveau.

Pourtant, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à le faire. Comment pouvez-vous attendre des nouveaux employés qu'ils s'alignent sur vos objectifs et votre vision si vous ne les connaissez pas ? En tant qu'organisation, vous devez établir des attentes claires avec les nouveaux employés. Sans clarification, comment pouvez-vous vous assurer que vous pouvez communiquer ces attentes dans le cadre du processus d'intégration ?

Selon un rapport de la Harvard Business Review, 60 % des entreprises n'établissent pas d'objectifs ou de jalons clairs pour les nouveaux employés, ce qui fait que ces derniers ne savent pas ce qu'ils sont censés accomplir tout au long du processus d'intégration.

Une autre erreur fréquente est de ne pas savoir où mettre l'argent pour l'intégration. De nombreuses entreprises dépensent des sommes considérables pour les nouveaux employés, mais ne leur offrent pas l'expérience souhaitée. Malheureusement, ces entreprises ne considèrent pas l'intégration comme un investissement.

Essentiellement, le processus d'intégration doit être considéré comme un investissement, car vous investissez dans un nouvel employé qui rejoindra l'organisation et travaillera à la réussite à long terme de l'entreprise. 

Certaines entreprises considèrent le processus d'intégration comme un investissement, mais ne parviennent pas à obtenir de bons résultats parce que le processus est trop court et trop simpliste.

On pourrait penser qu'un processus d'intégration court signifie que le nouvel employé est heureux et ne se sent pas encombré par les nombreuses tâches qu'il doit accomplir. Mais c'est tout le contraire.

Un onboarding plus court, d'une durée d'une semaine à un mois, n'est pas suffisant, en particulier pour une organisation où les spécifications du poste sont très détaillées, ou lorsque des tâches complexes doivent être accomplies.

Selon la SHRM, le processus d'intégration devrait durer au moins un an. Toutefois, le processus doit être soigneusement élaboré et des stratégies doivent être mises en œuvre pour atteindre une efficacité maximale et obtenir des résultats.

En sachant ce qu'il ne faut pas faire, vous saurez clairement ce qu'il faut faire et ce qu'il faut intégrer dans votre processus d'intégration pour obtenir des taux de fidélisation plus élevés et une efficacité globale. Voyons maintenant les suggestions et les conseils pour élaborer un processus d'intégration stratégique.

Embarquement : Faciliter l'accueil des nouveaux arrivants

Voici six façons de modifier et d'adapter votre processus d'accueil pour le rendre plus fluide, plus fiable et moins fastidieux. 

1. Pré-embarquement

Pour commencer, vous devez vous concentrer sur le processus de préintégration, qui consiste à remplir tous les documents nécessaires et à créer les comptes des employés. Toutes les organisations ne mettent pas en œuvre ce processus, de sorte que lorsque les nouveaux employés commencent le premier jour, ils sont souvent submergés par le nombre de tâches qu'ils doivent accomplir. 

Pour faciliter le processus de pré-intégration, il convient d'investir dans tout type d'application ou de logiciel, tel qu'un portail en ligne, qui permettra aux nouveaux employés de vérifier rapidement les tâches, les protocoles de l'entreprise, la documentation et d'autres informations, alors qu'ils se préparent à commencer à travailler dans un nouvel environnement et une nouvelle culture. 

2. Le temps, c'est de l'argent

Comme le dit l'adage, le temps, c'est de l'argent. Si le processus d'intégration est trop court, vous risquez d'être confronté à un taux de rotation élevé, ce qui peut s'avérer coûteux. Les taux de rotation du personnel placent parfois une organisation dans une situation délicate, car le coût peut être considérablement élevé. Comme l'a indiqué Netsuite, le coût de remplacement d'un employé peut parfois être supérieur au salaire réel de l'employé. Dans certains cas, le coût est deux fois plus élevé que le salaire de l'employé. 

Il est donc de la plus haute importance que l'ensemble du processus d'intégration s'étale sur au moins un an ou, à défaut, sur plus d'un mois. Un processus plus long permet au nouvel employé de prendre le temps d'évaluer pleinement tous les aspects de l'entreprise, de répondre à toutes les questions et d'apprendre à aligner ses propres objectifs, missions et valeurs sur ceux de l'organisation, et de prendre le temps de nouer des liens durables. 

Un conseil serait d'échelonner les tâches au lieu d'assigner toutes les fonctions en une seule fois. Par exemple, toutes les tâches administratives devraient être traitées avant le premier jour de travail ou au cours des premières semaines. Dans le même temps, les tâches plus spécifiques à l'emploi peuvent être entreprises au fil des semaines et des mois. De cette manière, le nouvel employé ne se sentira pas aussi dépassé et pourra apprendre au fur et à mesure. 

3. Faire en sorte qu'ils se sentent valorisés

Il peut être difficile de s'adapter à un nouveau lieu de travail. Il est encore plus difficile d'avoir l'impression que ses coéquipiers et l'organisation ne l'apprécient pas. Il est pertinent pour toute entreprise de faire sentir aux nouveaux embauchés qu'ils sont appréciés et pris en charge. C'est l'un des éléments les plus importants pour retenir les nouveaux employés.

Vous ne savez pas vraiment comment faire en sorte que les nouveaux travailleurs se sentent valorisés ? Commencez par les intégrer lentement dans le monde du travail. Ne leur confiez pas trop de tâches le premier jour ou les premières semaines. Au contraire, faites en sorte que les nouveaux embauchés sentent qu'ils font partie intégrante de l'organisation.

Si un seul membre du conseil d'administration peut prendre le temps de dire bonjour, de prononcer quelques mots de bienvenue et de passer rapidement en revue les missions, les stratégies et les objectifs de l'entreprise, cela peut contribuer grandement à offrir aux nouveaux travailleurs une expérience inestimable. En outre, cela les rassurera sur leur appartenance à l'organisation, ce qui les motivera à rester fidèles et à s'investir davantage dans leur travail.

4. Considérer l'intégration comme un investissement

Bien que de nombreuses entreprises dépensent de l'argent pour le processus d'intégration, elles ne le considèrent pas comme un investissement qui peut être bénéfique pour l'entreprise à long terme. Le processus d'intégration devrait être considéré comme une expérience pour le nouvel employé et pas seulement comme un processus obligatoire pour l'adapter à un environnement de travail unique.

Investir dans les bons outils, tels que les applications et les logiciels, et consacrer plus de temps à l'exécution efficace de chaque tâche peut éviter à l'entreprise de devoir faire face à des taux de rotation élevés et à des perceptions/révisions négatives de la part des nouveaux employés. 

5. Avoir un système de compagnonnage/mentorat

Le processus d'intégration et la fidélisation des employés étant axés sur l'établissement de liens nouveaux et durables, les nouvelles organisations devraient être attentives et mettre en place un système de parrainage ou de mentorat.

Les nouveaux embauchés peuvent se sentir dépassés par l'arrivée dans un nouvel environnement de travail, surtout s'ils viennent d'un autre pays. Par conséquent, le fait d'avoir un compagnon qui agit comme un mentor peut aider à soulager une partie de la pression et du stress.

Un mentor peut agir comme un guide qui facilitera toutes les tâches et veillera à ce que le nouvel employé puisse progresser en douceur tout au long du processus d'intégration. La fidélisation peut être maintenue grâce à l'établissement de liens dans le cadre d'un système de parrainage/mentorat. Les nouveaux employés peuvent poser des questions et obtenir rapidement les réponses appropriées au lieu de se fier uniquement à un portail en ligne ou au manuel de l'employé. 

Comme l'indique la SHRM dans son rapport sur l'intégration des employés, un système de mentorat informel ou formel peut s'avérer très utile pour soutenir un nouveau travailleur tout au long du processus. Si l'organisation est vaste et comprend de nombreux départements différents, il serait souhaitable d'avoir un compagnon/mentor du même département de travail plutôt qu'une personne travaillant dans un département totalement différent de celui du nouvel employé. 

En outre, la SHRM indique qu'une façon de faire en sorte que les nouveaux employés se sentent bien entourés dans le cadre d'un système de compagnonnage consisterait à confier le nouvel employé à quelqu'un qui a été récemment embauché et qui vient juste de terminer le processus d'intégration. De cette manière, la personne récemment embauchée peut répondre à toutes les questions et fournir des connaissances plus récentes que quelqu'un qui a terminé le processus plusieurs années auparavant. 

Le nouvel employé se sentirait également plus à l'aise en sachant que quelqu'un d'autre a passé le processus et s'est déjà bien acclimaté à l'entreprise. Cela motiverait le nouveau travailleur à travailler plus dur et à se consacrer davantage à son nouvel environnement de travail. 

6. Fournir systématiquement un retour d'information

Le candidat a passé les premières phases du processus d'intégration, ce qui signifie qu'il attend une certaine forme de retour d'information. Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas ce retour d'information ? Le nouvel employé se sent dévalorisé et ne sait plus ce qu'il doit améliorer ou ce qu'il fait bien.

Il est essentiel de veiller à ce que le processus de retour d'information soit mené comme s'il s'agissait d'une voie à double sens. Le nouvel employé doit donner son avis sur l'ensemble du processus, sur ce qu'il a trouvé difficile, sur ce qu'il a apprécié, sur l'attitude de ses mentors/camarades et sur ses sentiments généraux. Tout en veillant à ce que le nouvel employé reçoive un retour d'information actualisé de la part de son manager ou de son chef de service.

Un retour d'information constant permet à une organisation d'évaluer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et de s'en servir pour améliorer les futurs recrutements, l'objectif final étant de fidéliser les employés et de construire un réseau solide.

Pour les nouvelles recrues, les managers ou les mentors doivent veiller à fournir un retour d'information tout au long du processus, et pas seulement de manière ponctuelle. Si les tâches doivent être accomplies sur plusieurs mois, des contrôles réguliers doivent également être effectués tous les trente, soixante et quatre-vingt-dix jours.

Pour faciliter un système de retour d'information à double sens, l'utilisation d'un portail ou d'une application en ligne permettant la création personnalisée de questionnaires et d'enquêtes peut éviter de distribuer de la paperasse et de consacrer de longues heures à l'examen de chaque nouvel employé. Cela permet également d'atténuer la pression à laquelle les nouveaux employés peuvent être confrontés, car ils ne se sentent pas obligés de fournir un retour d'information négatif.

Mais grâce à un questionnaire ou à un portail en ligne, ils peuvent fournir en toute confiance un retour d'information honnête. L'entreprise peut s'en servir comme référence future pour mesurer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. En retour, elle peut fixer des objectifs et des cibles pour les futurs processus d'intégration.

Une fois que vous connaissez les bons conseils et les meilleures stratégies pour mettre en place un processus d'intégration solide, vous devriez envisager d'utiliser un logiciel RH pour rendre le processus plus fluide et moins agité/stressant.

L'utilisation d'un logiciel RH pour un processus d'intégration plus fluide

L'utilisation d'outils et d'applications performants est l'un des moyens les plus simples de faciliter le processus d'intégration pour toutes les parties concernées. Disposer d'un outil fiable dans votre boîte à outils peut vous permettre de prendre de l'avance sur vos concurrents et vous aider à conserver une main-d'œuvre solide.

Les processus de préintégration, tels que la fourniture de documentation et la compréhension par les nouveaux employés de la culture, de la marque et de la vision de l'entreprise, peuvent être réalisés dès le moment où vous recherchez ces candidats à l'aide d'une page carrière.

En outre, lorsque le nouvel employé a accepté la lettre d'offre, vous pouvez utiliser le logiciel RH par le biais d'une fonction de collaboration et d'activités dans un outil de système de suivi des candidats pour affecter les nouveaux employés à une équipe et même déléguer des tâches. Les nouveaux travailleurs peuvent utiliser des portails intégrés pour déposer toute demande de renseignements qu'ils pourraient avoir. Cela permet également aux responsables, aux recruteurs et aux autres employés de l'équipe concernée de suivre les progrès du nouvel employé.

Comme mentionné dans l'une des six choses que vous devriez faire tout au long de votre processus d'intégration, à savoir que le retour d'information est essentiel, vous pouvez utiliser le portail en ligne d'un outil RH tel qu'une fonction de rapport et d'analyse pour collecter des données à partir du retour d'information. Le nouvel employé devra avant tout remplir des formulaires en ligne, tels qu'un questionnaire ou une enquête, et les données recueillies pourront être affichées sous forme de données ou d'indicateurs pouvant être utilisés pour des améliorations futures ou comme outil d'évaluation.

Certains logiciels permettent même d'envoyer des courriels automatisés, ce qui peut également être un excellent moyen de fournir un retour d'information. Par exemple, si un nouvel employé a coché une tâche sur sa page d'équipe ou sur le portail, un responsable ou un chef de service peut configurer l'envoi d'e-mails automatisés après chaque tâche, garantissant ainsi un retour d'information cohérent.

Lorsque le logiciel RH est utilisé conjointement avec les six façons de faciliter le processus d'intégration des candidats, vous disposez d'un processus solide garantissant que les taux de rétention restent élevés et que les taux de rotation globaux restent faibles. C'est un autre moyen sûr de conduire votre entreprise sur la voie du succès et d'atteindre tous vos objectifs, missions et visions en tant qu'unité collective.

‍

Manatal est un ATS conçu pour aider les organisations à renforcer leur recrutement tout en posant des bases solides pour une croissance soutenue. Commencez votre essai gratuit de 14 jours pour explorer nos fonctionnalités innovantes et découvrir comment vous pouvez tirer parti de votre planification de la relève en quelques clics.