Liste de contrôle ultime pour l'onboarding : Les 4 C de l'onboarding

Le processus d'intégration est un élément essentiel du processus d'embauche. Il s'agit d'intégrer les nouveaux employés et de veiller à ce qu'ils s'adaptent bien à leur nouvel environnement de travail.

À ne pas confondre avec l'orientation, le processus d'intégration ne se limite pas à accueillir les nouveaux employés et à les laisser s'atteler à diverses tâches. Il s'agit plutôt d'un processus cumulatif d'activités visant à faire des nouveaux employés des collaborateurs performants, engagés et loyaux.

Selon la manière dont l'organisation conçoit le processus d'intégration, les employés peuvent se sentir bien adaptés à leur nouvel environnement de travail ou, dans certains cas, ne pas savoir comment ils s'intègrent dans une nouvelle culture.

Les professionnels des ressources humaines peuvent garantir la réussite du processus d'intégration en enrichissant l'expérience. La question brûlante est de savoir comment enrichir l'expérience ? Tout simplement en comprenant les 4 C du processus d'intégration : Conformité, Clarification, Culture et Connexion. Savoir quand et comment appliquer correctement les 4 C est un moyen sûr de développer un programme d'intégration qui mène au succès, laissant les nouveaux employés et les recruteurs satisfaits du processus.

En outre, les logiciels RH tels que les systèmes de suivi des candidatures sont excellents pour lancer le processus, rationaliser l'expérience globale des candidats et vous donner un avantage concurrentiel.

Un système de suivi des candidats tel que celui de Manatal, s'il est utilisé correctement et dès le départ, peut vous aider, en tant que recruteur, à vous épanouir en embauchant le bon talent/candidat.

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‍Examinons le processus d'intégration dans son ensemble et la manière dont vous pouvez utiliser un système de suivi des candidats pour commencer.

‍Définir leprocessus d'intégration‍

Bien que beaucoup pensent qu'il s'agit de la même chose, le processus d'intégration ne doit pas être confondu avec le processus d'orientation.

Contrairement à l'orientation, le processus d'intégration n'est pas une simple session unique qui présente aux nouveaux employés la vision, la mission et les objectifs de l'organisation. Il s'agit d'une série de techniques, telles que des activités et des documents, destinées à familiariser lentement le nouveau personnel avec l'entreprise.

À quoi les nouveaux employés peuvent-ils s'attendre au cours du processus d'intégration ? Tout en accomplissant des activités et des tâches administratives, les nouveaux embauchés se familiarisent peu à peu avec les politiques de l'organisation, reçoivent des informations plus détaillées sur leur rôle spécifique et sont initiés à la culture de l'entreprise.

Les nombreuses activités et formalités administratives auxquelles doivent se soumettre les nouveaux embauchés peuvent rendre ce processus très long. Le délai d'exécution exact varie en fonction de la nature de l'organisation et de la taille et de l'étendue du processus d'intégration.

La durée de l'accomplissement des activités désignées et de l'adaptation à l'entreprise peut varier d'un jour à plus de trois mois.

Par exemple, une grande entreprise comme Netpeaks diversifie son processus et offre une nouvelle façon de s'assurer que les employés s'adaptent bien à un nouvel environnement. Grâce à l'utilisation de processus automatisés qui proposent une série de cours, les employés se sentent plus satisfaits de l'ensemble du processus. En outre, le temps consacré à l'intégration a été réduit de près de 200 heures.

Il peut sembler facile de faire en sorte que les nouveaux employés s'adaptent bien à l'entreprise et s'alignent sur les objectifs, les visions et les missions. Toutefois, sans une structure solide, l'entreprise risque de ne pas être à la hauteur et de rencontrer des difficultés pour retenir les nouveaux employés.

L'évolution de la nature de la main-d'œuvre, comme les systèmes de travail hybride ou de travail à domicile, a mis en lumière le manque de structure de certaines entreprises lorsqu'il s'agit d'effectuer des tâches spécifiques d'intégration. Plus d'un tiers des entreprises ont déclaré ne pas disposer d'un système bien conçu, qu'elles orientent les nouveaux employés à distance ou sur place.

Une vision claire du temps nécessaire à l'adaptation des nouveaux employés à l'entreprise peut être déterminante pour l'ensemble du processus. À cette fin, nous allons voir comment, en tant que recruteur, professionnel des ressources humaines et organisation, vous pouvez utiliser correctement les 4 C du processus d'intégration pour maximiser l'efficacité.

‍Onboarding:Les 4 C‍

Pour les entreprises et les recruteurs qui cherchent à tirer le meilleur parti du processus d' intégration, les 4 C du processus d'intégration des nouveaux employés devraient porter leurs fruits.

Le fondement d'un accueil réussi comprend la mise en œuvre des 4 C, comme l'indique un rapport de la SHRM. Il a été conçu par le Dr Talyna Bauer pour aider les recruteurs et les entreprises à optimiser l'expérience des nouveaux embauchés, en permettant aux recruteurs d'utiliser le cadre comme base pour les listes de contrôle.

Les 4 C sont les suivants :

1. Respect de la réglementation

Il s'agit de veiller à ce que les nouveaux employés se familiarisent avec les politiques de l'entreprise, les règles de sécurité, les exigences de confidentialité, les protocoles relatifs au harcèlement sexuel et les autres procédures du service.

Le respect de la conformité implique de remplir des documents et de faire comprendre aux nouveaux employés les politiques et les protocoles de l'entreprise. En outre, certains peuvent se voir accorder un accès spécial à des appareils technologiques, ce qui nécessite le respect de certains protocoles.

Pour réduire le stress que les nouveaux employés rencontrent lors de leur premier jour de travail en ce qui concerne les formalités administratives, de nombreuses entreprises ont mis en place ce que l'on appelle le processus de pré-intégration.

2. Clarification

Comme le mot l'indique, c'est le moment où l'on répond à tous les problèmes et à toutes les questions qui nécessitent une réponse. C'est le moment où les nouveaux embauchés prennent conscience de l'étendue des connaissances qu'ils possèdent sur leur rôle.

En outre, les nouveaux embauchés peuvent poser des questions telles que leurs attentes sur le lieu de travail, ce qu'ils espèrent réaliser, leurs objectifs et leurs buts. La clarification garantit que les nouveaux employés sont en phase avec les objectifs et la vision d'ensemble de l'entreprise et atténue tout problème éventuel.

La clarification nécessite une structure, une préparation et une organisation. La plupart du temps, ces trois éléments font défaut au cours du processus d'intégration. C'est relativement courant dans les start-ups et les petites entreprises, puisque seulement 50 % d'entre elles disposent d'un processus d'intégration structuré.

‍Ilpeut être difficile pour un responsable du recrutement de répondre aux questions et de toujours fournir des éclaircissements, mais pour y parvenir avec succès, il faudrait ajouter un puissant outil logiciel RH à l'arsenal du recruteur.

3. La culture

Dans un monde interconnecté, la culture joue un rôle important dans le maintien d'une main-d'œuvre solide et dans la rétention des bons talents.

À première vue, la culture d'un lieu de travail peut se résumer à la qualité des relations entre les employés et à la diversité de la main-d'œuvre. Mais la culture, c'est bien plus que cela.

Pour les nouveaux embauchés comme pour les responsables du recrutement, la culture, dans ce cas, consiste à comprendre dans quelle mesure les croyances, les visions et les objectifs personnels s'alignent sur les opinions et la vision de l'entreprise. En outre, il s'agit de voir comment des valeurs différentes peuvent s'unir pour former une force de travail solide.

Étant donné que la main-d'œuvre est diversifiée et multigénérationnelle, plusieurs entreprises ne parviennent pas à prendre en compte cet aspect et à l'intégrer dans leur culture professionnelle unique.

‍Unrapport mondial sur la culture publié en 2022 par la SHRM indique que 61 % des nouveaux employés n'ont pas reçu de formation culturelle adéquate ou, à plus forte raison, n'ont pas reçu de formation culturelle. Il est donc essentiel que les nouveaux employés apprennent rapidement à s'adapter à la culture au cours du processus d'intégration et avant de rejoindre l'entreprise.

En outre, il incombe aux professionnels des ressources humaines de fournir autant d'informations que possible aux nouveaux employés.

4. Raccordement

Remplir les formalités administratives, comprendre la culture de l'entreprise et clarifier les choses sont autant d'éléments qui permettent de s'assurer que les nouveaux employés s'adaptent bien à leur nouvel environnement de travail. Toutefois, il s'agit avant tout d'établir des liens pour retenir les nouveaux employés ou s'assurer qu'ils se sentent à leur place.

Si les nouveaux embauchés se sentent déconnectés de l'équipe, vous courez le risque qu'ils aient l'impression de ne pas être à leur place et que l'entreprise ne leur convienne pas.

Comme l'a indiqué le Dr Talya Brauner dans son cadre, les nouveaux employés veulent se sentir valorisés et appréciés. C'est donc d'abord au responsable de l'embauche ou au recruteur de talents qu'il appartient de faire passer ce message au reste du personnel.

Des relations solides entre les responsables du recrutement et les nouveaux embauchés peuvent donner le ton de ce que devraient être les relations sur le lieu de travail. En d'autres termes, plus la relation avec le responsable du recrutement est forte, plus le niveau d'engagement des nouveaux embauchés est élevé.

‍Uneétude de la Harvard Business School a montré que les employés qui ont noué des relations solides avec les responsables du recrutement au cours des deux premiers mois de leur arrivée sur un nouveau lieu de travail sont susceptibles d'avoir un niveau d'engagement élevé.

‍4C's de l'onboarding et les niveaux d'onboarding

‍Selonles conclusions du Dr. Talya Bauer sur ce qui fait un processus d'intégration efficace, le succès peut être mesuré en comprenant les différents niveaux dans lesquels une entreprise incorpore les 4 C.

Si, à la base, il n'est pas surprenant de constater que la plupart des organisations intègrent la clarification et la conformité comme l'un des éléments clés de l'ensemble du processus d'intégration. Mais elles ne parviennent pas à comprendre ou à fournir la connexion et l'aspect culturel qui complètent l'ensemble du processus.

Il s'agit d'un niveau 1 ou d'un processus d'intégration passif. Si vous n'accordez pas suffisamment d'attention à la compréhension de la culture et à l'intégration des nouveaux employés, il y a de fortes chances que vous constatiez un taux de rotation du personnel.

Plus de 50 % des organisations se situent au niveau suivant, celui de l'intégration à haut potentiel. Cela signifie que ces établissements ont fait l'objet d'une clarification et d'une mise en conformité et qu'ils ont jeté les bases d'une introduction et d'une familiarisation des nouveaux travailleurs à la culture de l'entreprise et les ont aidés à établir des liens.

Cependant, la priorité de ces organisations n'est toujours pas claire, car il n'existe pas de système efficace ou de contrôles en place pour évaluer le succès du processus, comme l'indiquent le cadre et les conclusions du Dr Tayla Bauer.

Le troisième niveau d'onboarding, ou onboarding proactif, met en œuvre les 4 C en comprenant le cadre et en construisant un système de suivi et d'évaluation. C'est à ce niveau que la plupart des entreprises parviendront à fidéliser leurs nouveaux employés. Pourtant, beaucoup n'y parviennent pas, puisque seulement 20 % des entreprises ont réussi à mettre en place un processus d'onboarding proactif.

Il est donc essentiel de comprendre les 4 C. L'utilisation du cadre théorique comme guide pour les listes de contrôle, la manière de mener le processus d'intégration et une meilleure compréhension des nouveaux employés peuvent vous aider, en tant que responsable du recrutement/recruteur/employeur, à mettre en place un processus d'intégration proactif.

L'utilisation de différents éléments des 4 C peut vous permettre de conserver les bons talents dans un lieu de travail approprié en montrant que vous comprenez les besoins et les souhaits des nouveaux employés.

Poussez le processus encore plus loin en intégrant un logiciel RH pour rationaliser et rendre plus efficace chaque aspect des 4 C, afin de garantir une productivité maximale et de faire en sorte que les nouveaux embauchés se sentent bien adaptés à leur nouvel environnement de travail.

‍Garantirle succès de l'onboarding dès le processus d'embauche

‍Commeindiqué précédemment, le processus d'intégration peut commencer par l'intégration préalable, même lorsque les responsables de l'embauche travaillent avec les recruteurs pour trouver les bons talents pour le bon poste.

S'assurer que toutes les tâches liées à l'intégration sont effectuées avec succès ou avec l'esprit clair et une attitude prête à travailler peut être invoqué en faisant de son mieux en tant que recruteur lors de la présentation des spécifications du poste au nouvel embauché.

Pour les professionnels de l'acquisition de talents, cela signifie utiliser un logiciel de recrutement tel qu'un système de suivi des candidats pour s'assurer que toutes les informations mises à la disposition des employés ou des nouveaux employés potentiels sont claires et transparentes.

La culture est un élément important de l'intégration ; l'adaptation des nouveaux employés à une nouvelle culture peut s'avérer difficile. Pourtant, ce n'est pas une fatalité, surtout si un professionnel des ressources humaines sait quels outils utiliser.

L'utilisation d'une page de carrière sur un système ATS peut vous aider à créer une marque d'employeur unique qui met en valeur le caractère unique de votre culture, les missions, les buts et les objectifs de l'entreprise. Un nouvel employé évalue si ses objectifs personnels sont alignés et réduit le nombre d'éclaircissements à apporter lors de l'intégration.

La fidélisation étant vitale pour de nombreuses entreprises, il faut s'assurer que les nouveaux employés se sentent appréciés et désirés grâce à des renforcements réguliers ou à des retours d'information. Utilisez un logiciel RH qui permet de fournir un retour d'information de manière automatisée en envoyant des courriels de contrôle et de suivi.

Il s'agit de faire en sorte que les candidats potentiels et les talents actuels se sentent à leur place sur le lieu de travail. Le responsable du recrutement peut faire le lien entre l'expérience d'un candidat et le processus d'embauche et les tâches d'intégration.

Il convient de rappeler qu'un processus d'intégration médiocre, sans renforcement régulier, ne permet pas à l'employé de se sentir le bienvenu et aligné sur l'entreprise, et que les tâches banales risquent davantage de faire fuir les nouvelles recrues que de retenir les recrues potentielles.

Utilisez donc un logiciel RH, apprenez les 4 C de l'onboarding et appliquez-les à votre entreprise pour garantir la réussite du système.

Sur la voie d'une planification parfaite de la succession, la mise en œuvre d'un outil tel que le système de suivi des candidats peut vous aider à faciliter votre parcours tout en garantissant qu'une stratégie de recrutement solide est mise sur la table.

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