Un guide indispensable pour l'intégration d'un STA avec les systèmes SIRH

Alors que de plus en plus d'équipes de ressources humaines commencent à moderniser leurs pratiques RH en investissant dans de meilleurs systèmes d'information sur les ressources humaines (SIRH) et logiciels de recrutement, il est clair que la transformation numérique dans les RH est aujourd'hui plus forte que jamais.

Le secteur des logiciels de gestion des ressources humaines devrait atteindre une valeur de plus de 33 milliards d'USD d'ici à 2030. En ce qui concerne le recrutement, environ 4,8 millions d'organisations utilisent des logiciels de recrutement dans le monde en 2022, et ce chiffre devrait atteindre plus de 6 millions d'ici à 2030.

Naturellement, cette croissance exponentielle pose plusieurs questions brûlantes au personnel des ressources humaines :

De combien de types de logiciels différents avez-vous réellement besoin ? Pourquoi investir dans d'autres outils si les systèmes SIRH couvrent déjà les fonctions de recrutement de base ? Comment s'assurer que les outils valent la peine d'être investis ? 

La modernisation des pratiques RH ne consiste pas seulement à souscrire à ce que l'on appelle les "meilleurs" outils RH. Il s'agit plutôt de savoir comment des logiciels globaux tels que les systèmes SIRH peuvent fonctionner avec des outils plus spécialisés, tels qu'un système de suivi des candidats au recrutement (ATS), pour votre plus grand bénéfice.

Dans cet article, nous vous montrons exactement comment intégrer un SEA à vos systèmes SIRH (existants ou dans lesquels vous prévoyez d'investir), afin que vous puissiez exploiter tout le potentiel des outils auxquels vous êtes abonné et garder une longueur d'avance sur les autres professionnels des ressources humaines.

Qu'entend-on exactement par "modernisation" des systèmes de ressources humaines ?

Une enquête menée par PwC en 2022 auprès de plus de 600 responsables des ressources humaines dans le monde a révélé que l'un des plus grands défis en matière de ressources humaines est la modernisation des systèmes de ressources humaines existants (36 % des personnes interrogées). Mais qu'entend-on par "modernisation" dans le contexte du travail des RH ?

Moderniser les systèmes RH signifie utiliser la technologie pour améliorer les résultats de votre travail dans toutes les fonctions RH, tout en économisant du temps et de l'argent. Cela définit l'efficacité et constitue le principal moyen de valider l'utilisation de la technologie pour alléger et améliorer les choses.

Les fonctions RH qui bénéficient de ces outils sont, entre autres, le recrutement, l'évaluation des performances, la formation, la conformité, la rémunération et l'engagement.

La plupart de ces fonctions peuvent être prises en charge par des systèmes SIRH fiables, qui vous aident à établir une base de données solide sur les employés et à assurer le suivi des rémunérations et des demandes de congé des employés, par exemple.

Cependant, certaines fonctions nécessitent un logiciel plus détaillé que d'autres, comme les domaines du recrutement et de l'embauche. Un examen plus approfondi de la même enquête de PwC montre que 39% des personnes interrogées reconnaissent que l'amélioration des processus de recrutement/embauche est leur plus grand défi en matière de ressources humaines - la plus grande part de tous les défis enregistrés dans l'enquête.

Les systèmes SIRH couvrent l'ensemble des fonctions internes de l'organisation. La difficulté réside dans le fait que le recrutement, quant à lui, implique généralement des heures de travail à l'extérieur pour contacter des candidats et publier des offres d'emploi afin d'attirer davantage de candidats.

C'est précisément la raison pour laquelle la modernisation du travail des RH doit couvrir à la fois les fonctions internes et externes auxquelles les professionnels des RH sont confrontés chaque jour de la semaine. C'est également la raison pour laquelle la modernisation est la clé pour rester utile et pertinent, alors que les autres membres du personnel RH cherchent continuellement à rester en avance les uns sur les autres.

Dans la prochaine section, nous examinerons les principales différences entre les systèmes SIRH et les logiciels de recrutement, afin de découvrir comment ils devraient fonctionner ensemble pour vous donner un avantage concurrentiel. 

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Que sont les systèmes SIRH et les systèmes de suivi des candidatures (SSC) ?

Les systèmes d'information des ressources humaines (SIRH) sont des logiciels qui facilitent le travail interne des RH, comme les bases de données des employés, l'évaluation des performances, l'assiduité, la rémunération et la formation axée sur les compétences.

Ils existent pour faciliter les tâches quotidiennes des professionnels des ressources humaines, principalement en centralisant toutes les fonctions RH dans une interface accessible.

Il s'agit d'un moyen de minimiser l'utilisation de plusieurs feuilles de calcul pour stocker des groupes de données distincts, comme les informations personnelles des employés et leurs différents résultats d'évaluation des performances.

Par exemple, si la configuration de vos outils RH était une toile d'araignée, les systèmes SIRH seraient au centre, en tant que base principale pour moderniser les systèmes et pratiques existants. 

En revanche, les systèmes de suivi des candidats, ou ATS, seraient comparables à l'une des principales chaînes de soutien de la soie sur le web. Un ATS fiable doit être capable de prendre en charge l'ensemble du processus de recrutement, qui comprend plusieurs petites "cordes", depuis la publication des offres d'emploi jusqu'à l'embauche, en passant par la production de rapports postérieurs à l'embauche pour calculer le retour sur investissement.

L'une des fonctions clés des ressources humaines, un recrutement réussi a pour objectif principal de trouver les talents les plus brillants qui rejoindront l'organisation. Naturellement, trouver les meilleures personnes pour chaque poste implique une pression écrasante pour les professionnels des ressources humaines, en plus de tout ce qu'ils ont déjà à faire.

Pourquoi un SEA doit-il compléter les systèmes SIRH ?

Le fait est que le recrutement prend du temps. Selon les statistiques de LinkedIn, il faut en moyenne 33 à 49 jours pour embaucher quelqu'un pour un seul poste, en fonction du secteur d'activité. La plupart des cadres supérieurs ne seraient probablement pas satisfaits de ce délai, surtout au milieu d'une énorme pénurie de talents.

C'est précisément là que des outils spécialisés tels qu'un ATS peuvent être utiles, en résolvant les problèmes spécifiques à l'aspect recrutement des RH, en particulier les tâches fastidieuses telles que la publication d'offres d'emploi.

Mais pourquoi envisager un STA distinct alors que certains systèmes SIRH proposent déjà des fonctionnalités liées au recrutement ?

Certains systèmes SIRH intègrent un système de gestion des candidatures, mais ils n'offrent pas tous les mêmes fonctionnalités qu'un système de gestion des candidatures spécialisé. Un SEA spécialisé vous offrira des fonctionnalités telles que des recommandations de candidats pilotées par l'IA, qui vous montrent les candidats favorables pour chaque poste en fonction de leur degré de ressemblance avec les critères que vous avez spécifiés, comme ceci :

Comparé à une base de données de candidats classique que l'on peut trouver dans certains systèmes SIRH, un STA dédié devrait idéalement être plus facile à utiliser et vous offrir davantage de possibilités pour sélectionner les meilleures personnes à interviewer et, finalement, décider de les embaucher.

Un autre exemple serait la capacité d'un ATS à vous permettre de publier des offres d'emploi sur des dizaines de sites d'emploi au lieu de publier une offre d'emploi à la fois. Au lieu de passer des heures, voire des jours, à publier et à collecter des candidatures sur différents sites d'emploi, un ATS fiable devrait automatiser la publication des offres d'emploi et stocker automatiquement les informations relatives aux candidats dans une base de données qui peut être reliée aux systèmes SIRH existants.

Toutefois, bien qu'un ATS puisse réellement contribuer à alléger votre charge de travail en matière de recrutement, il est essentiel de noter qu'il doit vous fournir tout ce dont vous avez besoin, sans vous obliger à passer d'une plateforme à l'autre. En d'autres termes, l'outil auquel vous souscrivez ne doit pas vous obliger à passer de l'outil à votre système SIRH principal, et vice versa.

Au contraire, les outils externes devraient tous être accessibles au sein des systèmes SIRH eux-mêmes, pour que l'investissement en vaille la peine.

Dans la prochaine section, nous expliquerons exactement comment intégrer des outils spécialisés tels qu'un STA à un système SIRH existant.

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Comment intégrer les systèmes ATS et HRIS : utilisation d'une API

L'intégration d'un STA avec les principaux systèmes SIRH consiste à permettre aux deux outils d'accéder l'un à l'autre sans avoir à passer d'un logiciel à l'autre pour les utiliser.

Pour ce faire, on utilise le plus souvent des systèmes SIRH dotés d'une interface de programmation d'applications (API). Par définition, les API permettent à deux logiciels différents de communiquer entre eux. Pour vous, cela signifie que vous pouvez utiliser une API pour effectuer des transitions en douceur d'un logiciel à l'autre.

Dans un contexte normal, les API sont utilisées dans plusieurs applications centrées sur l'utilisateur, comme les outils de navigation qui nécessitent des interactions avec de multiples sources pour garantir une expérience fluide à l'utilisateur. C'est également l'objectif dans un contexte de RH et de recrutement, où il s'agit de rendre les choses aussi pratiques que possible pour l'utilisateur lorsqu'il navigue dans de multiples outils.

Notez toutefois que l'intégration API ne fonctionnera que si l'autre outil en question dispose également d'une API. Le logiciel sera alors en mesure de générer un jeton qui peut être lié à votre système SIRH principal, comme ceci :

Globalement, l'intégration d'un SEA à votre SIRH à l'aide d'une API présente deux avantages principaux :

1. Il est beaucoup plus facile à gérer - Si vous finissez par obtenir un STA compatible avec l'API pour l'intégrer dans vos systèmes SIRH, vous remarquerez la différence en termes de temps gagné par rapport à une configuration qui ne comporte pas d'intégration. Dans ce cas, l'objectif principal devrait être de bénéficier de l'aide supplémentaire de plusieurs systèmes spécialisés tout en profitant de la facilité d'une utilisation transparente.

Après tout, il serait vain d'investir dans des outils pratiques si vous deviez prendre plus de temps pour y accéder.

2. Elle protège vos données - En utilisant une API pour connecter les deux logiciels, vous centraliserez également l'endroit où les données sont stockées. Au lieu de stocker les données des employés provenant des systèmes SIRH à un endroit et les données des candidats à un autre, l'intégration basée sur l'API permet de les stocker dans la base de données principale du système SIRH.

Cela signifie que vous n'aurez pas à vous soucier d'éventuelles violations de données, qui découlent souvent du fait que les données sont stockées à un trop grand nombre d'endroits. C'est encore mieux si vous pouvez trouver des systèmes SIRH et ATS qui sont basés sur le cloud. Le stockage dans le nuage offre généralement une plus grande sécurité tout en permettant d'économiser des coûts, qui seraient autrement utilisés pour payer des serveurs supplémentaires et le stockage des données.

Compte tenu de la situation actuelle du marché concurrentiel des logiciels RH, l'intégration basée sur l'API devrait être une exigence pour tout système SIRH fiable. 

Les API sont le principal moyen de connecter plusieurs outils et systèmes à votre avantage, et il est donc fortement recommandé de ne rechercher que des outils qui offrent cette fonction. Il est très difficile de justifier la souscription à un service qui ne vise pas à vous faciliter la vie par une expérience de travail rationalisée.

ManatalATS, avec une fonction d'API ouverte

Dans le monde moderne des ressources humaines, il ne s'agit plus seulement de choisir le meilleur logiciel parmi ses concurrents. La plus grande priorité est désormais de sélectionner les bons et de découvrir comment ils peuvent fonctionner ensemble pour passer à la vitesse supérieure.

Cet état d'esprit constructif distingue les professionnels des ressources humaines progressistes de ceux qui résistent au changement. Elle commence par l'acceptation du fait que les RH ont un nombre impressionnant de fonctions et de responsabilités et qu'il existe des outils pour améliorer la façon dont vous les maîtrisez. 

Vous pouvez choisir d'utiliser un seul outil, mais vous risquez de vous laisser distancer par les entreprises qui tirent le meilleur parti de quelques outils spécialisés en plus de leurs systèmes SIRH existants.

Les systèmes SIRH adaptés à chaque organisation dépendent en grande partie des besoins réels de l'organisation. Certaines préfèreront des systèmes SIRH axés sur les fonctions de base de données des employés, tandis que des entreprises plus petites opteront pour des systèmes qui donnent la priorité à la recherche de cours de formation afin de rester à la pointe du progrès.

En ce qui concerne le recrutement, cependant, il est judicieux de choisir un outil qui tire le meilleur parti de la technologie de recrutement avancée, tout en gardant à l'esprit la fonctionnalité de l'API.

L'ATS comprend des données rationalisées sur les candidats qui sont automatiquement introduites dans le système SIRH existant, l'affichage automatisé des offres d'emploi sur plus de 2 500 canaux gratuits et premium, des profils de candidats automatisés pour éviter les candidatures en double, et bien d'autres choses encore. Il intègre également une gestion de la relation client pour les équipes de recrutement qui travaillent avec des clients externes.

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Manatal est doté d'une API ouverte, ce qui signifie qu'il peut être relié à la plupart des systèmes SIRH qui prennent en charge l'intégration basée sur l'API. Il propose également des guides sur l'intégration de l'ATS dans vos systèmes SIRH, ainsi qu'une assistance clientèle 24 heures sur 24 pour garantir une expérience sans faille.

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