Licences pour les agences de recrutement : Tout ce que vous devez savoir

Le marché mondial du travail est confronté à une situation paradoxale : il y a des millions d'offres d'emploi, mais une pénurie de travailleurs. La pandémie a fondamentalement modifié les secteurs d'activité et les lieux où les employés potentiels souhaitent travailler, ainsi que les risques et les politiques qui influent sur leurs décisions. En conséquence, de nombreux employeurs peinent à trouver des candidats qualifiés pour leurs postes vacants et se tournent vers les services d'agences professionnelles de placement et de recrutement.

Si vous envisagez de créer une agence de recrutement, le moment est peut-être venu de saisir l'occasion et d'aider les entreprises à trouver les bons talents. Toutefois, avant de pouvoir lancer votre entreprise de recrutement, vous devez satisfaire à certaines exigences légales, telles que l'obtention des licences et permis nécessaires. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur les licences pour les agences de recrutement.

Plongeons-y !

Quelles sont les conditions requises pour créer une agence de recrutement ?

La création d'une agence de recrutement peut être une entreprise gratifiante et rentable, mais elle comporte également des défis et des responsabilités. Pour exploiter votre entreprise de recrutement en toute légalité, vous devez vous conformer aux diverses réglementations fédérales, nationales et locales qui régissent le secteur de l'emploi et du recrutement. Voici quelques-unes des exigences de base auxquelles vous devez satisfaire :

• Obtenez un numéro d'identification de l'employeur (EIN) auprès de l'IRS : Il s'agit d'un numéro unique qui identifie votre entreprise à des fins fiscales. Vous pouvez demander un EIN gratuitement en ligne sur le site de l'IRS.
• Choisissez une structure d'entreprise pour votre agence de recrutement : Cette structure détermine le mode de propriété, d'exploitation, d'imposition et de responsabilité de votre entreprise. Il existe différents types de structures commerciales, telles que l'entreprise individuelle, la société de personnes, la société à responsabilité limitée (SARL) et la société par actions. Chacune d'entre elles présente des avantages et des inconvénients, c'est pourquoi vous devez consulter un juriste ou un fiscaliste pour déterminer celle qui répond le mieux à vos besoins.
• Enregistrez votre nom commercial auprès des autorités locales et de l'État : Vous vous assurez ainsi que votre nom commercial est unique et qu'il n'est pas déjà utilisé par une autre entité. Vous devrez peut-être aussi obtenir une marque de commerce ou de service pour votre nom commercial si vous voulez éviter qu'il ne soit utilisé par d'autres sans votre autorisation.
• Ouvrez un compte bancaire professionnel pour votre agence de recrutement : Cela vous permet de séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise et facilite la gestion de votre trésorerie, de votre masse salariale, de vos impôts et de vos dépenses. Vous aurez besoin de votre EIN et de vos documents d'enregistrement pour ouvrir un compte bancaire professionnel.
• Obtenir les licences et permis nécessaires pour votre agence de recrutement : C'est ici que les choses se compliquent, car les États ont des exigences différentes en matière d'autorisation et de réglementation des services d'emploi et de recrutement. Nous y reviendrons plus en détail dans la section suivante.

En plus de tous les points mentionnés ci-dessus, vous devez jongler avec les responsabilités liées à la gestion de vos clients et de vos candidats, ainsi que de leurs données. Pour les petites agences, cela peut devenir un fardeau écrasant. C'est là que vous aurez besoin d'un progiciel tout-en-un tel que l'ATS et le CRM de Manatal. Il vous offre le meilleur des deux mondes sur une seule plateforme avec une flexibilité totale. Gérez vos clients, partagez des candidats, invitez des utilisateurs invités et plus encore sans avoir à passer du temps à gérer manuellement les utilisateurs, les rôles et les données.

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Avez-vous besoin d'une licence pour créer une agence de recrutement aux États-Unis ?

Aux États-Unis, les exigences en matière d'autorisation et de réglementation des services d'emploi et de recrutement varient d'un État à l'autre. Certains États exigent que tous les types d'agences de placement et de recrutement obtiennent une licence avant de pouvoir opérer légalement dans leur juridiction. D'autres États n'exigent qu'une licence pour certains types d'agences de placement et de recrutement, comme celles qui placent des travailleurs temporaires ou celles qui demandent des honoraires aux candidats ou aux employeurs. Certains États n'exigent aucune licence pour les agences de placement et de recrutement.

Pour connaître les exigences spécifiques à votre État, vous devez vous adresser à l'autorité locale chargée de délivrer les licences ou au ministère du travail.

D'une manière générale, pour obtenir une licence de services d'emploi et de recrutement dans tout État qui en exige une, vous devez soumettre un formulaire de demande, payer une redevance et fournir des documents justificatifs.

Le formulaire de demande peut demander des informations telles que

• La raison sociale, l'adresse, les coordonnées, l'EIN et le type d'entité.
• Le nom et les qualifications du directeur ou du propriétaire de votre agence de recrutement.
• Le type de services fournis par votre agence de recrutement.
• Les noms et adresses de vos clients et de vos employés.
• Les termes et conditions de vos contrats avec vos clients et vos employés.
• Les frais que vous facturez ou payez pour vos services.
• Les politiques et procédures que vous suivez pour la sélection, l'embauche, la formation, la supervision, la rémunération, le licenciement et la résolution des conflits avec vos employés.
• La couverture d'assurance que vous avez souscrite pour votre agence de recrutement.

Les documents justificatifs peuvent comprendre

• Une copie des documents d'enregistrement de votre entreprise.
• Une copie de la lettre de confirmation de votre EIN.
• Une copie de votre plan d'entreprise ou de vos états financiers.
• Une copie des contrats conclus avec vos clients et vos employés.
• Une copie de vos polices d'assurance ou de vos certificats.
• Une caution ou un fonds fiduciaire au nom de votre agence de recrutement.
• Vérification des antécédents ou des empreintes digitales du directeur ou du propriétaire de l'agence de recrutement.
• Une attestation de réussite à un examen ou à un programme de formation pour le directeur ou le propriétaire de votre agence de recrutement.

Les exigences exactes peuvent varier en fonction de l'État et du type de licence que vous demandez. Vous devez toujours vérifier auprès de votre autorité locale de délivrance des licences pour obtenir les informations les plus récentes et les plus précises.

Avez-vous besoin d'une licence pour créer une agence de recrutement par type d'entreprise ?

Outre les exigences de l'État, vous devrez peut-être aussi tenir compte du type d'entreprise que vous dirigez lorsqu'il s'agira d'octroyer des licences et de réglementer votre agence de recrutement. Il existe différents types de services d'emploi et de recrutement :

• Les agences pour l'emploi : Il s'agit d'entreprises qui cherchent à placer des personnes dans des postes à long terme en échange d'une rémunération de la part du candidat ou de l'employeur potentiel. Les agences pour l'emploi n'embauchent pas elles-mêmes de salariés et ne rémunèrent pas les personnes qu'elles placent.
• Les agences de recrutement : Il s'agit d'entreprises qui placent principalement des employés temporaires. Les agences de recrutement embauchent leurs employés et ce sont elles, et non l'entreprise cliente, qui sont l'employeur officiel.
• Les organisations professionnelles d'employeurs (PEO) : Il s'agit d'entreprises qui offrent un service complet d'externalisation des ressources humaines, connu sous le nom de co-emploi. Dans ce cadre, le PEO effectue pour le compte d'une entreprise diverses tâches d'administration du personnel, telles que la gestion des salaires et des avantages sociaux.

Selon le type d'entreprise que vous dirigez, vous devrez peut-être obtenir différents types de licences ou de permis. Par exemple, certains États exigent que les agences de placement obtiennent une licence d'agence de placement, tandis que les agences de recrutement et les PEO doivent obtenir une licence d'agence de recrutement ou un enregistrement de PEO. Certains États peuvent également exiger différents types de garanties ou de couvertures d'assurance pour différents types de services d'emploi et de recrutement.

Pour déterminer le type de licence ou d'autorisation dont vous avez besoin pour votre type d'activité, vous devez vérifier les définitions et les réglementations de chaque type de service d'emploi et de recrutement dans votre État.

Avez-vous besoin d'une licence pour créer une agence de recrutement à partir de n'importe quel endroit du monde ?

Si vous envisagez de créer une agence de recrutement n'importe où dans le monde, vous vous demandez peut-être de quel type de licence vous avez besoin pour exercer votre activité en toute légalité. La réponse dépend de l'endroit où se trouvent vos clients et vos employés, et du type de services que vous fournissez.

D'une manière générale, si vous fournissez des services d'emploi et de recrutement à des clients ou à des employés dans un État qui exige une licence pour de tels services, vous devrez obtenir une licence de cet État, que vous disposiez ou non d'un bureau physique à l'intérieur des frontières de l'État. En effet, la plupart des États disposent de lois qui réglementent le secteur de l'emploi et du recrutement sur leur territoire et qui s'appliquent à toute entreprise qui opère ou sollicite des affaires dans leur État.

Toutefois, si vous fournissez des services d'emploi et de recrutement à des clients ou à des employés en dehors des États-Unis, vous n'aurez peut-être pas besoin d'une licence délivrée par un État américain, mais vous devrez peut-être vous conformer aux lois et réglementations du pays où se trouvent vos clients ou vos employés. Par exemple, si vous fournissez des services d'emploi et de recrutement à des clients ou à des employés au Canada, vous devrez peut-être obtenir une licence de la province où se trouvent vos clients ou vos employés.

La situation est la même si vous fournissez des services d'emploi et de recrutement à des clients ou à des employés aux Philippines. Vous devrez peut-être obtenir une licence auprès de l'administration philippine de l'emploi à l'étranger (Philippine Overseas Employment Administration).

Par conséquent, avant de créer votre agence de recrutement à partir de n'importe quel endroit du monde, vous devez vous renseigner sur les lois et réglementations des pays où se trouvent vos clients et vos employés, et obtenir les licences ou permis nécessaires en conséquence.

Conclusion

La création d'une agence de recrutement peut être une opportunité commerciale lucrative et gratifiante, en particulier en période de pénurie de main-d'œuvre. Toutefois, avant de lancer votre entreprise de recrutement, vous devez satisfaire à certaines exigences légales, telles que l'obtention des licences et permis nécessaires.

Les exigences en matière d'autorisation et de réglementation des services d'emploi et de recrutement varient d'un État à l'autre et d'un type d'entreprise à l'autre. Par conséquent, vous devez toujours vérifier auprès de l'autorité locale chargée de l'octroi des licences ou du ministère du travail les exigences spécifiques qui s'appliquent à votre situation. Vous devriez également consulter un professionnel du droit ou de la fiscalité pour vous aider à choisir la meilleure structure d'entreprise pour votre agence de recrutement.

Si vous envisagez de créer une agence de recrutement à partir de n'importe quel endroit du monde, vous devez également vous renseigner sur les lois et réglementations des pays où se trouvent vos clients et vos employés, et obtenir les licences ou permis nécessaires en conséquence.

En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que votre agence de recrutement fonctionne de manière légale et éthique, et que vous évitez toute amende ou pénalité potentielle. Vous pouvez également vous concentrer sur la fourniture de services de qualité à vos clients et à vos employés, et sur la croissance de votre entreprise de recrutement.

Citations :

1. https://www2.deloitte.com/us/en/insights/economy/global-labor-shortage.html