Garder une longueur d'avance : Diriger votre équipe de recruteurs à distance

Lorsque le monde est passé du jour au lendemain au travail à distance en 2020, les employeurs ont eu la preuve de ce que leurs employés savaient déjà : ils pouvaient obtenir le même niveau de productivité de leurs équipes travaillant à distance qu'au bureau. 

Dans certains cas, les niveaux de productivité pourraient même être améliorés. Grâce à la technologie appropriée, les employés ont travaillé plus efficacement tout en collaborant avec leurs équipes de manière transparente, où qu'ils se trouvent dans le monde. Le travail à domicile a également donné aux employés plus de flexibilité et de temps à consacrer à leur famille ou à d'autres tâches personnelles. 

Toutefois, la satisfaction à l'égard du travail à domicile n'est pas un sentiment unique, tout comme il n'y a pas deux personnes identiques. Des chercheurs menant une étude mensuelle sur le télétravail ont découvert en février dernier que 54 % des chômeurs américains interrogés envisagent de travailler à domicile ou préfèreraient le faire. Pendant les fermetures obligatoires, certains travailleurs ont souffert de solitude, d'épuisement professionnel et de difficultés à s'adapter aux nouvelles technologies, sans avoir la possibilité de rencontrer leurs collègues, de commencer et de terminer leur journée de travail ou d'avoir d'autres contacts personnels. 

Certains employés étaient également moins productifs à la maison en raison de distractions familiales et d'obligations concurrentes telles que le suivi des cours en ligne de leurs enfants. La connectivité internet à domicile et dans les cafés locaux pouvait également être intermittente et peu fiable par rapport aux réseaux de bureau. Les travailleurs à distance représentaient donc un risque important pour la cybersécurité des entreprises, car ils accédaient aux informations de l'entreprise à partir de réseaux domestiques et publics non protégés.

Alors que les bureaux rouvrent lentement et invitent les employés à revenir, de nombreux employeurs révisent leurs politiques pour garder leurs employés heureux et motivés tout en prenant en compte les problèmes de sécurité et de connectivité liés au travail à distance. Des entreprises telles que Goldman Sachs, Adobe et Dropbox ont fait des annonces qui vont du renforcement de la politique du "bureau d'abord" à la transition vers un environnement entièrement à distance, en passant par diverses options hybrides - et ces entreprises ne sont pas les seules. 

Étant donné que le marché est favorable aux demandeurs d'emploi, leurs préférences influencent la décision des employeurs de modifier leurs politiques afin que leur organisation soit perçue comme un lieu de travail attrayant. Les employeurs doivent tenir compte des préférences des demandeurs d'emploi et des employés, qui souhaitent travailler à l'endroit et de la manière qui leur conviennent le mieux, bénéficier d'un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et être en phase avec la mission et les valeurs de l'entreprise, afin de rester compétitifs dans un environnement économique difficile. 

Il s'agit d'un équilibre délicat pour assurer la sécurité de tous les employés et leur fournir une expérience de travail cohérente, qu'ils soient au bureau ou qu'ils travaillent à distance. 

Pour s'assurer que les travailleurs à distance sont connectés à la culture de l'entreprise, engagés et soutenus dans l'accomplissement de leurs tâches, les dirigeants doivent eux aussi changer leur approche de la gestion. Les entreprises qui sortent avec succès d'une pandémie y parviennent en adoptant des solutions technologiques pour améliorer la collaboration et les capacités de gestion de l'entreprise, ainsi qu'en révisant les processus pour améliorer la productivité. 

Dans cet article, nous allons examiner comment les équipes de recrutement peuvent affiner et gérer les activités d'embauche menées par des équipes à distance.

Pourquoi le travail à distance a-t-il pris son essor ?

Tout d'abord, il est important de comprendre pourquoi le travail à distance était sur le point de se généraliser au sein de la main-d'œuvre mondiale et de devenir un modèle essentiel à adopter par les entreprises. Il y a quelques années encore, les possibilités de travailler entièrement à distance étaient rares, puisque seuls 17 % des Américains travaillaient exclusivement à domicile avant la pandémie. 

Les employeurs estimaient généralement que si les employés n'étaient pas au bureau, ils ne travaillaient pas. Indeed Grâce à la mise en place d'un système de gestion des ressources humaines, le bureau a permis aux employeurs de contrôler et de surveiller facilement la productivité des employés en suivant le temps qu'ils passent à leur bureau et leurs activités spécifiques sur l'ordinateur. 

Maintenant que les travailleurs ont passé du temps à travailler à distance, nombre d'entre eux ne souhaitent pas reprendre le cours normal de leurs activités. Selon une étude FlexJobs réalisée en 2021, 58 % des personnes interrogées ont déclaré qu'elles chercheraient un autre emploi si elles ne pouvaient pas continuer à travailler à distance dans le cadre de leur fonction actuelle. Les employés ont également profité du temps passé hors du bureau pour travailler aux heures qui leur conviennent le mieux ou pour se réserver du temps qui, autrement, aurait été consacré aux trajets domicile-travail. 

Un sondage Gallup réalisé l'été dernier a révélé que les principales raisons invoquées par les personnes interrogées pour justifier leur désir de travailler à distance étaient les suivantes : ne pas avoir à se déplacer, avoir besoin de flexibilité pour concilier travail et obligations personnelles, et améliorer le bien-être.

Il est probable que ce sont les raisons pour lesquelles les niveaux de productivité globale n'ont pas diminué malgré le stress et l'anxiété intenses que la communauté mondiale a ressentis pendant les mois les plus difficiles de la pandémie. Dans la même enquête FlexJobs mentionnée ci-dessus, 55 % des travailleurs estiment que leur productivité a augmenté lorsqu'ils travaillent à distance, et si 29 % d'entre eux estiment que certaines collaborations virtuelles peuvent être plus difficiles, 30 % déclarent que leur capacité à collaborer virtuellement s'est améliorée "soit un peu, soit beaucoup".

Pour les employeurs, l'adoption de politiques de travail à distance et hybride a également été bénéfique. Outre l'augmentation de la productivité des employés, les entreprises ont constaté une réduction des coûts, principalement liés aux dépenses de bureau telles que les fournitures, la nourriture et l'électricité, ainsi qu'aux voyages d'affaires. L'accélération des plans de numérisation a également donné aux entreprises plus de souplesse pour adapter leurs opérations en fonction de l'activité du marché.

Du point de vue de l'acquisition de talents, les politiques de travail à distance ont également permis aux recruteurs d'élargir leur champ d'action pour trouver des candidats qualifiés qui ne résident pas nécessairement à proximité des bureaux locaux. Cette stratégie s'est avérée utile pour identifier des candidats qualifiés lorsque les postes vacants augmentent et restent ouverts plus longtemps. 

Les organisations de recrutement qui, avant la pandémie, s'appuyaient principalement sur des tactiques de recrutement en personne, ont adopté le recrutement virtuel comme la "nouvelle normalité". En conséquence, les équipes de recrutement ont également adopté le travail à distance, puisque moins d'entretiens sont menés en personne - et les salons de l'emploi n'ont pas repris sérieusement les événements en personne.

L'évolution des tactiques de recherche de candidats et des processus d'embauche a également eu un impact sur le fonctionnement et la gestion des équipes de recrutement. Le développement d'équipes dotées de capacités exceptionnelles de collaboration à distance renforce les équipes de recrutement - tant dans les agences qu'en interne - dans un environnement de recrutement concurrentiel. 

Les organisations qui privilégient les modèles de travail à distance et hybrides peuvent attirer davantage de recruteurs dans leurs équipes - en particulier s'ils y voient des possibilités d'évolution de carrière. En outre, les chefs d'équipe peuvent utiliser des outils, comme un système de suivi des candidats (ATS), pour suivre des indicateurs de performance importants tels que le délai d'embauche et l'expérience du candidat dans l'ensemble de l'équipe. 

Quels sont les problèmes liés à la gestion d'équipes à distance ?

Même si la majorité des employés et des demandeurs d'emploi sont favorables aux modèles de travail à distance, ces expériences peuvent être gâchées par une gestion médiocre et désorganisée et une technologie insuffisante. 

Les défis les plus courants qui freinent l'expérience du travail à distance sont les suivants : 

• Faiblesse de la culture et des valeurs de l'entreprise
• Données et systèmes cloisonnés
• Collaboration et processus opérationnels inefficaces
• Communication incohérente et impersonnelle de la part des responsables directs et de la direction de l'entreprise
• Attentes floues ou déraisonnables
• Limites malsaines entre le travail et la vie privée
• Charges de travail ingérables

Laisser ces situations s'envenimer peut rapidement déboucher sur des situations où la productivité du personnel diminue et où le taux de rotation augmente fortement. Une fois que les organisations se trouvent sur cette trajectoire, il peut être difficile d'inverser la tendance sans un changement important de l'image de marque et des modifications de la structure de fonctionnement interne. 

Considérations pour améliorer les situations de travail à distance

La bonne nouvelle, c'est que les employeurs peuvent prendre des mesures pour créer de meilleurs environnements de travail à distance en se concentrant sur trois domaines clés : la collaboration, le moral des employés et la sécurité. Les capacités de collaboration de l'équipe sont probablement les éléments que les employeurs souhaitent le plus mettre en place pour que le travail à distance soit une réussite. 

Lorsque les équipes internes ne sont pas en mesure de communiquer et de partager facilement des informations pour servir les clients et mener à bien des projets, le temps perdu par les employés ne peut pas être récupéré, ce qui nuit à la productivité de l'équipe et à la stratégie de l'entreprise. Le même problème se pose lorsqu'un employé passe trop de temps à téléphoner et à échanger des messages.

Les outils de collaboration génériques sur lesquels les entreprises se sont appuyées au début de la pandémie - tels que Microsoft Teams ou Slack - ont aidé les entreprises à rester à flot pendant les fermetures obligatoires. Cependant, les entreprises peuvent profiter de cette période pour réexaminer leurs investissements et voir si d'autres solutions intégrées spécifiques à leur secteur d'activité peuvent rationaliser la façon dont leurs équipes interagissent. 

L'ATS de Manatal comprend des fonctions de chat et de marquage, qui permettent aux équipes de recrutement de partager les mises à jour des candidats en toute sécurité au sein de la plateforme et de se tenir mutuellement au courant de l'état d'avancement des projets d'embauche en temps réel. Le fait de conserver ces informations au sein d'une plateforme unique permet également de s'assurer que les données peuvent être utilisées dans le cadre de futurs placements afin d'améliorer les résultats.

Le moral est également un facteur important lorsque les employés sont autorisés à travailler à distance. Un moral bas peut avoir un impact sur les taux de rétention et le bien-être des employés - et, ce qui est essentiel, sur la productivité. De nombreuses entreprises ont instauré des "journées de la santé mentale" afin d'encourager tous les employés à fermer leur ordinateur et à se ressourcer. Cette initiative est couronnée de succès lorsque les employés n'ont pas à s'inquiéter de prendre du retard. Les pertes de productivité immédiates lors de ces journées sont compensées par les contributions des employés lorsqu'ils reviennent au travail frais et dispos. 

Pour influencer l'opinion des employés sur leur travail et sur l'entreprise, il est essentiel de mettre l'accent sur une communication constante et de surveiller l'engagement. L'expérience a montré que des mises à jour fréquentes de la part des cadres supérieurs et des rencontres avec les directeurs et les gestionnaires aident les employés à se sentir valorisés. Les employés ne remplissent pas les informations inconnues par des ragots et les clients bénéficient d'interactions avec des employés heureux et motivés à travailler pour atteindre l'objectif de leur entreprise.

Les entreprises doivent également structurer l'organisation de manière à ce que les méthodes de communication asynchrones (c'est-à-dire les courriels, les applications de messagerie et les intranets d'entreprise) plutôt que les réunions en temps réel soient la norme. Cela permet aux employés de disposer de plus de temps pour accomplir les tâches figurant sur leur liste de choses à faire. 

La Harvard Business Review explique pourquoi l'augmentation du temps consacré à la collaboration peut être un problème, en notant que le travail collaboratif occupe aujourd'hui environ 85 % des semaines de travail des employés, soit une augmentation de 50 % au cours de la dernière décennie. Ce rythme effréné peut accroître le stress et accélérer l'épuisement professionnel des travailleurs.

Des solutions telles que Manatal aident les chefs d'équipe de recrutement à gérer et à suivre les performances des projets, ainsi qu'à identifier les membres de l'équipe qui sont surchargés ou qui ont besoin de plus de soutien. Ces interventions peuvent prévenir l'épuisement professionnel en mettant en évidence les problèmes de processus internes ou les possibilités de formation avant qu'ils ne deviennent des problèmes plus importants.

Dans l'ensemble, c'est le moment idéal pour les chefs d'entreprise de repenser la culture d'entreprise, les activités de socialisation et les programmes de formation en tenant compte des travailleurs à distance. Comme l'a écrit Jo Deal, directrice des ressources humaines de LogMeIn, dans Training Magazine, "Presque tous les programmes ou offres de talents bénéficieraient d'un nouvel examen, sous l'angle du travail à distance". 

Le dernier domaine, et le plus critique, est celui de la sécurité des données. Lorsque les employés se trouvaient principalement au bureau et accédaient aux données de l'entreprise à l'intérieur du pare-feu de l'entreprise, la protection des données était relativement simple. Aujourd'hui, avec des employés dispersés géographiquement - et utilisant parfois leurs propres appareils - les menaces qui pèsent sur les systèmes de l'entreprise ont augmenté de manière exponentielle. Entre le milieu de l'année 2020 et la fin de l'année 2021, les cyberattaques contre les réseaux d'entreprise auraient doublé chaque semaine. 

En conséquence, les entreprises doivent développer une architecture de sécurité plus solide, sécuriser chaque point d'accès aux informations privées, sensibiliser les employés à l'évolution des risques et maintenir la pratique de la mise à jour des correctifs de sécurité. 

Les attaques de logiciels malveillants - en particulier les ransomwares - sont devenues trop courantes, une attaque devant avoir lieu toutes les 11 secondes en 2021. Outre l'atteinte à la réputation et les coûts, cette forme d'attaque peut paralyser les activités et la productivité des entreprises si les données ou l'accès aux systèmes sont retenus par le biais d'une rançon pendant un certain temps. 

Les meilleures solutions de recrutement prennent la sécurité des données très au sérieux et l'intègrent dans chaque aspect de l'outil afin que les recruteurs puissent se concentrer sur leurs tâches principales. L'ATS de Manatal a obtenu la certification SOC 2 Type II - l'une des principales certifications de sécurité pour les applications SaaS. Le programme de divulgation des vulnérabilités permet également aux utilisateurs de signaler les problèmes de sécurité potentiels afin de préserver l'intégrité de la plateforme.

Maintenir la motivation des équipes

Les responsables du recrutement devraient réfléchir à la manière dont ils peuvent intégrer les cinq actions suivantes dans leur gestion d'équipe, en particulier lorsque les membres de l'équipe sont partiellement ou totalement éloignés. Chaque mesure contribue grandement à accroître la motivation et la productivité des employés.

1. Offrir des opportunités de développement de carrière et de formation que les membres de l'équipe peuvent suivre virtuellement en plus des offres traditionnelles. Des cours en ligne sur des sites comme Coursera et Udemy peuvent être intégrés dans les plans de formation et de développement pour combler les lacunes en matière de compétences.

2. Déployer une solution technologique basée sur le cloud qui unifie les données pour faciliter la collaboration et qui automatise le processus d'embauche pour rendre les tâches plus efficaces. Avec Manatal, les recruteurs peuvent faire leur travail en toute transparence sans se soucier des erreurs, des délais d'information ou des limitations d'accès. Cela réduit les retards dans les processus et permet aux équipes de recrutement de pourvoir plus rapidement les postes vacants avec les meilleurs talents.

3. Communiquer les attentes du poste de manière cohérente et claire, de sorte que les membres de l'équipe comprennent à quelles mesures leur performance est évaluée. L'exploitation des données de votre logiciel de recrutement offre aux chefs d'équipe une visibilité en temps réel des activités qui fonctionnent - et de celles qui ne fonctionnent pas. Cela permet aux dirigeants d'intervenir pour offrir des conseils aux membres de l'équipe avant qu'un projet ne réponde pas aux attentes.

4. Faites confiance aux employés pour qu'ils fassent leur travail. Donner à vos équipes l'autonomie et le soutien nécessaires pour accomplir leur travail est un puissant facteur de motivation - en particulier pour les jeunes générations - et encourage les meilleurs talents à trouver des solutions innovantes pour dépasser les objectifs. Bien que les logiciels de surveillance des employés aient gagné en popularité auprès des employeurs au début de la pandémie, il est important de mettre en balance cette approche avec le type de culture d'entreprise que vous souhaitez cultiver. Comme l'a déclaré Rachel Welch, COO d'Atlas VPN, à CNBC, "les managers devraient aborder les conditions de travail à distance avec confiance et empathie, et non avec peur et surveillance étroite".

5. Adapter les styles de management aux modèles de travail à distance. La surveillance des travailleurs qui a généralement lieu au bureau n'est pas possible lorsque les travailleurs sont dispersés. La microgestion est également souvent perçue de manière négative et entraîne des conséquences involontaires qui ont un impact sur l'organisation. Les entreprises peuvent proposer aux cadres une formation pour les aider à adapter leur approche aux équipes à distance afin de garantir que les membres de l'équipe sont engagés et soutenus dans leur travail.

L'avantage technologique

Les solutions technologiques modernes de recrutement comprennent toutes les fonctionnalités dont les entreprises ont besoin pour soutenir des équipes productives. Les caractéristiques technologiques contribuant à une productivité élevée des employés à distance que les acheteurs devraient rechercher dans une solution de recrutement sont les suivantes : 

• Fonctionnalités de chat intégrées et partage facile avec les parties prenantes externes
• Une source unique permettant aux équipes d'accéder aux données les plus récentes sur les candidats, où qu'elles se trouvent.
• Consolidation des tâches sur une seule plateforme afin que les membres de l'équipe ne soient pas obligés de passer d'une solution technique à l'autre.
• Suivi des performances et gestion des activités quotidiennes
• Une sécurité forte pour protéger les données

Le travail à distance est là pour durer

Les dirigeants doivent continuellement revoir et réviser leur style de management pour maintenir la motivation de leurs équipes, qu'elles travaillent au bureau ou à distance. Même si les taux de vaccination sont élevés et que les bureaux fixent des délais pour le retour des employés au bureau, il est clair que le travail à distance, sous une forme ou une autre, fera partie intégrante de la main-d'œuvre. Ignorer sa présence aujourd'hui ne fera qu'engendrer des problèmes plus coûteux à l'avenir.

Le déploiement d'une technologie de recrutement comme l'ATS de Manatal permet aux équipes de recrutement à distance de simplifier les processus d'embauche, de profiter des tendances telles que le recrutement virtuel et l'embauche rapide, et d'effectuer des embauches de meilleure qualité à partir de l'endroit où elles choisissent de travailler.

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