Qu'est-ce qu'une demande d'emploi ? Définition et importance expliquées

Les recruteurs nouveaux et inexpérimentés peuvent mettre plus de temps à faire la différence entre les descriptions de poste et les demandes d'emploi et à comprendre lequel des deux lance le processus. Ces deux éléments sont tout aussi importants pour le recrutement et ne peuvent être ignorés ou remplacés par d'autres. 

Fondamentalement, chaque entreprise doit commencer le processus de recrutement en identifiant le type de poste qu'elle vise, en obtenant l'approbation de la direction et en le présentant avec une description précise et captivante. En soi, cela donne une indication sur l'étape qui vient en premier et sur la question de savoir s'il faut commencer par décrire le poste ou en déterminer les principales caractéristiques.

Toutefois, des doutes et des débats subsistent quant à la question de savoir lequel des deux lance le processus et comment inclure les éléments cruciaux dans chacun d'entre eux. C'est pourquoi nous allons approfondir la signification de la demande d'emploi et de la description de poste, ce qui les différencie et laquelle de ces deux étapes doit être franchie en premier. 

Voici tout ce que vous devez savoir à ce sujet.  

Demande d'emploi ou description de poste

Qu'est-ce qu'une demande d'emploi ?

Une demande d'emploi est une demande formelle que les responsables du recrutement et les recruteurs créent et envoient aux décideurs afin de créer un nouveau rôle ou un nouveau poste dans l'entreprise. Ils présentent généralement la demande d'emploi sous la forme d'un formulaire en ligne ou d'un document et doivent inclure des informations essentielles expliquant pourquoi les employeurs en ont besoin. 

La demande d'emploi englobe donc les données étayant l'envie d'un nouveau poste et précisant s'il s'agit d'un poste à temps partiel ou à temps plein. Le document précise également s'il s'agit d'un poste permanent ou temporaire, ce qui permet de décider du processus de recrutement et de l'opportunité de collaborer avec des chasseurs de têtes. 

Les responsables du recrutement et les recruteurs envoient le formulaire de demande d'emploi au responsable des ressources humaines, au chef d'équipe ou au supérieur hiérarchique direct, selon la personne chargée de prendre la décision. La demande d'emploi est également la première étape du recrutement et de l'acquisition de talents.

Ce n'est qu'une fois que les responsables de l'embauche et les recruteurs ont obtenu l'approbation nécessaire et que l'offre d'emploi est officielle qu'ils peuvent entamer la procédure d'embauche et la rédaction de la description.

En bref, voici l'ordre normal des étapes du recrutement :

• Demande d'emploi
• Officialiser la vacance de poste
• Identifier les critères de sélection des candidats et la méthode d'embauche
• Recherche et attraction de candidats
• Appliquer les méthodes de recrutement
• Décision de recrutement
• Embarquement
• Évaluation du processus de recrutement

Par exemple, John est le chef d'équipe du service des ventes d'une startup en pleine expansion. Depuis la pandémie, la croissance de l'entreprise s'est accélérée et son équipe de quatre personnes a du mal à faire face à l'ampleur et au rythme du travail.  

Pour cette raison, John décide que ses employés ont besoin d'être renforcés et demande à son directeur d'embaucher du personnel supplémentaire. Ce dernier lui demande d'officialiser sa demande en remplissant un formulaire de demande d'emploi. 

John utilise le document pour expliquer la nécessité d'agrandir l'équipe, que le poste est à temps plein et permanent et que, dans des conditions idéales, le nouvel employé devrait commencer à travailler dans un délai d'un mois. Il envoie le formulaire à son supérieur et attend une semaine pour que le partenaire RH du service des ventes lui envoie l'approbation officielle. 

Le jour même, les responsables de l'embauche et les recruteurs prennent rendez-vous pour officialiser l'offre d'emploi et entamer le processus de recrutement. L'une des étapes essentielles consiste à rédiger une description de poste concise et convaincante. 

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Qu'est-ce qu'une description de poste ?

Une description de poste est un document officiel décrivant un poste vacant au sein de l'entreprise. Elle doit être claire, précise, actualisée, concise, captivante et facile à comprendre. 

En outre, une description de poste doit clarifier les exigences essentielles du poste, les responsabilités, les tâches, l'expérience, les connaissances et les compétences nécessaires pour remplir efficacement la fonction désignée. Une description de poste détaillée et informative comprend des indications sur la manière dont l'entreprise mesure la réussite dans le poste, ce qui est utile pour l'évaluation des performances et le retour d'information de l'employé.

Certaines entreprises utilisent des termes différents pour désigner les descriptions d'emploi, comme les descriptions de poste, les spécifications de poste, les JD et les profils de poste. Une bonne description de poste doit préciser si le processus de sélection comprend des tests pour les candidats, les conditions de travail, le lieu de travail et les informations salariales. 

Les demandeurs d'emploi doivent savoir si le poste comporte une part importante de travail physique, s'il s'agit d'un poste à distance et s'ils peuvent s'attendre à une certaine flexibilité et à des possibilités de travail à domicile. Sans ces informations, les entreprises risquent de ne pas atteindre leur public cible et d'embaucher des talents incompatibles. 

Par exemple, 80 % des problèmes de CV résultent de descriptions erronées des emplois précédents. C'est pourquoi les recruteurs et les gestionnaires d'embauche doivent faire preuve de prudence lors de la rédaction et prêter attention aux détails.

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La différence entre une demande d'emploi et une description de poste

Il est surprenant de constater que certaines personnes utilisent ces deux termes de manière interchangeable et ne sont pas sûres de la différence entre une demande d'emploi et une description de poste. 

• Une demande d'emploi est un document interne imprimé ou en ligne que les professionnels des ressources humaines utilisent pour obtenir l'approbation de la création d'un nouveau poste ou d'une nouvelle fonction. En règle générale, les cadres soumettent ces formulaires standard à leurs superviseurs ou chefs d'équipe. L'étape suivante consiste à lancer le processus de recrutement si la demande d'emploi est approuvée. 
• Une description de poste est un document interne, imprimé ou en ligne, qui énumère les exigences et les qualités requises pour une nouvelle fonction ou un nouveau poste. Elle inclut les compétences, les expériences, les capacités, la personnalité et les traits de caractère du candidat idéal et sert de guide aux demandeurs d'emploi. Les descriptions d'emploi sont basées sur les offres d'emploi disponibles (qui suivent les demandes d'emploi). Elles sont généralement rédigées par les recruteurs et constituent la base de chaque offre d'emploi.
• Une offre d'emploi est le texte que les entreprises présentent aux candidats potentiels. Bien que ce soit généralement les recruteurs qui les rédigent, les rédacteurs s'en chargent parfois pour s'assurer qu'elles sont concises, captivantes et pertinentes. Il s'agit d'un contenu externe au ton vendeur, destiné à attirer les candidats potentiels. 

Les clarifications ci-dessus montrent que chaque document a un rôle unique et qu'ils servent tous des objectifs différents, même s'ils sont liés. Mais les demandes d'emploi, les descriptions de poste et les offres d'emploi sont toutes aussi importantes pour le processus de recrutement, et vous ne pouvez pas commencer à sélectionner des candidats sans elles. 

Cependant, l'une des principales différences entre une demande d'emploi et les autres est que la première n'entre souvent pas dans les détails et ne discute pas des aptitudes et compétences indispensables. Après tout, c'est la raison d'être des descriptions de poste. 

Après avoir abordé les différences entre ces termes, il est temps de mettre en évidence les éléments essentiels d'un formulaire de demande d'emploi. 

Le formulaire standard de demande d'emploi

Une demande d'emploi comporte plusieurs éléments standard. Voici la liste et la clarification de chacun d'entre eux, ce qui permet de mieux comprendre l'essence de ce document. 

• Intitulé du poste - Les gestionnaires doivent inclure l'intitulé proposé pour le nouveau rôle ou poste. Toutefois, ils ne décideront du nom définitif que lors de la formalisation de l'ouverture du poste.
• Département - L'élément suivant est le nom du département dans lequel le nouvel employé travaillera (par exemple, le département marketing).
• Responsable du recrutement - Le responsable qui remplit le formulaire de demande d'emploi doit indiquer son nom ou son numéro d'identification. 
• Objectif du poste/rôle - La clarification de l'objectif et de la nécessité d'un nouveau poste ou d'une nouvelle fonction est cruciale et devrait convaincre le décideur d'approuver la demande d'emploi. 
• Motif de la demande d'emploi - Si le besoin d'une nouvelle fonction est dû au départ à la retraite, au congé de maternité ou à la mutation d'un autre employé, les responsables doivent indiquer ce motif dans le formulaire. 
• Fourchette de rémunération - Le manager doit déterminer et partager le salaire approximatif que devrait percevoir le nouvel employé. Cette information est essentielle pour le budget et joue un rôle important dans la prise de décision des dirigeants. Cet élément doit également inclure les primes potentielles. 
• La date d'entrée en fonction - Les décideurs doivent savoir quand le nouvel employé doit commencer à travailler et combien de temps dure le processus de recrutement.
• Horaires de travail - Le chef d'entreprise doit préciser si la fonction est à temps plein ou à temps partiel et les horaires de travail des nouveaux employés. 
• Durée de l'emploi - Il est nécessaire d'expliquer combien de temps le nouveau salarié devrait rester dans l'entreprise et si son rôle est à long terme ou temporaire. 
• Type de contrat - Le responsable doit déterminer si le nouvel employé sera un travailleur contractuel, un employé régulier ou un travailleur indépendant avec un contrat flexible. Cet élément a une influence significative sur le budget, car les employés réguliers ont droit à des primes, à des congés payés et à des avantages sociaux. 
• Qualifications nécessaires - Bien que la plupart des entreprises n'exigent pas ces informations, certaines préfèrent connaître le niveau minimum de compétences et d'éducation que le nouvel employé doit posséder et savoir si une expérience antérieure est bénéfique. 
• Budget approximatif - Les entreprises veulent souvent savoir si elles peuvent se permettre d'embaucher un nouveau collaborateur, combien coûtera l'ensemble du processus de recrutement et combien elles doivent investir dans son emploi. Supposons qu'elles traversent une période financière difficile. Dans ce cas, elles seront probablement plus rigides en ce qui concerne la demande d'emploi et exigeront plus de détails sur le poste et l'impact positif qu'il pourrait avoir. 

Les entreprises modernes favorisent-elles encore un processus de recrutement linéaire ?

Comme nous l'avons déjà mentionné, la demande d'emploi vient généralement en premier, et la plupart des entreprises ont suivi cette approche pendant des décennies. Cependant, les choses changent et de nombreuses entreprises ont rencontré divers défis au cours des trois dernières années.

Cela les a rendus plus sélectifs et plus hésitants dans leur prise de décision. Par conséquent, de nombreuses entreprises ne s'appuient plus uniquement sur les demandes d'emploi pour décider si elles doivent approuver une nouvelle ouverture de poste. 

Ils veulent plutôt obtenir des informations supplémentaires, comprendre les avantages et la contribution de chaque fonction à l'entreprise. Par conséquent, le processus linéaire de recrutement n'est peut-être pas l'approche préférée de tous. 

Certains chefs d'équipe et superviseurs voudront au moins une brève description de poste pour accompagner une demande d'emploi. Ils peuvent attendre des responsables qu'ils définissent et répertorient tous les postes, y compris la fourchette de rémunération, les qualifications, les compétences élémentaires et l'expérience. 

Dans certaines entreprises, cette décision peut également dépendre de leur système de suivi des candidatures (ATS). Par exemple, si la structure permet aux cadres de lancer la demande d'emploi et d'inciter les équipes des ressources humaines à prendre contact avec eux pour discuter de la description du poste et du rôle, l'inclusion d'une description de poste pourrait être un moyen de rationaliser le processus. 

En outre, les start-ups et les petites entreprises peuvent être plus flexibles à cet égard, car elles suivent rarement des procédures et des processus administratifs stricts. Leur prise de décision dépend davantage du type de candidats qu'elles peuvent attirer. 

En effet, les responsables de l'embauche et les recruteurs n'ont pas de réponse claire sur ce qui vient en premier - une demande d'emploi ou une description de poste. Cela dépend de l'entreprise et de ses processus, c'est pourquoi vous devez d'abord discuter de cette question avec votre chef d'équipe et vos supérieurs. 

Mais quelle que soit la priorité, certains outils peuvent faciliter la création de demandes d'emploi et de descriptions de poste. Voici ce que vous pouvez utiliser pour faciliter cette tâche.

Comment créer une demande d'emploi et des descriptions d'emploi plus efficacement ?

Utiliser un système de suivi des candidats

Un système de gestion des ressources humaines basé sur SaaS vous permet d'activer la fonction de demande d'emploi, de partager le formulaire avec des membres désignés de l'équipe, d'éditer des documents ensemble, de suivre le statut de chaque demande d'emploi et de gérer ces formulaires dans des menus accessibles et faciles à parcourir. 

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Une préparation minutieuse

Vous devez vous préparer minutieusement afin d'élaborer un dossier convaincant pour votre demande d'emploi. Déterminez pourquoi vous devez créer une nouvelle fonction ou un nouveau poste. 

S'agit-il d'une augmentation de la charge de travail, du départ à la retraite d'un membre de l'équipe ou de l'expansion de votre service ? Comprenez l'impact du nouveau poste sur la productivité et la dynamique de votre équipe. 

Présentez suffisamment de preuves et de raisons aux responsables pour que la décision soit facile à prendre et qu'ils l'approuvent. Veillez à ce qu'ils puissent définir des indicateurs de performance clés et des mesures claires afin de visualiser les avantages du nouveau rôle et de déterminer s'il contribue à répondre aux besoins de l'entreprise.

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Recherche

Étudiez le marché et déterminez les compétences et l'expérience dont votre nouvel employé a besoin. Comparez ces données à des postes similaires. 

Veillez à ce que vos gestionnaires puissent trouver des offres d'emploi similaires sur les sites d'emploi afin de comprendre les attentes des candidats et l'impact sur le budget de l'entreprise. 

Les demandes d'emploi et les descriptions de poste sont essentielles au processus de recrutement, et vous ne pouvez pas commencer à chercher de nouveaux employés sans elles. Et bien que l'on puisse discuter de la priorité à accorder à l'un ou à l'autre à notre époque, l'utilisation de solutions SaaS basées sur l'informatique en nuage permet de rationaliser les deux. 

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