Qu'est-ce que l'emailing de masse dans le recrutement ?

En tant qu'entité de recrutement, l'un des moyens les plus efficaces d'entretenir des relations avec vos candidats, ainsi qu'avec les prospects ou les clients des agences de recrutement, est le courrier électronique. Qu'il s'agisse d'entretenir des relations, de partager des postes à pourvoir ou même de procéder à des recrutements massifs, la transmission de messages par le biais d'e-mails individuels peut prendre une part considérable du temps productif de votre équipe. 

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Vous avez besoin d'une approche efficace pour vous assurer que votre message est délivré et qu'il arrive dans les boîtes aux lettres de tous les destinataires. À ce stade, si vous vous demandez "comment faire ? ou "où puis-je trouver une telle solution ?". Vous pouvez vous asseoir, vous détendre et ne plus vous poser de questions. L'envoi d'e-mails en masse est la réponse à votre problème.

Sans plus attendre, voyons ce que signifie l'envoi massif d'e-mails dans un contexte de recrutement, ses avantages et ses inconvénients, et les meilleures pratiques pour créer vos campagnes d'envois massifs d'e-mails. 

Qu'est-ce que c'est et comment ça marche ? 

L'emailing de masse est une forme de communication qui permet aux expéditeurs d'envoyer le même email à un grand nombre de destinataires. Ce moyen est couramment utilisé par les organisations dans le monde entier, car il leur permet de diffuser facilement un message ou une annonce à leurs clients, partenaires et parties prenantes, et ce en une seule fois. Il s'agit essentiellement d'un outil indispensable pour la mise en œuvre de stratégies de communication à grande échelle.

En matière de recrutement, il est certain que les recruteurs doivent communiquer avec un grand nombre de personnes de temps à autre. Qu'il s'agisse de faire connaître vos offres d'emploi, de rester en contact avec votre vivier de talents, d'informer les candidats pendant le processus de recrutement, ou même d'engager les clients et les prospects des agences de recrutement, vous devez vous assurer que tous les membres du groupe cible reçoivent votre message. 

Toutefois, lorsque vous préparez votre publicité ou votre annonce, gardez à l'esprit que si votre courriel de masse n'est pas bien rédigé ou si le message n'est pas suffisamment convaincant, les destinataires risquent de l'ignorer ou, pire encore, de le voir passer dans les boîtes de courrier indésirable (nous y reviendrons plus tard).   

Ne craignez rien, car nous avons dressé une liste des choses à faire et à ne pas faire en matière d'envoi massif d'e-mails dans le domaine du recrutement, afin de vous guider. Mais tout d'abord, comme tout système ou outil existant, l'envoi massif d'e-mails a ses bons et ses mauvais côtés. Examinons ses avantages et ses inconvénients avant de voir comment faire de l'envoi massif d'e-mails l'un de vos outils gagnants.  

Les avantages de l'envoi massif d'e-mails dans le domaine du recrutement

Diffuser le message en un seul clic

C'est assez simple. Comme indiqué plus haut, l'envoi en masse permet à l'expéditeur d'envoyer des courriels à un grand nombre de destinataires en quelques clics. Par conséquent, pour un recruteur, une fois que votre message est prêt à être envoyé, il vous suffit de sélectionner une liste de destinataires et de l'envoyer comme si vous envoyiez un courrier électronique ordinaire. Ce simple fait permet aux recruteurs d'économiser des heures de travail, qu'ils peuvent ensuite consacrer à des tâches qui leur apportent une plus grande valeur ajoutée.

Accélérer le processus 

Le marché du recrutement est très concurrentiel. En tant qu'agence de recrutement, la capacité d'acquérir les bons talents et de pourvoir les postes vacants de vos clients en un clin d'œil vous donne un avantage sur vos concurrents.

La nature de la communication par courrier électronique est instantanée. Une fois votre courriel envoyé à des centaines de candidats, il est probable que vous recevrez un grand nombre de réponses de la part de candidats désireux de remplir les chaises vides. Le fait d'atteindre un grand nombre de candidats dans un délai très court peut faire la différence entre un candidat qui rejoint votre organisation et un autre qui rejoint vos concurrents.

Obtenir plus de candidats

Le recrutement en masse concerne généralement des postes de débutants tels qu'un assistant ou un junior. L'envoi d'e-mails en masse est donc tout à fait adapté pour pourvoir ces postes, car il permet d'atteindre un grand nombre de destinataires de manière très efficace. Plus il y a de personnes qui voient votre offre d'emploi, plus vous avez de candidats dans le processus, ce qui fait de l'e-mailing de masse l'outil idéal pour le recrutement de masse.

Avec l'aide de Manatal, l'envoi d'e-mails en masse n'a jamais été aussi pratique. La sélection des destinataires, la rédaction des courriels et l'envoi des campagnes peuvent se faire en quelques clics.

Les inconvénients de l'envoi massif d'e-mails dans le domaine du recrutement

Il y a des chances que vos courriels aillent directement dans la boîte à spam

L'envoi massif de courriels signifie évidemment que vous envoyez des centaines de courriels en peu de temps. C'est un comportement que les fournisseurs de services de messagerie (ESP) tels qu'Outlook, Google ou Yahoo n'apprécient pas. 

Les courriels envoyés de cette manière peuvent potentiellement recevoir un score de spam élevé. Lorsque le score de spam de votre domaine devient trop élevé (ce qui signifie que trop de destinataires ont marqué votre courriel comme étant du spam), vos prochaines campagnes d'envoi massif de courriels risquent de se retrouver immédiatement dans les boîtes de spam des destinataires et donc de ne jamais atteindre leurs cibles. 

Vous avez besoin d'outils spécialisés pour un envoi massif d'e-mails efficace 

Les ESP généraux ont leurs limites journalières pour l'envoi massif d'e-mails et il arrive que vous deviez dépasser ces limites. Pour vous assurer que les offres d'emploi sont envoyées à tous les candidats de votre liste, vous devez payer un supplément.

Votre liste de destinataires doit être constamment mise à jour  

L'envoi de courriels en masse vous permet d'envoyer vos courriels à un grand nombre de destinataires. C'est pratique. Mais imaginez que vous deviez passer en revue tous les noms figurant sur cette liste et procéder à des mises à jour de temps à autre. C'est pourquoi il est très important de tenir vos listes de destinataires à jour et de les organiser.

Avec Manatal, il est très facile d'organiser vos destinataires grâce à l'utilisation de dossiers, ce qui permet de s'assurer que vos messages parviennent toujours à leurs destinataires.

Bonnes pratiques pour l'envoi d'e-mails en masse dans le cadre du recrutement

L'envoi d'e-mails en masse peut sembler intimidant pour certains. Pour être sûr de démarrer vos campagnes d'envois massifs de courriels comme un champion, voici une liste de points à prendre en compte avant de lancer des campagnes d'envois massifs de courriels. 

1. Créer un contenu attrayant 

Cela couvre deux aspects : 1) le contenu et 2) le modèle d'e-mail. Pour créer un contenu attrayant, vous devez vous mettre à la place de votre public. Comprenez ce qu'ils voudraient lire, quel type de contenu les attirerait vers l'écran. Ayez un concept précis et une idée claire de "à qui s'adresse ce contenu". Faites en sorte qu'il soit bien ordonné, court et facile à comprendre en un instant. 

Gardez également à l'esprit que le texte, les images, les vidéos et les liens hypertextes sont des ingrédients importants pour un courriel dynamique qui contribue à attirer l'attention des lecteurs. Vos courriels doivent également toujours comporter un appel à l'action (postuler à un emploi, envoyer votre CV, prendre rendez-vous, etc.)

Dans la plupart des cas, les lecteurs sont des candidats. Que voudraient-ils lire ? Et quel type d'information aimeraient-ils recevoir ? Utilisez des mots concrets et mettez en évidence les avantages que vous offrez aux candidats. 

En ce qui concerne le modèle de votre courrier électronique, concevez-le de manière à ce qu'il reflète clairement votre marque, afin que les destinataires vous reconnaissent immédiatement comme l'expéditeur. La couleur et, si possible, le texte doivent être identiques à ceux des sites web de vos clients. Votre logo doit également être visible sur le modèle. 

Manatal vous offre la possibilité de personnaliser votre modèle dans différents styles. Enregistrez-le, partagez-le et réutilisez-le autant de fois que vous le souhaitez.

2. Établir une liste de destinataires

Une fois que vous avez préparé un contenu et un modèle d'e-mail attrayants, il est temps de sélectionner vos destinataires. Sélectionnez les destinataires prévus et veillez à supprimer les destinataires qui se sont éventuellement désinscrits de vos courriels marketing

Manatal suit les désinscriptions et met automatiquement à jour le statut de l'opt-in pour s'assurer que vos courriels sont toujours envoyés aux bons destinataires. En outre, les utilisateurs ont également la possibilité de modifier manuellement le statut des destinataires à tout moment.

3. Testez votre courriel avant de l'envoyer 

En tant qu'agence de recrutement, des courriels impeccables contribuent à renforcer l'image et la fiabilité de votre entreprise, en particulier lorsqu'il s'agit de courriels de masse qui seront envoyés à un grand nombre de personnes. L'idéal est de s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs comme des fautes de frappe ou des images erronées avant de lancer la campagne. 

Vous devriez être en mesure de faire un brouillon de votre modèle d'e-mail pour le réviser. Cela vous permettra d'avoir une vue d'ensemble de la présentation et des petits détails tels que les liens que vous avez insérés fonctionnent et sont corrects ou non. 

Quelles sont les applications possibles de l'envoi massif de courriels ?

En tant qu'agence de recrutement ou RH d'entreprise, il existe de multiples applications de l'emailing de masse en fonction du type de destinataire.

Gestion des relations avec les candidats

En dehors du processus de recrutement

L'objectif, lorsque l'on s'adresse à des candidats en dehors du processus de recrutement, est de rester en contact avec votre vivier de talents. Le contenu peut inclure des offres d'emploi ou un contenu informatif tel que "comment rédiger un bon CV". 

Pendant le processus de recrutement 

Au cours du processus de recrutement, l'objectif est de transmettre aux candidats les informations essentielles concernant leur candidature, qu'il s'agisse d'expliquer le processus de recrutement, de mettre à jour le statut de recrutement des candidats, de programmer des entretiens avec les candidats ou d'envoyer des confirmations ou des rejets.

Gestion des relations avec les clients

En tant qu'agence de recrutement, il est très important d'entretenir des relations avec les prospects et les clients existants. Ces courriels peuvent contenir des informations sur le marché ou même les profils de vos derniers meilleurs candidats. L'objectif est d'apparaître comme une autorité dans votre secteur afin de convertir les prospects en clients et de maintenir l'intérêt des clients existants. 

Conseils et astuces 

Quand envoyer des campagnes d'e-mails en masse ? 

La date et l'heure les plus propices à l'envoi d'une campagne d'e-mailing de masse dépendent des types de destinataires et du contenu. Cependant, les recherches et les études de cas nous donnent une idée du meilleur jour et de la meilleure heure pour envoyer des campagnes. 

Selon les principaux fournisseurs de services de messagerie électronique, les jours préférés pour l'envoi de courriels en masse sont les mardis, les mercredis et les jeudis. Certains chercheurs ont souligné que le mardi est le meilleur jour pour l'envoi d'une campagne d'e-mails en masse. Les jeudis sont le deuxième meilleur jour et les mercredis le troisième.     

Ainsi, si vous envoyez des courriels de masse une fois par semaine, vous pouvez opter pour le mardi et garder le mercredi et le jeudi comme alternatives. Si vous menez deux campagnes ou plus par semaine, optez pour ces trois jours. 

Quel est le meilleur moment ? Les études menées par les principaux fournisseurs de services de courrier électronique ont montré que les meilleurs moments pour envoyer des courriers électroniques en masse sont 6 heures du matin, 10 heures à 11 heures, 14 heures et 20 heures à 12 heures. 

Avant de lancer votre campagne d'envoi massif d'e-mails, gardez à l'esprit que, contrairement à un e-mail unique, l'envoi massif d'e-mails prend plus de temps pour atteindre les destinataires. Il est donc préférable d'envoyer vos campagnes 20 minutes ou une demi-heure à l'avance.

Éviter les mots de spam

Pour éviter que vos campagnes ne se retrouvent dans les boîtes de courrier indésirable des destinataires, rédigez et vérifiez soigneusement votre contenu. Évitez d'utiliser des mots ou des phrases trop insistants qui donneraient à vos courriels l'air d'une vente forcée. Faites de votre mieux pour éviter les mots tels que "opportunité", "succès", "cliquez ici", "urgent", "gagnez de l'argent" ou "travaillez à domicile".  

De même, essayez de ne pas accumuler les signes de ponctuation dans l'objet ou le corps du message de vos courriels de recrutement. Les majuscules sont également à éviter absolument.

En outre, essayez d'uniformiser la police de caractères et la couleur. Restez sobre. Il n'est pas recommandé d'utiliser des textes aux couleurs fruitées et des polices différentes dans votre courrier électronique.  

Envoi d'e-mails aux destinataires Op-In uniquement

Gardez à l'esprit que vous ne devez envoyer des courriels qu'aux destinataires qui ont accepté de recevoir des courriels et que vous devez toujours ajouter un bouton de désabonnement dans la partie inférieure de vos courriels pour permettre aux destinataires de se désabonner de vos campagnes d'envoi de courriels s'ils le souhaitent.

Analyser et améliorer

Une fois que votre campagne a été livrée avec succès, il est recommandé d'analyser vos performances pour voir si votre campagne d'envoi d'e-mails en masse a été efficace, ce qui vous permettra d'améliorer vos futures campagnes et de ne plus commettre d'erreurs. 

Conclusion 

Félicitations, vous avez maintenant les bases pour lancer une campagne d'envoi massif d'e-mails !   

Si vous ne savez toujours pas quel fournisseur de services choisir pour votre campagne d'envoi massif d'e-mails, pourquoi ne pas vous tourner vers Manatal ? Nous aidons actuellement des milliers d'entreprises dans le monde entier en centralisant à la fois les campagnes d'emailing de masse, le système de suivi des candidats et le CRM de recrutement, ce qui évite de devoir passer d'un logiciel à l'autre. Gérez commodément vos candidats et vos clients, sélectionnez vos destinataires, personnalisez votre modèle d'email et suivez les performances de vos campagnes sur une seule et même plateforme.  

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